Pengertian Shared Services dan Dampaknya bagi Efektivitas Bisnis Anda

Monday, 27 June 2022

Di era bisnis 4.0 saat ini, perusahaan dituntut untuk lebih kompetitif dan mengikuti perkembangan model bisnis yang lebih efektif. Model bisnis tradisional yang masih menggunakan sistem back office untuk melakukan fungsi pendukung dalam hal transaksional, kepegawaian, dan keuangan perlahan mulai bergeser pada model shared service berbasis teknologi yang dilakukan oleh pihak ketiga.

Selain itu, situasi politik dan ekonomi global yang tidak menentu seringkali menjadi tantangan bagi perusahaan untuk beradaptasi. Setiap perusahaan harus mampu mempertahankan produktivitas meski harga-harga mengalami kenaikan dan berpengaruh ke ongkos produksi. 

Cara yang bisa dilakukan dengan efisiensi operasional perusahaan, salah satunya dengan melakukan digitalisasi pada sistem back office melalui shared services. Dengan layanan shared services ini perusahaan tidak perlu berinvestasi besar untuk teknologi dan perangkat mahal sehingga lebih efisien dari sisi biaya. Layanan shared services bertujuan menjadi solusi dalam memaksimalkan operasional bisnis.

 

Pengertian Shared Services

Shared services merupakan sistem operasional bisnis terpadu yang digunakan oleh beberapa divisi dalam satu organisasi yang sama, menurut Techtarget.com. Sistem ini dinilai lebih hemat biaya karena memfokuskan operasional back-office yang digunakan beberapa divisi dalam perusahaan yang sama dan mengeliminasi pengulangan. 

Tujuan dari penerapan shared services agar tiap divisi fokus pada resource yang terbatas untuk menjalankan operasional demi mendukung tujuan bisnis divisi tersebut. Teknologi menjadi faktor pendorong dalam shared services karena biaya untuk rekrutmen, mengelola, dan melatih karyawan itu lebih besar daripada jika dilakukan dengan teknologi.

Pada tahun 1920-an, misalnya, perusahaan mesti merogoh kocek sebesar 100 dolar AS untuk sebuah mesin ketik Underwood, belum lagi biaya juru ketik andal yang tentu tidak murah. Daripada tiap divisi bisnis merekrut masing-masing juru ketik, dibentuknya satu departemen khusus untuk juru ketik dinilai lebih hemat biaya dan di situlah lahir kantor khusus para juru ketik di masa itu yang disebut “typing pool”. Di masa sekarang, analogi typing pool inilah yang disebut sebagai shared services center (SSC).

Shared services juga bisa diartikan sebagai penyatuan berbagai fungsi dan kegiatan yang bukan fungsi dan kegiatan utama, yang dilakukan oleh unit-unit pada suatu organisasi dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan pelayanan.

 

Fungsi tertentu dalam suatu organisasi yang dapat menggunakan layanan shared services, apabila memenuhi kriteria sebagai berikut: 

  1.  proses transaksional;
  2. adanya potensi pekerjaan yang dapat distandarisasi;
  3. volume transaksi yang tinggi;
  4. sifat pekerjaan yang sederhana dan berulang; dan
  5. bersifat high-cost karena adanya duplikasi. 

 

Fungsi-fungsi yang dalam proses bisnis konvensional dilakukan oleh back office pada unit bisnis perusahaan maka pada model shared services akan dilakukan oleh pihak ketiga melalui Shared Services Center (SSC).

Dalam penerapan model shared services sendiri ada pihak yang berperan sebagai penyedia layanan dan pihak berperan sebagai klien atau pengguna layanan. Dua pihak tersebut terikat dalam sebuah kontrak yang memungkinkan pihak pelanggan mendapat jaminan layanan yang sesuai SOP.

Dengan model shared services, duplikasi proses yang terjadi dalam sebuah perusahaan akan ditekan menjadi seminimal mungkin. Hal tersebut akan berujung pada efektivitas kinerja, penghematan biaya, peningkatan produktivitas, peningkatan modal bisnis, peningkatan pelayanan menjadi lebih profesional.

Dari sisi pelanggan dengan dipusatkannya layanan back office pada SSC mendorong perusahaan memaksimalkan sumber daya manusia untuk fungsi yang lebih efektif sesuai tujuan organisasi. Efisiensi tempat yang dulunya dipakai untuk layanan back office juga bisa digunakan untuk divisi lain untuk menunjang kegiatan bisnis perusahaan tersebut.

Operasional bisnis yang efektif dan efisien menjadi tujuan hampir semua perusahaan. SISI sebagai penyedia layanan shared services turut mendukung hal tersebut tercapai bagi perusahaan swasta, BUMN atau perusahaan induk atau holding company. 

 

Cari tahu lebih lengkap informasi mengenai layanan Shared Service kami, hubungi kami sekarang juga!