5 Cakupan Penerapan Shared Services dan Contohnya
Di era disrupsi informasi dan teknologi saat ini menuntut perusahaan dan para pelaku usaha untuk bertransformasi mengikuti perkembangan, baik dalam hal penggunaan teknologi maupun model bisnis yang lebih mudah beradaptasi. Banyak perusahaan baik swasta maupun BUMN sudah banyak yang menerapkan model shared services karena dinilai dapat membantu perusahaan untuk berkompetisi pada era 4.0 sekarang ini.
Shared services menawarkan berbagai kemudahan beradaptasi melalui penggunaan teknologi untuk menunjang proses bisnis. Hal ini terbukti dapat membantu perusahaan menghemat biaya dan mendapat kemudahan dalam mengelola bidang-bidang usaha mereka.
SISI saat ini juga telah menyediakan layanan shared services sebagai solusi end-to-end pengelolaan proses bisnis yang berbasis digitalisasi. Layanan ini bekerja secara terpusat dengan mengkonsolidasikan aktivitas operasional bisnis perusahaan yang bersifat non-core atau transaksional.
Saat ini, SISI memiliki 3 klaster bisnis yakni Shared Services, Digital Solution, dan System Integrator. Selain itu, SISI juga dipercaya untuk melakukan berbagai pengelolaan IT pada beberapa BUMN.
Layanan shared services yang dimiliki SISI meliputi beberapa cakupan yakni sebagai berikut:
- Finance and Accounting
Layanan ini terdiri dari proses akuntansi yang komprehensif mulai dari pembuatan billing dan invoicing, income collection, pelaporan pendapatan hingga penerbitan laporan keuangan yang sesuai standar. Contoh yang diterapkan pada klien SISI yakni mengelola keuangan, mencatat transaksi keuangan, order-to-cash (O2C), dan record-to-report (R2R).
Pada penerapan O2C, SISI selaku perusahaan penyedia layanan shared services akan mengelola proses pesanan penjualan secara end-to-end, hingga mengumpulkan pembayaran dari pelanggan. Sedangkan R2R sendiri biasanya dapat mencakup pelaporan pendapatan, buku besar, hingga penerbitan laporan keuangan standar. Pada dasarnya, fungsi R2R memberikan umpan balik strategis, finansial, dan operasional, untuk menunjukkan bagaimana kinerja bisnis.
- Human Resources
Penerapan pada bidang SDM melakukan tugas-tugas administratif pada departemen Sumber Daya Manusia (SDM) seperti HR support desk, pembelajaran & pengembangan, rekrutmen, talent management, penggajian (kadang berada di bawah keuangan), penghargaan karyawan, data SDM, analisis hingga pemutusan hubungan kerja.
Contoh penerapan yang dilakukan SISI dalam fungsi ini, termasuk mengalokasikan SDM yang dimiliki untuk memberikan nilai lebih melalui fungsi yang lebih strategis. Hasil yang diharapkan, perusahaan akan semakin mudah menyelaraskan manajemen kerja dan SDM agar bisa lebih tepat guna saat pengalihan fungsi dan reorganisasi.
- Purchasing
Layanan pada bagian pengadaan (purchasing) termasuk pada semua proses mulai dari barang dibeli dan dibayar perusahaan hingga mencakup semua rantai pasok dikelola. Contoh penerapan yakni pembuatan purchase order dan pengiriman, daftar permintaan, dan strategic procurement support. Tersedia juga layanan verifikasi faktur, query management, serta statement reconciliation.
Manfaat layanan ini mampu menganalisis seluruh volume data faktur dan membuat rekomendasi tentang pengaturan dan praktik yang lebih baik dengan pemasok. Perusahaan akan mendapatkan laporan dan analisis pengadaan untuk mempermudah pengambilan keputusan, meningkatkan kinerja keuangan, dan meningkatkan kepuasan distribusi.
- IT
SISI sebagai penyedia layanan shared services akan menyediakan teknisi yang berpengalaman untuk mengelola operasional aplikasi dan infrastruktur TI demi menjamin kelancaran operasional ERP, data center network, hingga end user device.
Penerapan di bidang TI yang dikerjakan SISI antara lain pengaturan pendekatan dan metode monitoring kinerja dengan menggunakan peralatan IT, pengawasaan penggunaan device, proses pelaporan secara periodik, serta proses perencanaan remediasi akibat deviasi hasil asesmen kinerja.
- Service Desk
Dalam layanan ini, SISI menyediakan fungsi single point of contact (SPOC) melalui saluran telepon atau aplikasi untuk mengelola dan mendokumentasikan setiap permintaan layanan.
Melalui layanan ini, SISI berupaya meningkatkan kemampuan dalam memberikan produk dan layanan yang lebih optimal untuk para pelanggan maupun internal organisasi. Selain menyediakan keahlian di bidang tertentu, penyedia shared services dengan fungsi ini juga menggunakan teknologi mutakhir agar dapat terus melayani customer dengan berbagai persyaratan yang mengikuti tren bisnis masa kini.
Selain kelima layanan tersebut, ada layanan lainnya yang meliputi Internal Control System, Business Reporting Performance, Quality Assurance Team, Help Desk, dan pengembangan IT yang berkaitan dengan kebutuhan bisnis perusahaan.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai layanan Shared Services sebagai solusi terpadu bagi proses bisnis yang berkelanjutan, hubungi kami di sini.