Tahapan Implementasi ERP dalam Mendukung Perubahan Proses Bisnis

Implementasi ERP bisa dikatakan sebagai proses perubahan cara kerja di suatu perusahaan. Penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) ini tidak sekedar mengganti atau melakukan upgrade teknologi, tetapi perubahan agenda organizational change management. Ada transformasi proses bisnis dari manual ke otomatisasi.

Ketika proses ini berlangsung, ada tahapan implementasi yang harus dilalui. Termasuk tahapan-tahapan perubahan organisasi dalam metode yang pernah dikemukakan oleh Dr John Kotter atau metode sejenis lainnya.

Berdasarkan pengalaman SISI, berikut tahapan-tahapan penting dalam mengimplementasikan sistem ERP untuk mendukung perubahan proses bisnis perusahaan:

Sense of Urgency

Banyak karyawan atau pihak manajemen yang menyadari bahwa perusahaan harus melakukan perubahan pada sebagian atau bahkan di banyak area dalam rangka menjamin kelangsungan bisnis perusahaan. Namun, baru sebatas pemikiran sendiri atau sekedar keluh kesah.

Kegelisahan individu ini merupakan hal yang sangat penting, sebagai tanda bahwa karyawan memiliki kepedulian terhadap perusahaan. Kepedulian tersebut perlu di-share kepada semua pihak supaya menjadi pemikiran mereka juga. Dari sini akan memicu diskusi yang lebih konstruktif. Jika kegelisahan ini tidak mendapat jawaban, kemungkinan akan menimbulkan demotivasi karyawan.

Mencari dan Memantapkan Dukungan

Dari diskusi-diskusi tersebut, perusahaan bisa melihat siapa-siapa saja yang  mendukung ide atau pemikiran kita, siapa saja yang berbeda pandangan, serta siapa saja yang bahkan tidak peduli.

Pada tahap ini, perusahaan perlu mengumpulkan dukungan sebanyak-banyaknya, terutama dukungan pihak manajemen bahkan direksi. Dukungan manajemen diperlukan karena pihak manajemen lah yang berwenang untuk memutuskan perubahan-perubahan yang akan dilakukan. Pihak manajemen akan mendukung ide perubahan, jika menurut manajemen ide tersebut masuk akal dan memberi dampak perbaikan perusahaan ke depan.

Pada tahap ini, wacana implementasi sistem ERP sebagai teknologi pendukung agenda perubahan dibahas secara cukup mendalam seperti pre-feasibility study untuk menyepakati ekspektasi manfaat yang dihasilkan dari implementasi ERP ini.

Menetapkan Komitmen terhadap Agenda Perubahan

Pada tahap ini, setelah semua sepakat dengan strategi perubahan dan tujuan yang ingin dicapai serta dukungan yang memadai dari stakeholder, maka secara bersama-sama menyepakati agenda-agenda perubahan yang akan dijalankan.

Menurut pengalaman SISI, tahap ini sering dilakukan tanpa melewati tahap sebelumnya secara matang, yaitu perusahaan atau manajemen mengeluarkan kebijakan untuk melakukan perubahan, termasuk implementasi ERP, tanpa membangun dukungan stakeholder yang cukup. Manajemen perusahaan ‘secara serta-merta’, dengan berdasar kajian konsultan eksternal atau hasil pemikiran sendiri, mengeluarkan kebijakan ini.

Hal seperti ini, sesuai hasil survei-survei yang dilakukan memiliki kemungkinan gagal hingga 60 persen, karena tidak mendapat dukungan yang memadai dari stakeholder. Dari pengalaman SISI, rekomendasi kami untuk memasuki tahap ini hanya jika sudah mendapat konsensus dukungan yang memadai dari para stakeholder.

Bentuk Tim Agen Perubahan dan Tim Implementasi

Setelah arah kebijakan dan agenda-agenda perubahan telah diformalkan dengan dukungan tinggi dari para stakeholder utama, maka perlu disiapkan tim untuk mengeksekusi agenda-agenda strategis tersebut.

Selain tim teknis yang melaksanakan inisiatif strategis, perlu juga dibentuk tim agen perubahan yang tugasnya sebagai influencer untuk menarik lebih banyak dukungan stakeholder.

Break the Rules

Pada tahap ini, adalah tugas manajemen perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang memperlancar jalannya agenda-agenda perubahan. Jika ada aturan perusahaan yang membatasi ruang gerak inovasi, segera dihentikan. Semua aturan perusahaan yang menghalangi jalannya agenda-agenda perubahan harus ‘dibuang’. Dan sebaliknya, perusahaan memberi stimulus/ insentif yang memotivasi karyawan untuk mengikuti dan mendukung arah perubahan yang dijalankan. 

Dalam hal implementasi sistem ERP sebagai pendukung agenda perubahan, salah satu hambatan yang perlu ‘didobrak’ adalah kenyamanan terhadap proses bisnis yang ada dan sistem IT yang sedang dipakai. Karyawan banyak yang enggan untuk mempelajari sistem baru, atau meragukan bahwa sistem ERP yang akan diimplementasikan akan lebih mempermudah pekerjaan mereka ke depan. Hal seperti ini perlu mitigasi dengan penegasan tentang perubahan proses dan pemanfaatan teknologi ke depan. Sosialisasi dan training harus dilakukan cukup intens.

Implementasi Perubahan dan Sistem ERP Secara Bertahap 

Implementasi perubahan proses dalam skala besar dapat berisiko pada kelangsungan operasional perusahaan. Oleh sebab itu, perlu dilakukan secara bertahap, baik secara fungsional maupun cakupan organisasi/ geografis. Lakukan pilot project dahulu. Jika sudah sesuai maka dilakukan roll out ke fungsi/organisasi lainnya.

Demikian juga sistem ERP sebagai teknologi pendukung perubahan-perubahan di atas, perlu dilakukan implementasi secara bertahap.

Banyak perusahaan yang terjebak dalam pemilihan teknologi sistem ERP. Perusahaan menetapkan kriteria fitur yang sangat amat lengkap, yang dapat dipenuhi oleh hanya tier 1 provider solusi ERP seperti SAP dan Oracle. Namun, pada praktiknya hingga tahun ke-3 sejak lisensi ERP dibeli, fitur-fitur yang yang menjadi requirement tersebut belum diimplementasikan karena berbagai alasan. Sedangkan dalam kurun 3 tahun, perkembangan teknologi digital dan IT begitu pesat sehingga ada fitur-fitur baru yang lebih menarik.

Memantapkan Perubahan dan Kultur Kerja Baru

Kembali ke tugas manajemen perusahaan untuk memastikan perubahan terjadi dan terus berlangsung, tidak kembali ke proses atau cara-cara lama. Sebagaimana siklus perubahan yakni dipaksa –> terpaksa –> biasa –> budaya.  

Evaluasi dan Penyempurnaan

Evaluasi tentu perlu dilakukan untuk melihat efektivitas dari perubahan. Dengan evaluasi ini, perusahaan dapat mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan, untuk kemudian diagendakan kembali perubahan selanjutnya. 

Saat ini SISI juga menyediakan FORCA ERP yang merupakan software ERP yang difungsikan sebagai layanan (SaaS). Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA ERP, dapat menghubungi kami di sini.