Apa Saja yang Perlu Didiskusikan dengan Tim Anda soal Solusi ERP Menurut Kebutuhan Mereka?

Teknologi yang kian berkembang, dapat dimanfaatkan oleh para pebisnis untuk mengadopsi sebuah sistem yang dapat memangkas beberapa proses yang berulang demi efisiensi. Misalnya, dengan menggunakan enterprise resource planning (ERP) yang mana mampu meningkatkan efektivitas perusahaan serta memberikan pelayanan lebih bagi para klien.

Namun, setelah Anda memutuskan akan menggunakan ERP sebagai salah satu solusi untuk pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan, Anda harus melakukan berbagai riset dan berdiskusi dengan tim atau karyawan Anda.

Diskusikan Apa yang Dibutuhkan

Hal pertama yang didiskusikan dengan karyawan adalah tentang apa yang mereka butuhkan dalam sistem di setiap divisi atau departemen. Hingga saat ini, masih ada analis keuangan yang berjuang menggunakan aplikasi kuno dalam membuat laporan keuangan.

Tentunya ini dapat berdampak pada kualitas laporan keuangan perusahaan. Tak jarang laporan yang dihasilkan kurang memadai. Oleh karena itu, dibutuhkan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan seorang analis keuangan, atau divisi lainnya.

Anda perlu berdiskusi agar memahami apa yang analis keuangan butuhkan sehingga dapat memilih sistem ERP yang tepat. Ketika proses bisnis dalam sebuah perusahaan menjadi kompleks, sistem ERP harus disesuaikan agar lebih relevan.

Kondisi kompleks di atas, misalnya, ketika perusahaan baru saja melakukan akuisisi atau merger besar. Anda harus menyesuaikan ERP dengan kondisi terkini perusahaan. Hindari menggunakan sistem ERP yang sama untuk perusahaan yang mengalami perubahan sistem.

“Pendekatan awal ERP adalah memasukkan proses ke dalam perangkat lunak. Itu bekerja dengan baik selama bertahun-tahun. Sekarang dunia telah berubah dan proses tersebut tidak lagi berfungsi tanpa proses tambahan,” kata Keith Mattioli, prinsipal di KPMG’s Enterprise Solutions, sebagaimana diberitakan Solution Review.

Diskusikan soal Harga dan Keamanan Sistem

Hal lain yang perlu didiskusikan yaitu harga. Jika khawatir dengan harga sistem ERP, Anda bisa mempertimbangkan langganan berbasis cloud atau software-as-a-service (SaaS).  

“Investasi awal yang rendah adalah kunci utama dari produk ERP [berbasis SaaS],” kata Eric Kimberling, Managing Partner di Panorama Consulting, “Saya melihat sejumlah besar organisasi kecil mengadopsi ERP berbasis cloud, dan beberapa organisasi besar.”

Data yang hilang atau rusak dapat memiliki implikasi yang sangat serius terhadap perusahaan, seperti sanksi pajak. Oleh sebab itu, banyak penyedia SaaS ERP memperjelas dalam kampanye pemasaran mereka terkait keamanan data.

Fitur penting lainnya untuk ERP adalah business intelligence dan fleksibilitas. “Semakin banyak sistem ERP berbasis cloud memungkinkan transformasi bisnis dan bisnis intelijen,” kata Mattioli.

Tim IT Anda memiliki peran yang sangat penting dalam mengevaluasi penyedia ini dan menentukan apakah solusinya akan sesuai dengan teknologi yang ada di perusahaan Anda.

Diskusikan soal Spreadsheet Excel

Meskipun perusahaan cenderung untuk berinvestasi lebih pada sistem ERP, mereka masih sering mengandalkan sejumlah fungsi dari spreadsheet excel. Padahal spreadsheet excel tidak dapat memastikan terkait kualitas data.

Menurut CNBC, ditemukan sekitar 88% spreadsheet mengandung kesalahan di dalamnya. Fakta ini bisa menjadi hal yang cukup mengkhawatirkan, terutama jika menyangkut perusahaan besar, yang mana harus cukup pintar untuk menghindari jebakan seperti ini.

“Para CFO mulai menyadari bahwa proses manual dan spreadsheet tidak sesuai untuk memenuhi tantangan bisnis baru,” kata Mattioli. “Proses manual juga menimbulkan risiko dan tantangan tata kelola untuk keuangan.”

Kualitas Data

Anda bisa berdiskusi dengan tim atau karyawan Anda untuk menambah nilai pada laporan keuangan. Keberhasilan departemen keuangan sangat bergantung pada kualitas data.

Anda harus meluangkan waktu untuk melihat secara detail bagaimana perusahaan Anda mengatur dan melakukan manajemen data. Tableau, bisa digunakan untuk membantu mengidentifikasi anomali yang terjadi.

Selain itu, Anda juga harus mengecek catatan transaksi keuangan. Dalam bisnis apa pun, para eksekutif mengandalkan data keuangan untuk membuat hampir semua keputusan penting.

Untuk mendukung tim keuangan Anda, agar menghasilkan data keuangan yang berkualitas, Anda harus terlebih dahulu memahami apa yang menjadi perhatian departemen keuangan dan apa yang mereka butuhkan untuk mengatasi masalah.

Anda juga dapat belajar dari rekan-rekan Anda di bidang keuangan, yang telah mampu mengembangkan keterampilan pelaporan data. Dengan membangun hubungan dengan tim atau karyawan dari berbagai divisi yang terlibat, Anda dapat memastikan bahwa setiap orang memiliki suara ketika berdiskusi saat mempertimbangkan sistem ERP seperti apa yang butuhkan.

Sistem ERP terus melakukan perkembangan dan penyesuaian agar dapat memenuhi segala kebutuhan bisnis perusahaan yang bervariasi. FORCA ERP yang diluncurkan oleh SISI dapat menjadi pilihan Anda untuk mengimplementasikan ERP sebagai solusi bisnis perusahaan berdasarkan industri Anda.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai layanan software ERP sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.