5 Tahapan Implementasi E-Procurement yang Perlu Anda Perhatikan
E-procurement bukan sekadar aplikasi perangkat lunak, tetapi program pendukung utama transformasi digital yang strategis. Fungsionalitas dan kegunaan dari perangkat lunak ini adalah dasar yang sangat penting untuk keberhasilan dari solusi e-procurement.
Namun, kesuksesan implementasi e-procurement membutuhkan lebih dari sekadar fungsionalitas. Proses ini membutuhkan pendekatan sistematis untuk mempersiapkan dan desain proyek e-procurement secara keseluruhan dengan mengambil pendekatan solusi bisnis yang lengkap.
Waktu dan proses implementasi software e-procurement untuk suatu perusahaan bergantung pada berbagai faktor seperti persyaratan procurement, jumlah pengguna yang akan menggunakan software e-procurement, dan apa saja sistem yang sudah Anda gunakan seperti ERP dan software bisnis lainnya.
Menerapkan perangkat lunak atau software e-procurement dapat menjadi tantangan, tetapi terdapat 5 tahap yang dapat Anda gunakan untuk mempermudah implementasi software e-procurement di perusahaan Anda.
- Persiapan dan pemetaan data master
Hal pertama dan terpenting yang perlu dilakukan tim Anda adalah menyiapkan data master. Hal ini penting karena data master adalah komponen inti, seperti perangkat lunak pengadaan lainnya. Mempersiapkan dan memetakan data master akan memungkinkan Anda untuk cepat memigrasi pengadaan perusahaan Anda.
Data master terdiri dari data yang menggunakan penomoran dan penamaan unik dari barang dan jasa yang dibeli secara rutin. Penamaan dan nomenklatur produk harus dibuat secara konsisten di seluruh perusahaan dan unit bisnis Anda. Sehingga item yang sama dicatat dengan kode dan nama yang sama di setiap transaksi.
Data master juga terdiri dari data seluruh pemasok di perusahaan Anda. Sehingga Anda akan dengan mudah menemukan data pemasok saat akan melakukan proses pengadaan barang dan jasa.
Anda juga bisa mengumpulkan data terkait kategori barang dan jasa yang diklasifikasikan sesuai kebutuhan. Hal ini bertujuan untuk pelaporan dan analisis serta perencanaan dan penganggaran barang dan jasa.
Data master juga bisa berupa struktur organisasi termasuk dalam proses pengadaan barang dan jasa. Hal ini membantu Anda dalam mengetahui secara cepat terkait pemberi izin dan alur kerja procurement. Struktur organisasi dapat mencakup kantor pusat, kantor cabang dan regional, unit bisnis dan departemen, unit dan tim fungsional yang terpisah, dan unit pengadaan independen lainnya dalam keseluruhan perusahaan Anda.
Selain itu, masih ada data master berupa semua tingkat pengguna sistem seperti eksekutif, manajer, audit, keuangan, agen pengadaan, pembeli, penjaga toko, dan pengguna akhir. Ada juga data sejarah transaksi yang dilakukan, barang yang dibeli, dan pemasok yang terlibat memungkinkan Anda menetapkan dasar untuk pengadaan Anda di masa mendatang.
- Tentukan format dokumen dan buat template untuk pengadaan
Untuk merampingkan proses pengadaan dan meminimalisir tugas yang berulang, sebaiknya Anda membuat template dokumen untuk formulir permintaan dan pesanan pembelian.
Dokumen pengadaan barang dan jasa terdiri dari bagian header yang berisi nama, logo, dan detail kontak perusahaan Anda bersama dengan nomor dokumen, nama dan penunjukan individu yang membuat dokumen, dan tanggal dokumen.
Selanjutnya, berisi tagihan yang mencantumkan barang dan jasa yang Anda beli, jumlahnya, dan catatan dan detail tambahan. Terakhir, ada footer yang berisi syarat dan ketentuan pembelian, termasuk syarat pengiriman dan syarat pembayaran.
- Uji coba
Tahapan selanjutnya yaitu menjalankan uji coba sistem untuk beberapa kategori. Tujuan dari uji coba ini adalah untuk mengidentifikasi kendala utama yang dihadapi tim dalam menjalankan sistem. Anda juga bisa mengajukan pertanyaan kepada pemasok bahkan jika diperlukan, Anda bisa mendapatkan pelatihan terkait penggunaan sistem ini.
Selama masa uji coba, Anda bisa mencoba menjalankan siklus atau tahapan pengadaan barang dan jasa yang mencakup:
- Membuat permintaan pembelian yang terdiri dari item yang Anda butuhkan.
- Membuat permintaan penawaran (RFQ) dan mengundang pemasok untuk mengajukan penawaran.
- Meninjau penawaran menggunakan lembar perbandingan untuk membuat keputusan pembelian.
- Menerbitkan pesanan pembelian ke pemasok dengan penawaran terbaik.
- Mencatat penerimaan barang di sistem.
- Mencocokkan dokumen setelah Anda menerima faktur dari pemasok.
- Ekspor faktur dan utang dari sistem untuk diproses lebih lanjut (misalnya dengan mengimpor ke sistem akuntansi Anda).
Ini hanyalah dasar atau tahapan umum untuk proses pengadaan barang dan jasa. Setiap perusahaan memiliki proses pengadaan barang dan jasa yang berbeda-beda yang didasarkan pada aturan di perusahaannya.
- Integrasi dengan perangkat lunak lain
Jika pengguna merasa nyaman menggunakan sistem utama dan data master yang telah dibuat, Anda dapat memilih untuk mengintegrasikan e-procurement Anda dengan perangkat lunak lain yang Anda gunakan seperti sistem ERP Anda datau solusi manajemen inventaris, atau perangkat lunak akuntansi dan keuangan.
- Go live
Setelah implementasi selesai, Anda dapat menayangkan dan meningkatkan penggunaan sistem di semua unit dan kategori bisnis.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai pengadaan atau e-procurement sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.