Mengenal REALS, Metode Implementasi FORCA ERP

Friday, 28 October 2022

Dalam lingkungan digital saat ini di mana tim bisnis dan karyawan dapat berkolaborasi untuk mengerjakan dokumen penting, spreadsheet, dan memasukkan data penting dari lokasi yang berjauhan; perangkat lunak cloud ERP menjadi sistem yang paling efisien dan efektif untuk digunakan.

Sistem FORCA ERP ini memberikan nilai tambah bagi perusahaan Anda dalam bentuk agility dan biaya operasional yang rendah. Sebagai karya anak bangsa yang diluncurkan oleh PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) pada 2016, FORCA ERP dirancang khusus untuk mengelola proses bisnis pada semua level perusahaan, dan akan menyentuh setiap bagian dari proses bisnis perusahaan Anda.

FORCA ERP hadir mendukung bisnis Anda dengan model SaaS (Software as a Service), yaitu penyediaan software sistem ERP yang difungsikan sebagai layanan secara komprehensif. Mulai dari penyediaan infrastruktur IT berbasis cloud sehingga dapat diakses dengan mudah dari mana pun, support atau helpdesk operasional 24×7, hingga pengembangan fitur-fitur sehingga terjaga tetap up to date.

 

Metode Implementasi FORCA ERP: REALS

Implementasi FORCA ERP yang diterapkan SISI ini menggunakan metodologi REALS yakni Requirement, Establish, Acceptance, Live dan Support. REALS adalah sebuah metodologi yang dikembangkan dengan mendasarkan pada proses bisnis, aspek organisasi, sistem informasi, manajemen proyek, serta change management.

 

Requirement

Pada fase ini, akan dilakukan asesmen dan semua kebutuhan akan direkap untuk kebutuhan analisis terhadap gap dan impact sebagai dasar untuk mempersiapkan strategi implementasi ERP yang tepat.

Fase ini bertujuan untuk menyamakan persepsi dan pandangan tentang bagaimana perusahaan akan mengimplementasikan FORCA untuk mendukung proses bisnis. Dalam fase ini, tim proyek akan melakukan identifikasi untuk mengetahui proses bisnis yang dilakukan perusahaan. 

Hasil dari proses ini adalah dokumentasi mengenai proses bisnis yang dilakukan perusahaan beserta improvement yang akan dilakukan dengan implementasi FORCA ERP. Tahapan ini sangat penting karena sangat menentukan keberhasilan implementasi FORCA ERP. Hal-hal yang perlu dilakukan diantaranya sebagai berikut:

    1. Sosialisasi Business Process FORCA

Melakukan penyuluhan terkait dengan informasi proses bisnis pada sistem FORCA ERP. Menentukan tujuan dari proyek implementasi FORCA ERP. Perlu diingat bahwa ekspektasi perusahaan juga perlu dicatat karena perusahaan pasti memiliki ekspektasi besar yang harus diwujudkan ketika melakukan sebuah proyek besar.

Tim proyek mengidentifikasi keseluruhan proses bisnis yang ada dengan kuesioner atau metode lainnya sebagai media komunikasi dengan bagian-bagian yang ada di perusahaan.

    1. Gap analysis

Suatu metode pengukuran untuk mengetahui kesenjangan (gap) antara bisnis proses yang sudah ada dengan bisnis proses yang baru dengan menggunakan FORCA ERP.

Mencari perbedaan atau jarak antara kondisi perusahaan saat ini (as is) dengan kondisi perusahaan yang diharapkan setelah implementasi FORCA ERP (to be). Jarak atau perbedaan yang disebut gap ini kemudian dianalisis untuk mendapatkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai kondisi yang diinginkan.

    1. Change management plan (cut over strategy)

Serangkaian proses yang digunakan untuk memastikan bahwa perubahan strategis yang signifikan dalam organisasi dilakukan secara terkontrol dan sistematis, untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan dalam rangka meningkatkan keterlibatan dan pencapaian tujuan organisasi.

    1. IT infrastructure readiness

Pengukuran kesiapan infrastruktur IT organisasi untuk menerapkan sistem ERP. 

 

Establish

Di fase ini sudah dimulai implementasi dan dilakukan uji coba untuk melihat keberhasilannya. Setelah itu akan didemokan kepada klien untuk dievaluasi dan dilihat apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum.

Fase ini bertujuan untuk mengimplementasikan FORCA ERP berdasarkan kebutuhan dan proses bisnis yang terdapat di fase Requirement. Fase ini memiliki dua tahap yang perlu dilakukan:

    • Baseline Configuration: konsultan melakukan konfigurasi standarisasi FORCA 
    • Final Configuration: tim proyek melakukan penyesuaian atau penyempurnaan pemenuhan kebutuhan perusahaan sesuai pada fase Requirement.

Pada fase ini ada beberapa hal yang perlu disiapkan yakni:

    1. Data preparation

Mempersiapkan keseluruhan data yang dibutuhkan untuk fungsi sistem aplikasi, konversi data yang lama ke data yang baru. Proses pengumpulan, penggabungan, penataan, dan pengorganisasian data sehingga dapat digunakan dalam aplikasi testing, training,  business intelligence (BI), analitik, dan visualisasi data.

    1. User training

Pengguna akan dibekali pengetahuan yang cukup terkait penggunaan aplikasi dari tim support SISI. Setelah konfigurasi atau setup sistem sesuai dengan blueprint selesai dilakukan dan testing dilakukan oleh konsultan dengan menggunakan data-data yang telah disiapkan oleh calon pengguna. Langkah selanjutnya yang harus diperhatikan untuk implementasi sistem FORCA ERP adalah melakukan training kepada tim proyek.

Tujuan dari team member training ini adalah:

      • Menjelaskan proses yang disepakati pada saat rancang bangun blueprint dan bagaimana cara bekerja sistem yang baru.
      • Melakukan sosialisasi mengenai penggunaan sistem baru, agar team member dapat melakukan testing, khususnya sesuai dengan skenario bisnis yang ada.
    1. User testing (individual & integration test)

Proses ini mengacu pada testing integrasi antar modul. Pengujian integrasi adalah level pengujian FORCA ERP dimana modul-modul yang berdiri sendiri digabungkan dan diuji sebagai sebuah kesatuan.

    1. IT infrastructure preparation

Serangkaian proses di mana sebelum aplikasi digunakan dengan baik, ada kalanya harus memastikan IT infrastruktur dapat digunakan. Kesiapan yang diutamakan adalah jaringan akses internet.

 

Acceptance

Pada fase ini, pengguna akan diberikan keleluasan untuk memastikan scope penggunaan aplikasi yang sudah dibuat sesuai kebutuhan customer tersebut dan akan dilakukan uji coba kembali. Pada fase ini sebagai persiapan sebelum system FORCA digunakan hal yang perlu disiapkan adalah:

    1. User readiness sign off

Pihak Functional SISI akan melakukan kesepakatan dengan user dari pihak klien sebatas mana penggunaan user, user admin, dan lain sebagainya. Kesiapan user dan konsultan menyepakati autorisasi list dari user yang akan menjalankan sistem FORCA sesuai dengan kebutuhan dan fungsinya.

    1. Data migration sign off

Melakukan kesepakatan dengan user klien data mana saja yang akan ditransfer ke dalam aplikasi. Kesiapan konsultan dan user menyiapkan master data maupun data transaksi yang akan dimigrasi dan disetujui sebelum di migrasikan.

    1. IT readiness sign off

Melakukan kesepakatan dengan user berkaitan dengan pihak IT Staff dari internal klien untuk bekerjasama melakukan integrasi aplikasi. Kesiapan IT infrastruktur sesuai kebutuhan untuk mendukung sistem FORCA sebelum live.

    1. Cut over sign off

Strategi cut off scenario data terakhir di sistem yang lama, dan mekanisme transisi untuk proses closing sistem lama.

 

Live

Pada fase ini, aplikasi sudah bisa berjalan dan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan karena sistem FORCA sudah digunakan oleh klien. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:

    1. Data migration

Proses mentransfer data dari satu sistem yang lama ke sistem yang baru. Proses data migrasi yang sudah dilakukan perlu dipastikan dan direview data yang sudah ada di sistem FORCA  production yang baru.

    1. User activation

Mengaktifkan akun user untuk dapat dipergunakan dalam kegiatan operasional di sistem FORCA production.

    1. System live

Yakni suatu aplikasi yang sudah siap untuk digunakan setelah dilakukan setting dan penyesuaian pengaturan lainnya sesuai dengan aturan yang berlaku di perusahaan klien.

    1. On site support

Tim Support SISI akan melakukan on site ke perusahaan klien jika diperlukan dukungan teknis.

 

Support

Sistem FORCA yang sudah berjalan perlu dimonitor untuk mengetahui dan mengantisipasi permasalahan-permasalahan yang mungkin terjadi sehingga bantuan (support) dapat dilakukan dengan segera. Selain itu, kegiatan optimalisasi sistem perlu dilakukan agar sistem menjadi semakin andal.

  • Operational support

Fase terakhir yaitu dilakukannya pemeliharaan dan support terkait aplikasi yang sudah berjalan. Fase ini berfungsi setelah live system FORCA, tim konsultan akan support operasional dengan mendampingi user untuk menjalankan sistem FORCA. Konsultan akan mendampingi sesuai satu kali closing bulanan.

Ketentuan minimum perangkat yang digunakan untuk FORCA ERP yakni memerlukan akses internet minimum dengan Bandwidth 128 Kbps. Selain itu, aplikasi ini juga membutuhkan perangkat berupa personal computer (PC) atau Laptop dengan minimum RAM 4 GB.

 

 

Jika bisnis Anda sedang berjuang dengan solusi lokal atau perangkat lunak lama dan siap untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana ERP berbasis cloud dapat membantu merampingkan operasi Anda, maka saatnya Anda beralih ke FORCA ERP.

Perangkat lunak ini memiliki keunggulan lain yakni memiliki tampilan yang sederhana serta mengikuti peraturan lokal seperti perpajakan, sehingga setiap pengguna akan mudah beradaptasi dalam menggunakannya. Berbeda dengan ERP buatan luar negeri, FORCA ERP memiliki dan mengikuti aturan yang berlaku di Indonesia.

 

Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA ERP, dapat menghubungi kami di sini.