10 Pertanyaan yang Perlu Diajukan sebelum Anda Memulai Implementasi ERP
Ide enterprise resource planning atau ERP telah berakar sejak tahun 1960-an pada sektor manufaktur dan perencanaan material tahun 1980-an. Sejak saat itu, konsep ERP telah berkembang dalam ruang lingkup yang lebih luas dan teknologi baru yang memungkinkan adanya evolusi signifikan dalam bisnis.
Para pemimpin bisnis memilih perangkat lunak ERP untuk memecahkan berbagai masalah seperti data, laporan, perencanaan dan mengubah sistem manual menjadi otomatis.
Otomatisasi proses bisnis perusahaan dapat mengurangi risiko human errors, menghilangkan duplikasi data, dan menyederhanakan operasi bisnis. Selain itu, perangkat lunak ERP, sebagai platform tunggal untuk informasi bisnis, meruntuhkan dinding virtual antar departemen untuk mendorong kolaborasi.
Perangkat lunak ERP saat ini menawarkan solusi integrasi ke semua data bisnis Anda, serta alat pelaporan yang mendefinisikan dan memberikan indikator kinerja utama, mengukur kinerja dan rencana pertumbuhan perusahaan.
Ketika Anda memilih untuk menggunakan ERP, Anda harus menentukan perangkat lunak mana yang paling sesuai. Sebelum memulai proyek implementasi ERP, berikut 10 pertanyaan yang perlu diajukan:
- Apakah kemampuan sistem Anda saat ini tak sesuai dengan yang Anda butuhkan?
Jika Anda menjalankan sistem ERP versi lama, Anda tidak harus menghapusnya. Namun, jika aplikasi ERP sudah digunakan selama lebih dari 10 tahun, mungkin sistemnya sudah mulai ketinggalan zaman. Kemungkinan sistem ini sudah kehilangan kemampuan penting, termasuk akses data real-time, AI, dan integrasi tanpa batas – serta peluang bisnis yang dapat dibuka dengan teknologi baru.
- Apakah perusahaan Anda membutuhkan integrasi data yang lebih baik?
Sebagian besar perusahaan menggunakan CRM, akuntansi, otomatisasi pemasaran, dan aplikasi lain untuk menjalankan bisnis. Jika sistem ini tidak terintegrasi, Anda tidak dapat membuat keputusan berdasarkan informasi data real time.
Selain itu, Anda juga tidak dapat menggunakan data untuk memantau operasi dan mendorong pengembangan produk dalam bisnis Anda. Banyak perusahaan akan menggabungkan integrasi sistem, tetapi integrasi ini rapuh dan membutuhkan perawatan yang konstan.
- Apakah sulit melakukan upgrade?
Semakin tua suatu sistem, semakin banyak yang disesuaikan atau di-upgrade. Masalahnya, seringkali saat karyawan yang mengurus ERP resign, dia tidak sempat mentransfer ilmunya tentang sistem ERP perusahaan ke staf yang menggantikannya.
Akibatnya, ketika vendor perangkat lunak ERP merilis pembaruan baru, Anda harus menguji semuanya untuk memastikan pembaruan tersebut tidak akan merusak sistem. Anda juga harus mengidentifikasi setiap penyesuaian terlebih dahulu. Sedangkan perubahan teknologi yang kian canggih dan ekstensif, terkadang membuat pemutakhiran sistem menjadi sulit atau tidak mungkin sama sekali.
- Bisakah decision-makers mendapatkan data yang mereka butuhkan?
Pemangku kepentingan sering membutuhkan laporan akuntansi, seperti laporan laba rugi, untuk membuat keputusan. Jika pembuat keputusan harus menunggu untuk mendapatkan laporan ini, berarti data penting tidak dapat diperoleh saat mereka membutuhkannya.
- Apakah proses bisnis Anda berantakan?
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari investasi ERP, Anda harus memiliki proses bisnis yang efisien. Di banyak perusahaan, proses bisnis telah berkembang dari waktu ke waktu dengan sedikit atau tanpa dokumentasi. Bahkan untuk sesuatu yang sederhana seperti menyetujui pesanan pembelian.
- Apakah data Anda “kotor”?
Semakin lama Anda memiliki sistem ERP, semakin besar kemungkinan Anda mengumpulkan informasi duplikat dan usang. Sebelum Anda memindahkan data ke sistem baru, Anda harus menghapus duplikat dan memastikan data yang akan dipindah ke sistem baru, benar.
- Apakah ERP Anda saat ini tak dapat diubah dan ditingkatkan?
Jika Anda berencana memperluas pangsa pasar, Anda mungkin perlu melihat sistem ERP baru. Dan jika tujuan bisnis mengharuskan penggunaan data real time, akses seluler kepada karyawan, atau mengintegrasikan dengan teknologi baru seperti IoT, sistem yang sudah ketinggalan zaman kemungkinan tidak dapat mendukung kemampuan tersebut.
- Apakah karyawan akan bergabung?
Tidak mungkin karyawan Anda akan senang dengan perubahan dalam proses kerja mereka sehari-hari dan kebutuhan untuk mempelajari sistem baru. Mengkomunikasikan manfaat sistem baru dan menawarkan pelatihan yang tepat, akan sangat membantu agar mereka dapat sepenuhnya bergabung dalam sistem baru ini.
- Akankah pemimpin bisa mengadopsi sistem baru?
Tidak ada sistem ERP baru yang berhasil diadopsi tanpa kepemimpinan yang penuh komitmen dan antusias. Pastikan eksekutif Anda memahami manfaat bisnis dari sistem ini. Dan pastikan Anda mendapatkan dukungan eksekutif yang diperlukan untuk menjalankan proyek ERP ini.
- Apakah Anda berhasil memilih dan mengimplementasikan ERP?
Dibutuhkan evaluasi dan beberapa solusi untuk memastikan sistem ERP ini cocok untuk perusahaan Anda. Proses yang panjang dan seringkali menantang ini mungkin tidak boleh dilakukan dengan menggunakan tim internal. Pengalaman menunjukkan bahwa hanya sedikit perusahaan yang memiliki pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan.
Demikian 10 pertanyaan yang harus diajukan sebelum memulai proyek software ERP Anda.
Sistem ERP terus melakukan perkembangan dan penyesuaian agar dapat memenuhi segala kebutuhan bisnis perusahaan yang bervariasi. FORCA ERP yang diluncurkan oleh SISI dapat menjadi pilihan anda untuk mengimplementasikan ERP sebagai solusi bisnis perusahaan berdasarkan industri Anda.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai layanan software ERP sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.