9 Bentuk Transformasi P2P akan Jadi Tren di Era Digitalisasi

Perkembangan IT saat ini sangat dibutuhkan lantaran dunia yang mulai bergerak ke arah digital. Apalagi, pandemi COVID-19 yang menghantam dunia menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi digital sangat dibutuhkan untuk menunjang kerja, pendidikan hingga operasi bisnis.

Belum lagi tren pembelian online yang kian meningkat lantaran hadirnya sejumlah platform digital khusus untuk jual beli. Tentunya perusahaan pun ingin mengadopsi sistem pembelian online ke dalam sistem pengadaan mereka agar lebih praktis.

Salah satu permasalahan yang dihadapi dalam dunia bisnis yaitu proses pengadaan (procurement) yang masih manual. Proses pengadaan masih dilakukan secara konvensional tatap muka. Hal ini menyulitkan dalam memonitor proses pengadaan.

Hingga saat ini, masih banyak perusahaan yang masih mengelola proses procure to pay (P2P) dengan manual dengan pencatatan dokumen pada kertas. Procure to pay adalah proses permintaan, pembelian, penerimaan, pembayaran, dan akuntansi atas barang dan jasa. Istilah procure to pay mengacu kepada proses pembelian hingga pencatatan account payable dan pembayaran dalam suatu kegiatan usaha, bukan teknologi.

Procure to pay hadir untuk solusi dari masalah vendor. Saat melakukan pengadaan barang atau jasa, seringkali perusahaan berhadapan dengan vendor yang cukup banyak dan terjadi kesulitan saat pengumpulan dokumen, kesalahan saat pembuatan dokumen sampai proses pembayaran.

Dengan proses procure to pay yang panjang ini, perusahaan perlu melakukan inovasi agar proses tersebut tidak mengganggu kinerja bisnis perusahaan. Inovasi yang dapat dilakukan agar proses procure to pay (P2P) berjalan dengan lebih efektif dan efisien adalah dengan mewujudkan digitalisasi menggunakan software e-procurement. 

Berikut bentuk-bentuk transformasi P2P yang akan menjadi tren di era digitalisasi:

1. Tumbuhnya minat pada P2P untuk menuju digitalisasi

Menurut konsultan bisnis lintas negara, Harpreet Narula, P2P sudah menjadi topik utama yang bersinggungan dengan e-procurement dan diprediksi akan terus berlanjut di tahun mendatang. Saat ini perusahaan mulai berinvestasi lagi, tetapi alih-alih mempekerjakan jumlah karyawan untuk memproses transaksi, mereka berinvestasi dalam sistem yang mengotomatiskan transaksional dan menyediakan data dan analitis untuk mendukung human resources dalam peran yang lebih strategis. Jika Anda mencari area di mana Anda dapat membuat proses bisnis lebih efisien dan meningkatkan SDM perusahaan secara lebih strategis, P2P adalah tempat yang tepat.

2. Teknologi digital memimpin dalam transformasi P2P

Transformasi P2P melibatkan SDM, proses, dan teknologi. Hal ini diungkapkan oleh Bob Derocher dan Tim Yoo dari Grup Hackett. Apa yang mulai kita lihat adalah bahwa organisasi yang melakukan transformasi ini justru mampu memimpin dengan teknologi, karena beberapa alasan. Pertama, karena mereka melihat digitalisasi di seluruh bisnis, dan berusaha memenuhi harapan yang ditetapkan oleh teknologi konsumen. Namun, kami telah mencapai titik kritis di mana orang benar-benar percaya bahwa mereka dapat mendigitalkan seluruh sumber mereka untuk proses pembayaran.

Mendapatkan 100 persen faktur elektronik, 100 persen pesanan pembelian elektronik, mengeluarkan kertas dari proses secara keseluruhan selalu menjadi tujuan, tetapi sulit untuk mewujudkan pernyataan visi yang lebih agresif tanpa platform teknologi sebagai tulang punggung. Sekarang, kita telah sampai di mana orang tidak hanya membicarakannya, mereka melakukan itu dan banyak lagi. Mereka menggunakan kecerdasan buatan untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik dari semua data yang dapat mereka kumpulkan, dan menggunakan RPA untuk mengotomatiskan tugas berulang yang tidak strategis.

Para pelaku bisnis akhirnya mulai percaya, dan kami telah melihat lebih banyak permintaan bantuan dengan transformasi pengadaan digital dalam enam bulan terakhir daripada yang pernah kami alami.

3. Penyimpanan data cloud semakin meningkat

Sepuluh atau bahkan lima tahun yang lalu, orang berpendapat bahwa mereka harus memiliki satu sistem yang melakukan segalanya di seluruh perusahaan. Sekarang CFO akhirnya merasa nyaman dengan keamanan di cloud, organisasi menjadi kurang terpikat pada megasuite, dan lebih terbuka untuk mempertimbangkan solusi cloud terbaik untuk menangani proses bisnis end to end seperti P2P.

Salah satu alasannya adalah karena teknologi menjadi lebih baik, jadi integrasi menjadi lebih mudah. Meski begitu, cara orang berpikir tentang hal itu sekarang adalah bahwa meskipun integrasi teknologi agak sulit, itu seharusnya tidak lagi menjadi hambatan untuk mendapatkan sistem yang tepat untuk pekerjaan itu.

4. Perubahan organisasi

Organisasi yang memiliki platform Source to Pay modern akan mencari jalan baru untuk mengembangkan struktur organisasi pengadaan bahkan IT untuk mengekstraksi nilai yang lebih besar dari investasi mereka.

Para praktisi telah merenungkan hal ini selamanya. Namun, teknologi modern mendorong percakapan ke ranah yang lebih praktis. Saat Anda menerapkan platform baru, Anda akan meningkatkan proses, memperbarui kebijakan, dan menawarkan manfaat kepada pemangku kepentingan melalui kemenangan awal yang terukur. Namun, setelah debu mengendap pada implementasi dan dukungan alat baru ini, realisasinya ditetapkan dalam program lebih lanjut dan perubahan SDM menjadi keniscayaan dan perlu terus dimatangkan.

Apa pun pilihan yang Anda buat, adopsi platform digital memungkinkan Anda untuk berkonsentrasi pada hasil bisnis daripada transaksi.

5. Katalog untuk semuanya

Manifestasi terbaru dari efek Amazon adalah bahwa klien mencoba mencari cara untuk membuat katalog untuk semua yang mereka beli—barang, layanan, semuanya. “Kami bekerja awal tahun ini dengan perusahaan minyak dan gas besar yang menerapkan 1.000 katalog plus—dan tidak semuanya untuk barang,” ujar konsultan manajemen Grup Hackett, Bob Derocher.

Ada langkah untuk menghadirkan pengalaman keranjang belanja yang sesungguhnya, tidak hanya untuk hal-hal seperti perlengkapan kantor dan perangkat keras IT. Hal ini menghasilkan kolaborasi yang kuat dengan pemasok untuk mengomunikasikan penawaran mereka sedemikian rupa sehingga dapat dimasukkan ke dalam katalog, dan ke dalam keranjang belanja.

6. Waralaba transformasi e-procurement global

Perusahaan semakin menyadari manfaat investasi dalam e-procurement, termasuk perusahaan global yang dilengkapi dengan lini bisnis dan operasi di berbagai wilayah dan lusinan negara. Hal ini diungkapkan oleh Jim Kandilas, The Shelby Group.

Perusahaan-perusahaan ini beroperasi dengan berbagai kompleksitas, apakah itu peraturan, terkait pajak atau hanya kondisi operasi yang berbeda dan menantang. Namun, sulit bagi organisasi untuk mendorong perubahan secara regional apalagi secara global. Seiring berjalannya waktu, ada banyak perubahan, inilah alasannya.

Secara historis, transformasi teknologi e-procurement akan dikelola “di dalam negeri”, di mana persyaratan, desain, dan konfigurasi akhirnya dipesan lebih dahulu untuk negara atau wilayah tersebut. Tim-tim ini sering menyukai gaya dan preferensi negara tersebut, yang mengorbankan manfaat standarisasi global.

Saat ini, tim konsultan Shelby melihat tren ke arah apa yang disebut waralaba transformasi teknologi. Konsultan ini membimbing perusahaan menuju perakitan tim proyek inti global. Pikirkan tim inti ini sebagai Pelaksana Proyek Global dan Duta Perubahan. Mereka bertanggung jawab untuk membangun 80 persen atau lebih umum, program inti global yang diadopsi secara luas, sementara bermitra dengan sumber daya dalam negeri untuk sekitar 20 persen sisanya.

Contohnya, misal membuat menu McDonald’s untuk seluruh dunia, yang mencakup 80 persen kebutuhan semua orang dan memetakan ke tujuan di seluruh perusahaan, dan mengelompokkan sisanya. Anda akan menawarkan burger dan kentang goreng di mana-mana, tetapi jika Anda membutuhkan sepiring sayuran, kami dapat membuatkan Anda sepiring sayuran. Jika ingin ekstra keju, kita bisa menambahkan keju ekstra. Perbedaan utamanya adalah, kita tidak akan memulai dengan mengatakan, “Hei, kamu mau makan apa?” Ini membutuhkan perencanaan yang matang di awal, tetapi memberikan hasil yang jauh lebih terukur dan diinginkan untuk perusahaan secara keseluruhan.

7. AI, AR, dan VR membuat terobosan

Kecerdasan Buatan (AI), Augmented Reality (AR), dan Virtual Reality (VR) akan memengaruhi fungsi pengadaan pada tahun mendatang. Sudah banyak contoh proyek di ritel dan manufaktur. Belum ada yang ahli dalam hal ini; kebanyakan perusahaan baru mulai memikirkan apa yang akan mereka lakukan dengan teknologi ini. Perusahaan teknologi besar berinvestasi besar-besaran di bidang ini, dan ada banyak startup yang didukung ventura di luar sana juga. Basis pasokan berkembang pesat.

Anda perlu memikirkan tidak hanya tentang bagaimana menggunakan teknologi ini dalam fungsi pengadaan, tetapi yang lebih penting, pertimbangkan kebutuhan apa yang akan segera dimiliki pelanggan internal Anda. Departemen pengadaan perlu mulai memahami aplikasi dan pasar pasokan di seluruh unit dan fungsi bisnis mereka, dan mengembangkan keahlian untuk memimpin dan mendampingi pelanggan internal mereka dalam perjalanan AI/AR/VR mereka. Semakin dini perusahaan dapat mulai bersiap untuk ini, semakin baik.

8. Mempertimbangkan aktivitas M&A 

Pemotongan tarif pajak perusahaan akan membebaskan banyak uang tunai, dan memungkinkan uang tunai luar negeri dipulangkan dengan tarif pajak yang jauh lebih rendah. Itu berarti kemungkinan akan ada lebih banyak aktivitas merger & acquisition (M&A). Organisasi pemasok di perusahaan yang kemungkinan besar akan melakukan pembelian harus dipersiapkan sehingga mereka dapat dengan cepat memanfaatkan peningkatan leverage yang akan mereka miliki di pasar pasokan. Mereka juga perlu mempersiapkan secara internal seperti apa struktur organisasi yang baru.

Mulailah berbicara dengan grup CFO Perusahaan sekarang, dan lihat apa yang mungkin mereka pikirkan. Jika M&A ada di pikiran mereka, apakah mereka memikirkan ekspansi global? Apakah mereka akan membeli perusahaan lain atau memperluas di luar jangkauan itu? Tidak pernah terlalu dini untuk memikirkan bagaimana Anda dapat menyusun organisasi global, mendukung produk baru, dan berintegrasi dengan cepat dan efektif.

9. Investasi dalam pelatihan

Mengingat sifat pengadaan yang berubah dan kebutuhan untuk digitalisasi, perusahaan berusaha meningkatkan keterampilan SDM, dan mereka tidak menemukan sumber daya baru yang cerdas digital yang mereka butuhkan untuk melakukan itu. Hal ini tidak hanya berlaku untuk pengadaan. Keuangan juga kadang bermasalah.

Salah satu hasilnya adalah investasi di kelas atau sertifikasi untuk mencoba membantu mengisi kesenjangan itu. Jika Anda membutuhkan SDM pengadaan yang terlatih dalam teknologi digital atau analisis mendalam, dan Anda tidak dapat menemukannya di pasar, Anda mungkin harus membangunnya sendiri.

Dari semua bentuk transformasi tersebut, tidak ada artinya jika sebelum menerapkan P2P melalui e-procurement tidak memperhatikan kebutuhan perusahaan. Beberapa aplikasi e-procurement dalam negeri juga sudah banyak tersedia.

Saat ini PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) juga telah menghadirkan aplikasi e-procurement yang dinamai Procsi. Aplikasi ini dapat membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis Anda.

Procsi dihadirkan sebagai solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai pengadaan atau procurement Procsi sebagai solusi bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.