E-Procurement: Benarkah Semua Proses Bisa Dikerjakan 100 Persen Online?
Peristiwa global baru-baru ini, termasuk bencana alam dan pandemi COVID-19, membuktikan betapa pentingnya bagi perusahaan untuk mempersiapkan dan mendukung pekerja jarak jauh.
Selain itu, ketika kebijakan kembali bekerja dari kantor diberlakukan, masih banyak yang sudah terlanjur terbiasa dan justru lebih produktif saat bekerja dari jarak jauh. Bagaimanapun juga, perusahaan harus segera menemukan bagaimana operasional sehari-hari tetap berjalan, termasuk pada sektor procurement.
Salah satu cara agar perusahaan tetap beroperasi yaitu dengan bertransformasi ke digital dan melakukan pengadaan secara online. Perusahaan juga harus melakukan otomatisasi cloud untuk menunjang kerja secara online ini.
Dengan memanfaatkan cloud dan sistem online, Anda bisa memperoleh data secara real-time dan Anda bisa membuat pilihan strategis yang penting di saat yang paling penting. Namun, apakah pengadaan atau procurement bisa seratus persen online?
Sistem Pengadaan Online
Memahami apa yang dapat dilakukan menggunakan sistem pengadaan online untuk perusahaan Anda adalah langkah pertama yang harus dilakukan. Pada dasarnya, sistem pengadaan online memungkinkan perusahaan untuk membuat permintaan, memesan, dan melakukan pembelian menggunakan sistem tertutup untuk keamanan optimal.
Selain itu, online procurement juga mendukung kolaborasi cloud di lingkungan yang aman. Otomatisasi cloud akan memberikan fleksibilitas dan visibilitas bagi para pekerja, baik yang di kantor maupun dari jarak jauh.
Dengan sistem online ini, proses pemeriksaan pemasok, penawaran, dan membandingkan persyaratan dan harga terbaik dapat dilakukan secara real-time agar sesuai dengan kondisi pemasaran global dan persyaratan produksi.
Sehingga, keputusan penting untuk menjaga produksi tetap dapat dilakukan dan dibuat dalam hitungan jam, bukan hari atau minggu. Beberapa hal yang dapat diukur dengan otomatisasi cloud meliputi:
- Menyeleksi dan mengevaluasi pemasok berdasarkan data real-time ketimbang sistem manual atau spekulasi yang sudah ketinggalan zaman.
- Jumlah pemasok untuk memastikan sumber daya yang terjangkau.
- Mengetahui pemasok mana yang bersedia untuk memenuhi pesanan mendesak dengan harga bersaing agar sesuai dengan jadwal produksi.
- Menganalisis tolok ukur industri untuk membandingkan proses pengadaan dan metrik kinerja dengan praktik terbaik industri dalam rangka persaingan.
- Melacak pengeluaran di bawah manajemen untuk menjaga procurement dan AP bekerja sama dengan baik untuk meningkatkan produktivitas dan meningkatkan keuntungan.
- Menentukan return on investment (ROI) dalam pengadaan online untuk mendukung hubungan pemasok yang kuat, produksi tepat waktu, dan harga yang kompetitif.
Keuntungan dari Pengadaan Online
Pengadaan online dapat memberi manfaat yang besar bagi perusahaan seperti siklus pembelian yang lebih pendek untuk menghilangkan keterlambatan pembayaran, membangun hubungan pemasok agar semakin kuat, meningkatkan produksi, dan meningkatkan reputasi merek.
Selain itu, online procurement juga dapat menghemat biaya dengan menghilangkan biaya keterlambatan pembayaran dan berpotensi mendapat diskon untuk pembayaran yang lebih awal. Kontrol inventaris juga akan meningkat dengan data pengadaan online yang terus diperbarui dan tersedia secara real-time. Hal ini bakal bermanfaat untuk membuat keputusan penting.
Keuntungan lain dari e-procurement yaitu cepat mendeteksi potensi masalah dalam pengadaan, sebelum menjadi masalah yang besar. Pembaruan dan pelaporan real-time akan mendorong memberi perusahaan kesempatan untuk mendapatkan penawaran dengan harga terbaik agar tetap kompetitif di semua kondisi global dan pasar.
Selanjutnya, pemeriksaan pemasok akan lebih cepat untuk memastikan produksi bergerak maju tanpa biaya atau gangguan yang tidak perlu. Pengecekan faktur akan lebih mudah untuk memastikan penetapan harga dan penagihan akurat.
E-Procurement mendukung pekerja jarak jauh dengan akses ke data keuangan penting hanya melalui perangkat. Anda juga bisa memastikan keamanan dan meminimalisir penipuan saat melakukan pengadaan barang dan jasa.
Terkait apakah semua proses pengadaan barang dan jasa bisa dilakukan 100 persen online, masih membutuhkan studi dan penelitian lebih lanjut. Selain itu, penerapan 100 persen online ini bergantung pada teknologi yang berkembang.
Langkah awal penerapan online procurement yaitu dimulai dengan memahami berbagai alat yang digunakan untuk mencapai operasi pengadaan online, termasuk platform cloud dan aplikasi yang menawarkan e-procurement.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai aplikasi e-procurement sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.