6 Kegunaan Utama E-Procurement bagi Perusahaan dan UMKM
Sistem pengadaan barang dan jasa menggunakan sistem elektronik semakin meningkat, menurut prediksi tren ke depan. Saat ini e-procurement sudah diadopsi di berbagai perusahaan dunia di berbagai negara hingga instansi pemerintahan.
E-procurement mewakili serangkaian proses termasuk e-informing, e-tendering, negosiasi kontrak, e-auctioning, manajemen vendor, manajemen katalog, manajemen pembelian pesanan, tracking status pemesanan, pemberitahuan pengiriman, e-invoicing, dan e-payment. Beberapa proses tersebut menawarkan banyak ruang untuk inovasi dan pengembangan sistem.
Proses procurement online ini telah diterapkan di Indonesia sebagai sistem pengadaan barang dan jasa sejak tahun 2002 untuk meningkatkan akurasi data hingga meningkatkan efisiensi dalam operasional. Penerapan e-procurement di Indonesia dilakukan secara bertahap.
6 Kegunaan E-Procurement bagi Perusahaan dan UMKM
Penerapan e-procurement memberi keuntungan baik secara langsung maupun tidak langsung. Manfaat langsung e-procurement mulai dari dapat meningkatkan akurasi data, memberi efisiensi dalam operasional, proses semakin cepat, mengurangi biaya mulai dari administrasi hingga operasional.
E-procurement tidak untuk menurunkan harga pemasok atau biaya margin tetapi untuk mencapai penghematan dalam pengadaan dan administrasi. Sementara manfaat tak langsung dari e-procurement yaitu mampu mendorong peningkatan layanan procurement sehingga bakal lebih kompetitif, meningkatkan layanan pelanggan hingga dapat meningkatkan hubungan dengan mitra kerja (pengguna jasa dan penyedia jasa).
Dengan sejumlah manfaat ini, e-procurement dapat diterapkan dalam sistem perusahaan, pemerintah, dan BUMN. Proses procurement secara elektronik ini biasa disebut sebagai eproc di instansi pemerintah atau Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Tak hanya itu, e-procurement juga besar manfaatnya untuk Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) yakni sebagai berikut:
- Menghemat Waktu dan Tenaga
Proses pengadaan konvensional biasanya memakan waktu berhari-hari untuk membeli barang. Mencari dan menghubungi vendor bisa memakan 1 hari. Proses membandingkan harga dari beberapa vendor juga paling cepat makan 1-2 hari. Belum lagi proses request quotation, pitching, hingga approval akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
Dengan e-procurement, semua proses tersebut bisa jadi lebih cepat. Pencarian produk, harga, spesifikasi, dan vendor lebih mudah karena tersedia secara online. Proses pembelian juga sama cepatnya seperti belanja online. Persetujuan bisa dilakukan secara online. Jadi pimpinan Anda bisa menyetujui pembelian dari mana saja.
- Memangkas Biaya Operasional
E-procurement dapat memangkas penambahan biaya akibat pengadaan barang dan jasa. Misalnya, dengan sistem pengadaan online, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mengadakan meeting di luar kantor, akomodasi, konsumsi, pulsa untuk telepon, hingga materai atau perangko.
Semua proses mulai dari pencarian produk, pembelian, pemesanan, approval, sampai pengiriman berlangsung dalam sistem secara online. Tidak perlu lagi cetak dan kirim surat ke kantor vendor. Bayangkan, banyaknya biaya yang Anda hemat jika menggunakan aplikasi e-procurement.
- Pengadaan Lebih Transparan
Perusahaan kecil, menengah, hingga besar membutuhkan sistem pengadaan yang lebih efisien, efektif, dan mengurangi ‘kebocoran.’ Procurement tradisional membutuhkan pertemuan fisik saat melakukan pengadaan. Hal ini dapat menimbulkan risiko KKN atau penyimpangan antara pembeli dan vendor.
Sistem e-procurement dapat meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan. Semua transaksi yang sedang berlangsung dan sudah terjadi tercatat pada histori transaksi. Pimpinan Anda bisa mengecek jumlah produk, spesifikasi, dan harganya. Jika ada proses tawar-menawar juga akan terdata sehingga ada bukti dan bisa dimonitor.
- Tidak Perlu Implementasi
Dashboard E-Procurement kebanyakan berbentuk aplikasi atau web. Anda bisa langsung mengakses sistem ini tanpa perlu banyak implementasi atau perangkat khusus. Jadi, Anda tidak perlu membeli peralatan tambahan, hiring karyawan baru, atau pelatihan berhari-hari.
Sistem pembelian di e-procurement sama seperti belanja online. Kalau tim Anda sudah terbiasa belanja online, tidak butuh waktu lama untuk mempelajarinya. Jadi Anda bisa menghilangkan aktivitas yang tidak perlu supaya bisa lebih fokus ke tugas lain yang lebih penting.
- Mengurangi Human Error
Setiap dokumen berbentuk digital sehingga lebih sederhana dan rapi. Jadi, tidak perlu khawatir ada tumpukan dokumen di kantor Anda. Selain itu, tidak perlu takut ada dokumen yang hilang karena semua tersimpan pada server.
Kemudian untuk proses pengadaan, barang yang dipesan akan diinfokan ke pimpinan sebelum approval. Jika ada kesalahan, bisa langsung dikoreksi. Jika ada pesanan berulang, Anda bisa buka histori dan membandingkannya dengan pesanan yang baru dibuat untuk menghindari kesalahan.
- Metode Pembayaran dan Pengiriman Fleksibel
Procurement konvensional biasanya mengharuskan pembayaran dilakukan di awal. Namun jika perusahaan Anda menggunakan e-Procurement, Anda dapat mengatur pembayaran dilakukan di awal, berkala (cicil), atau setelah barang diterima. Pengajuan metode pembayaran juga sama mudahnya dengan mengirim chat.
Selain itu, pilihan kurir atau jasa ekspedisi lebih banyak. Nomor resi akan diberikan saat barang dikirim. Anda bisa memantau pengiriman kapan saja.
Manfaat e-procurement sangat besar untuk UMKM hingga perusahaan besar, bahkan instansi pemerintah atau BUMN. Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai pengadaan atau procurement Procsi sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.