Apa Itu Aanwijzing dalam E-Procurement dan Rincian Pentingnya?
Proses pengadaan barang atau jasa tidak lepas dari proses aanwijzing. Dilihat dari asal katanya, aanwijzing berasal dari bahasa Belanda yang artinya indikasi, instruksi, penugasan, rekomendasi, persiapan, dll.
Jika kita hubungkan dengan dunia pelelangan produk barang atau jasa, maka aanwijzing adalah suatu proses dalam hal pemilihan penyedia produk barang atau jasa yang dikerjakan oleh suatu tim atau pejabat pengadaan dan dilakukan paling cepat selama tiga hari selama pengumuman agar bisa memperjelas dokumen atau pengadaan produk barang atau jasa.
Tahapan aanwijzing ini akan berisi informasi terkait detail pekerjaan atau proyek yang akan ditenderkan. Untuk itu, aanwijzing adalah salah satu proses yang paling penting dan wajib diikuti oleh setiap peserta pelelangan.
Bila ada peserta yang tidak mengikuti proses aanwijzing, maka peserta tersebut akan lebih kesulitan untuk memahami proyek pengadaan barang atau jasa yang akan diikuti.
Akibatnya, ada potensi mereka tidak bisa memenuhi dokumen pengadaan barang atau jasa yang sudah diumumkan karena adanya kesalahan dari penjelasan yang dilakukan dalam proses aanwijzing.
Pada tahapan aanwijzing, pada umumnya penjelasan yang akan diutarakan oleh pihak panitia lelang adalah mencakup hal yang substansial, yakni ruang lingkup pekerjaan, cara pemilihan, persyaratan dan juga tata cara penyampaian dokumen penawaran, administrasi dan teknis, anggaran biaya, kerangka acuan kerja (KAK), dll.
Jika ketika pemberian penjelasan nanti ada perubahan rencana kontrak dan atau perubahan spesifikasi, dan atau gambar dan atau nilai total HPS, maka sebelumnya harus mendapatkan persetujuan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebelum pada akhirnya dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan.
Apabila ternyata PPK tidak bisa menyetujui adanya ulasan perubahan, maka pihak Unit Layanan Pengadaan (ULP) bisa menyampaikan keberatan PPK ke Pengguna Anggaran (PA) atau Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) agar bisa diputuskan lebih lanjut.
Nah, berdasarkan penjelasan tersebut, maka setiap calon penyedia barang atau jasa sudah seharusnya untuk tidak mengabaikan setiap kegiatan aanwijzing yang sudah diagendakan oleh panitia pelelangan. Dengan mengikuti kegiatan aanwijzing, maka setiap peserta lelang akan lebih mudah dalam memahami secara langsung substansi dokumen pengadaan dan juga berbagai perubahan yang ada di dalamnya.
Sebagai salah satu upaya dalam melengkapi pemahaman seperti apa yang dimaksud, maka Anda juga harus mencermati berita acara pada aanwijzing agar bisa mengantisipasi setiap kemungkinan adanya penjelasan yang sifatnya krusial dan mungkin terlewat ketika melakukan kegiatan aanwijzing.
Mengabaikan atau tidak menghadiri kegiatan aanwijzing bisa berujung fatal untuk calon penyedia. Karena, kemungkinan besar mereka akan dicoret sebagai peserta lelang dan dianggap tidak mampu mengakomodir berbagai hal yang sudah disepakati dalam aanwijzing walaupun secara substansial proposal yang sudah diajukan dinilai bagus.
Salah satu contohnya, sebagai berikut: Dalam suatu dokumen pengadaan yang diberikan oleh pihak panitia lelang telah dijelaskan bahwa batas akhir penawaran adalah 16 Mei 2009 jam 13.00 WIB.
Namun, pada saat aanwijzing, ternyata terjadi perubahan batas akhir pemasukan dokumen yang sudah disepakati bersama, yakni pada tanggal yang sama namun tenggat waktu dipercepat menjadi jam 11.00 WIB.
Perusahaan PT ABC yang sudah memenuhi berbagai dokumen persyaratan dan penawaran dibanding dengan peserta lelang lainnya ternyata menghiraukan kegiatan aanwijzing, dan mereka juga tidak benar-benar memerhatikan berita acara aanwijzing yang sudah disiapkan oleh pihak panitia lelang.
Nah, karena di dalamnya masih mengacu pada dokumen lelang yang belum bisa diperbarui dengan berita acara penjelasan atau aanwijzing. Maka perusahaan tersebut memasukkan dokumen penyerahan hampir jam 13.00 WIB, yang artinya mereka ditolak karena pemasukannya sudah melebihi jam yang sudah sebelumnya diperbarui menjadi jam 11.00 WIB. Dengan begitu, mereka dianggap gugur oleh panitia.
Nah, berdasarkan ilustrasi sederhana tersebut, maka sudah seharusnya seharusnya penyedia tidak lagi mengabaikan kegiatan aanwijzing. Agar tidak terkena masalah yang sepele yang bisa mengakibatkan kerugian fatal.
Jadi, berdasarkan pengertian dan contoh yang sudah dijelaskan di atas, bisa kita tarik kesimpulan bahwa aanwijzing adalah salah satu tahapan yang paling penting dalam proses tender pengadaan barang atau jasa. Ketika mengemban tugas untuk menjamin hal ketersediaan barang dan jasa, maka proses aanwijzing adalah salah satu hal yang harus dan wajib dilakukan setelah para peserta tender sudah berhasil ditetapkan.
Hal-Hal yang Disepakati Pemilik dan Peserta Tender dalam Aanwijzing
Proses aanwijzing diselenggarakan agar terjadi kesepakatan ataupun consensus antara pemilik dan para peserta tender. Beberapa hal yang disepakati tersebut adalah sebagai berikut:
- Lingkup Pekerjaan Proyek Dijelaskan di Proses Aanwijzing
Seluruh peserta harus memahami ruang lingkup pekerjaan yang diikuti di dalam lelang. Hal ini dilakukan agar bisa mengukur apakah setiap peserta tersebut mampu menyediakan atau mengerjakan pekerjaan tersebut.
- Metode Pemilihan dalam Proses Aanwijzing
Pihak penyelenggara dalam hal ini ini menentukan cara yang dipilih oleh peserta lelang yang nantinya akan lolos. Cara ini biasanya akan didiskusikan terlebih dahulu oleh seluruh anggota panitia sampai dengan pejabat PPK atau Pejabat Pembuatan Komitmen.
- Cara Penyampaian Dokumen Penawaran
Dokumen penawaran yang ada dalam e-procurement akan diunggah oleh para peserta pada web yang sudah ditentukan sebelumnya. Umumnya di dalamnya akan tercantum dan tanggal dan juga batas akhir unggahan dokumen penawaran. Peserta yang mengunggah berkas melebihi batas waktu yang sudah tertera akan dieliminasi secara otomatis.
- Kelengkapan Dokumen Terlampir untuk Proses Aanwijzing
Seluruh dokumen yang dijadikan sebagai syarat umum harus diunggah. Hal tersebut akan menunjukkan bahwa peserta sudah memenuhi syarat yang sudah diajukan.
- Metode Evaluasi Aanwijzing
Nantinya, pihak penyelenggara akan melakukan evaluasi pada seluruh dokumen yang sudah diserahkan oleh peserta. Perusahaan peserta yang sudah lolos seleksi kemudian akan memasuki tahapan selanjutnya.
- Beberapa Hal yang dapat Menggugurkan Peserta
Nantinya, pihak penyelenggara akan mencari kekurangan atau kelemahan secara detail yang sekiranya mampu menggugurkan pihak peserta. Sebab, pada umumnya dalam pengadaan hanya akan dipilih satu pemenang saja.
- Jenis Kontrak yang akan Disepakati
Pada umumnya, terdapat dua jenis kontrak yang harus disepakati, yaitu Stakes of Procurement Contracts dan Fixed Procurement Contracts. Stakes of Procurement Contracts adalah suatu kontrak yang merinci seluruh syarat dan ketentuan untuk setiap proyek pengadaan. Biaya dalam pembuatan kontrak ini umumnya tidak akurat dan akan mengakibatkan adanya biaya keluar yang lain.
- Fixed Price Contract
Adalah suatu kontrak yang memiliki harga tetap yang mana setiap peserta akan sepakat dalam hal menyediakan produk barang dan jasa dengan nilai kontrak yang sebelumnya sudah ditetapkan. Biaya tersebut berada diluar dari biaya peralatan, biaya materi dan juga biaya tenaga kerja.
- Besaran Nilai, Jangka Waktu dan Jaminan Proyek
Pihak penyelenggara harus bisa menentukan masa berlaku kontrak yang sekiranya wajar atau lumrah dan mampu dipenuhi oleh peserta. Besaran nilai tersebut ditentukan oleh penawaran dari peserta ataupun kesepakatan antara pihak peserta dan juga pihak penyelenggara.
Pihak peserta harus mencari penjamin yang mampu mengeluarkan uang untuk jaminan. Umumnya, mereka akan dimintai tolong oleh pihak bank di daerah setempat dengan cara meminta dokumen yang disebut sebagai surat jaminan.
- Syarat-Syarat Lainnya dalam Proses Aanwijzing
Dalam hal ini, setiap peserta harus memperhatikan syarat-syarat lain, seperti adanya permintaan barang ataupun jasa dengan minimal kualitas tertentu. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari peserta dari pengguguran atau diskualifikasi.
Bagaimana jika Lolos Tender tapi Tidak Hadir Aanwijzing
Bila ada peserta yang lolos tender dan diundang pada pertemuan aanwijzing namun tidak hadir, maka peserta tersebut biasanya akan didiskualifikasi. Bahkan beberapa penyelenggara ada yang menerapkan blacklist untuk peserta yang tidak menghadiri pertemuan secara sengaja. Meskipun tentunya hal tersebut tergantung dari kebijakan penyelenggara tender.
Aanwijzing adalah salah satu proses dalam proses procurement. Proses ini diselenggarakan hanya demi memperjelas proyek yang ingin dijalani oleh setiap peserta dan juga memberikan kesempatan bagi para penyelenggara untuk melakukan proses seleksi secara lebih detail.
Namun, proses procurement ini tentunya harus dilakukan dengan manajemen yang baik, salah satunya adalah manajemen keuangan. Kenapa? karena di dalamnya pihak penyelenggara harus bisa membuat anggaran yang tepat untuk menyelenggarakan proses tersebut.
Untuk kebutuhan apilikasi e-procurement, PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi bagi bisnis Anda. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.