8 Fitur yang Harus Ada dalam E-Procurement dan Kelebihannya bagi Bisnis Anda
Perangkat lunak e-procurement telah menjadi topik hangat selama beberapa tahun terakhir dan akan menunjukkan tanda-tanda pertumbuhan eksponensial pada 2026. Pertumbuhan ini terjadi saat semakin banyak pebisnis memahami manfaat e-procurement yang mampu mengotomatiskan setiap tahapan proses pengadaan.
Berbiaya rendah, anggaran yang akurat, dokumen yang lebih sederhana, hubungan pemasok yang lebih baik, alur kerja yang efisien, proses bisnis yang transparan, dan insight bisnis yang mudah dikerjakan adalah beberapa manfaat dari penerapan sistem e-procurement.
Beberapa fitur umum yang harus dimiliki e-procurement adalah penyimpanan terpusat, pelacakan saat remote, kolaborasi real time, katalog terbaru, analisis pembelanjaan proaktif, integrasi tanpa batas, dan alur kerja otomatis.
Saat ini pasar telah penuh dengan berbagai macam perangkat lunak e-procurement. Untuk mengidentifikasi perangkat lunak terbaik untuk bisnis Anda, Anda perlu melihat lebih dekat apa yang ditawarkan setiap sistem tersebut. Berikut delapan fitur yang harus dimiliki dari perangkat lunak e-procurement.
- Penyimpanan terpusat
Dengan database berbasis cloud yang mudah diakses oleh semua pemangku kepentingan, manajer pengadaan akhirnya dapat mengucapkan selamat tinggal pada model spreadsheet yang konvensional namun tidak berfungsi dengan optimal. Ketika semua data terkait pengadaan disimpan di lokasi terpusat, redundansi data berkurang, dan begitu pula kebutuhan akan intervensi manual terhadap data.
- Pelacakan proses
Pelacakan adalah bagian integral dari proses pengadaan, baik itu manajer pengadaan yang melacak pengeluaran atau menganalisis kinerja real-time pemasok mereka. Data terkini sangat penting untuk pengambilan keputusan yang tepat. Dengan solusi e-procurement, baik pemangku kepentingan maupun manajer pengadaan dapat melacak aspek apa pun dari proses pengadaan hingga pembayaran mereka dengan visibilitas 360 derajat dan kontrol akses berbasis peran.
- Analisis pembelanjaan proaktif
Sistem e-procurement mengumpulkan data pengeluaran dari tempat mereka dan secara otomatis mengklasifikasikan data berdasarkan standar organisasi dan industri. Bisnis dapat menangkap dan mengelompokkan data berdasarkan kategori pembelanjaan (di seluruh pemasok, departemen, produk, dan lainnya) dengan laporan yang kaya visual dan dapat disesuaikan.
- Integrasi yang mulus
Proses pengadaan tidak dapat beroperasi dalam silo, dan perlu bekerja bersama-sama dengan perangkat lunak akuntansi, sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), dan sistem pihak ketiga lainnya. Solusi e-procurement dapat bertukar data secara mulus dengan alat pihak ketiga lainnya dengan bantuan integrasi antarmuka pemrograman aplikasi (API) dan konektor bawaan.
- Alur kerja otomatis
Otomatisasi alur kerja pengadaan membantu rute dokumen persetujuan tahapan dan pembelian secara efisien tanpa intervensi manual. Terlebih lagi, alur kerja otomatis ini dapat melacak aspek penting seperti kepatuhan kontrak dan kinerja pemasok, serta mengirimkan peringatan tepat waktu kepada pemangku kepentingan setiap kali ada potensi pelanggaran.
- Kolaborasi real-time
Saat ini semua perangkat lunak e-procurement menawarkan portal swalayan kepada pemasok, memungkinkan mereka untuk mengomunikasikan pertanyaan mereka langsung di dalam sistem — dan semua informasi ini dapat didokumentasikan untuk referensi di masa mendatang. Terlebih lagi, organisasi dapat berkolaborasi dengan pemasok mereka di seluruh dunia secara real time untuk menanyakan tentang catatan penerimaan barang (goods received notes/ GRN), status utang dagang, dan banyak lagi.
- Katalogisasi
Tim pengadaan tidak lagi harus terus-menerus dengan pemasok untuk menjaga agar katalog mereka tetap mutakhir. Verifikasi otomatis dalam perangkat lunak e-procurement mengirim pemberitahuan ke pemasok pilihan untuk mempercepat pembaruan dan merampingkan manajemen inventaris.
- Pencocokan tiga arah yang akurat
Organisasi dapat menegakkan kepatuhan di seluruh rantai pasokan dan mengendalikan pembelian dengan pencocokan tiga arah otomatis, yang membandingkan faktur dengan pesanan pembelian dan GRN untuk memastikan konsistensi.
Perangkat lunak manajemen pengadaan yang tepat dapat menawarkan banyak manfaat yang sangat diperlukan bagi organisasi mana pun. Ada beberapa manfaat utama yang dapat dinikmati tim pengadaan dengan menerapkan aplikasi e-procurement yang tepat.
Beberapa manfaat tersebut yakni Anda membayar sesuai pemakaian, anggaran yang akurat, dokumen tersimpan aman di cloud, hubungan pemasok yang lebih baik, alur kerja yang disederhanakan, proses bisnis yang transparan.
Saat Anda menjelajahi pasar untuk pilihan perangkat lunak e-procurement, Anda akan mengetahui bahwa banyak sekali pilihan yang tersedia. Sebelum Anda memilih sistem e-procurement, luangkan waktu untuk memahami kebutuhan bisnis Anda. Juga, identifikasi dimana kekurangan proses pengadaan Anda saat ini, dan buat daftar pendek platform e-procurement dengan potensi untuk memenuhi kebutuhan Anda.
Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.