Optimalisasi Penerapan Shared Services yang Perlu Diperhatikan Tahun 2022

Sejak debutnya hampir 40 tahun yang lalu, model shared services telah melalui cukup mengalami evolusi dan sejumlah perubahan tren. Beberapa hal yang berubah seperti perluasan ruang lingkup, meningkatnya rantai nilai, perpindahan ke multifungsi, offshoring, dan outsourcing proses bisnis. 

Hal lainnya yang berubah layanan bisnis global, otomatisasi AI, dan, baru-baru ini, digitalisasi, perpindahan ke “OneOffice”. Sistem yang terakhir ini menghubungkan sistem back office untuk menciptakan pengalaman digital tanpa sentuhan dan gesekan, seperti yang dijelaskan oleh HfS Research, dan, tentu saja, bekerja jarak jauh/virtual shared services, yang dipercepat oleh pandemi global COVID-19 saat ini.

Model shared services konvensional, pada dasarnya, cenderung lebih tertutup dan oleh karena itu kurang mampu meningkatkan skala dan lebih terintegrasi. Ini juga berarti bahwa ada risiko yang lebih rendah dari dampak lintas-perusahaan global jika satu pusat tertutup, misalnya, mengalami penutupan atau banyak staf yang sakit. Namun, model shared services yang “tepat”, dan terutama yang memanfaatkan global business services (GBS) dan semua elemennya, telah mampu menangani dampak pandemi dengan baik.

Tren Otomatisasi dan Digitalisasi

Pandemi telah mempercepat banyak tren shared services atau layanan bersama yang sudah ada. Hal itu ditunjukkan dengan jelas bahwa shared services/GBS kelas dunia, dengan model operasi yang kuat dan otomatisasi yang lebih besar, lebih siap menghadapi tantangan dan peluang saat ini.

Memang organisasi terbaik sedang membangun model operasi yang sangat tangguh, bekerja dengan mitra eksternal yang selektif dan ahli di bidangnya serta hubungan outsourcing, memanfaatkan teknologi digital terbaru dan Otomasi Cerdas (Otomasi Proses Robotik, Pembelajaran Mesin, Kecerdasan Buatan, Blockchain, dll.), dan merangkul sistem kerja jarak jauh.

Robotic Process Automation (RPA), misalnya, telah maju ke titik yang diterapkan dan ditingkatkan pada sebagian besar organisasi shared services, setidaknya sampai tingkat tertentu, hari ini. Banyak organisasi shared services telah berhasil menerapkan RPA dalam skala besar dengan menggunakan teknologi baru ini, mengubah model operasi mereka, mendesain ulang proses mereka, dan melatih SDM. Untuk menghilangkan beberapa aktivitas intensif manual yang sangat membuat frustasi yang selalu ada atau tidak pernah diselesaikan dengan penerapan solusi Enterprise Resource Planning (ERP).

Untuk mencapai tingkat kinerja berkemampuan digital kelas dunia, organisasi shared services perlu mengembangkan dan mempercepat kemampuan digital mereka. Organisasi akan perlu menjadi sangat digital dan memungkinkan layanan mandiri. 

Demi berkembang dari kelas dunia ke kelas dunia digital, shared services perlu mempercepat pengembangan dan adopsi kemampuan bisnis digital baru yang memanfaatkan semua data yang dikumpulkan dan tersedia saat ini, mendorong analitik yang lebih baik, dan mengembangkan kemitraan bisnis yang bernilai tambah. 

Keterampilan yang dibutuhkan untuk sukses di dunia baru meliputi keterampilan analitis, keterampilan teknis, ditambah keterampilan bisnis dan komersial. Terutama saat kita semakin dekat dengan apa yang oleh sebagian orang disebut “OneOffice” di mana fungsi, tim, teknologi, data, dan proses lebih selaras, terintegrasi, dan saling terkait, dan saling mendukung untuk mendorong hasil bisnis tercepat dan paling berharga. 

Tren Shared Services Virtual sebagai Masa Depan 

Ini sebenarnya bukan tren shared services yang baru. Beberapa riset telah memprediksi munculnya budaya kerja virtual ini bahkan sebelum era pandemi. Sebab, faktanya menyatukan orang di tempat yang sama memiliki keuntungan dalam hal skalabilitas dan skala ekonomi yang lebih besar. Termasuk kemampuan untuk menanamkan lebih banyak konsistensi dalam proses, dan potensi penghematan biaya dari isu-isu tenaga kerja. Selain itu, manfaat yang diperoleh dari kebersamaan dalam hal kolaborasi dan pengembangan budaya tim. 

Namun, dengan kemajuan signifikan dalam teknologi baru (termasuk bandwidth) dan alat kolaborasi online, didukung oleh kerangka kerja dan pelatihan manajemen layanan yang kuat, dan teknik dukungan tim, shared services virtual kemungkinan akan menjadi tren baru – komponen yang lebih besar dari model yang terus bergerak di masa depan.

Pandemi global menjadikan ini suatu keharusan tetapi juga telah membuktikan bahwa hal itu mungkin, dan dapat membawa manfaat tambahan dalam hal efisiensi, efektivitas, dan bahkan skalabilitas. Apa yang telah dibuktikan oleh pandemi global sekali dan untuk selamanya adalah bahwa tidak perlu semua tim Anda berada dalam satu tempat untuk bekerja sebagai tim atau berkolaborasi bersama. 

Di era pasca pandemi akan ada pendekatan hibrida yang akan diikuti banyak organisasi, memanfaatkan campuran kerja virtual atau work from home (WFH) dan work from office (WFO). Fenomena ini tentunya mengubah masa depan lingkungan tempat kita bekerja.

Tren Shared Services Generasi Berikutnya

Seperti apa “Shared Services Generasi Selanjutnya”? Potensi yang paling mungkin bisa dideskripsikan sebagai tahap berikutnya dalam evolusi layanan bersama yang telah disebutkan sebelumnya. Organisasi shared services generasi berikutnya akan merangkul teknologi terbaru seperti digitalisasi dan otomatisasi AI (termasuk Otomatisasi Proses Robotik , Pembelajaran Mesin, Pemrosesan Bahasa Alami, Kecerdasan Buatan, dan Blockchain) dan perkembangannya di masa depan. 

Model terbaru ini akan menerapkan model operasi yang lebih tangguh, dengan tenaga kerja hibrida dari pekerja manusia dan digital, dan akan memberikan lebih banyak layanan, rantai nilai yang lebih tinggi, untuk kelompok klien yang lebih luas, sambil tetap memastikan bahwa mereka mendapatkan dasar-dasar yang benar. 

Selain itu, model ini akan memainkan peran besar dalam langkah menuju apa yang disebut “OneOffice”, dan akan membantu integrasi yang lebih dekat dari fungsi, teknologi, proses, data, dan tim di seluruh bisnis. Tujuannya, menghasilkan output yang lebih baik bagi organisasi, pelanggan dan karyawannya, dan pemangku kepentingan lainnya.

Meskipun model shared services telah membuktikan nilainya selama beberapa dekade, model tersebut harus beradaptasi dan berkembang untuk mencapainya. Pandemi COVID-19 telah mempercepat kebutuhan ini. 

Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai layanan Shared Services, SISI menyajikan beberapa layanan shared services sebagai solusi terpadu bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.