Apa Itu E-Procurement dan Bedanya dengan Procurement dan Purchasing Konvensional?

Tuesday, 21 February 2023

E-procurement atau proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik dimulai pada 1980-an seiring dengan perkembangan Electronic Data Interchange (EDI). Satu dekade kemudian, perbaikan dalam EDI memungkinkan organisasi untuk mengembangkan katalog online untuk vendor. 

Saat ini, e-procurement melibatkan segalanya mulai dari evaluasi dan pemilihan pemasok hingga manajemen kontrak, pesanan elektronik, dan pembayaran. E-procurement menggunakan antarmuka web atau beberapa jenis sistem jaringan lain yang menghubungkan pemasok dan pelanggan. Di perusahaan, seorang kepala pengadaan atau departemen pengadaan biasanya menetapkan kebijakan yang mengatur e-procurement bahkan untuk organisasi.

Tujuan menggunakan sistem e-procurement adalah untuk memperoleh produk atau layanan dengan harga terbaik dan pada waktu terbaik. Untuk memenuhi tujuan ini, penting bagi bisnis untuk menjalin hubungan dengan pemasok. Hal ini memungkinkan personel pengadaan untuk menegosiasikan kontrak dengan pemasok. Mereka juga dapat menetapkan pedoman atau batasan seputar anggaran dan pengeluaran dalam platform e-procurement.

 

Apa Itu E-Procurement?

Pengadaan elektronik, juga dikenal sebagai e-procurement adalah proses permintaan, pemesanan dan pembelian barang dan jasa secara online. Seluruh rangkaian tersebut termasuk dalam proses bisnis-ke-bisnis (B2B).

Tidak seperti e-commerce, e-procurement menggunakan sistem tertutup pemasok dan hanya tersedia untuk pengguna terdaftar. E-procurement memfasilitasi interaksi antara pemasok pilihan dan pelanggan melalui penawaran, pesanan pembelian dan faktur.

 

Bagaimana Cara Kerja E-Procurement?

E-Procurement membuat proses pengadaan yang biasanya dilakukan manual dengan tahap yang lebih panjang, bisa lebih efektif dan efisien. Misalnya melalui e-Auctions dan e-Tenders, bertukar kontrak pemasok dan mengisi kuesioner orientasi pemasok, dapat dilakukan dengan online.

Pada e-procurement prinsipnya bekerja dengan menghubungkan berbagai entitas dan proses melalui platform terpusat. Manajemen vendor atau manajemen pemasok adalah salah satu aspek terpenting dari e-procurement. Ini melibatkan manajemen hubungan pemasok dan manajemen informasi pemasok.

 

Beda E-Procurement dengan Procurement dan Purchasing Konvensional

Perbedaan mendasar antara e-procurement dengan procurement, tentu saja terletak pada proses pengadaan yang berlangsung secara online pada e-procurement. Berikut penjelasan untuk masing-masing dalam poin-poin kuncinya.

 

Poin-poin kunci pada pengadaan atau procurement:

  • mengacu pada proses penerimaan barang dan jasa dari pemasok eksternal
  • mencakup segala sesuatu yang terjadi sebelum, selama dan setelah menerima barang dan jasa
  • proses interval yang digunakan dalam lingkungan produksi
  • nilai item lebih penting daripada biaya
  • proses bertujuan untuk mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan spesifik
  • prosesnya termasuk mengidentifikasi kebutuhan, mencari dan menutup kontrak
  • secara proaktif mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan
  • berfokus pada membangun hubungan jangka panjang dengan vendor

 

Poin-poin kunci pada purchasing atau pembelian:

  • kegiatan yang berkaitan dengan pembelian barang dan jasa dari pemasok luar
  • hanya merinci bagaimana barang dan jasa dibeli
  • proses eksternal yang digunakan terutama di lingkungan grosir
  • biaya item seringkali lebih penting daripada nilainya
  • terbatas hanya pada kegiatan membeli barang atau jasa
  • prosesnya termasuk memesan barang atau jasa, mempercepat dan memenuhi pembayaran
  • reaksi terhadap kebutuhan internal
  • berfokus pada transaksi daripada penciptaan hubungan dengan vendor.

 

Komponen kunci lainnya dalam e-procurement meliputi:

  • e-sourcing: definisi persyaratan dan calon pemasok pra-kualifikasi;
  • e-tendering: permintaan informasi, proposal dan penawaran;
  • e-auctioning: mengevaluasi pemasok, negosiasi dan manajemen kontrak;
  • e-ordering dan pembayaran: membuat permintaan dan pesanan pembelian, dan menerima barang pesanan; dan
  • analytics: lihat pengeluaran dan ambil tindakan korektif sesuai kebutuhan.

 

Akhirnya, e-informing sangat penting dalam proses e-procurement. Ini melibatkan pertukaran informasi dua arah antara semua pihak yang terlibat dalam proses untuk menghasilkan hasil yang saling menguntungkan.

Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi, aplikasi e-procurement. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.

Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.