Apa Saja Fitur Procsi untuk Manajemen Tender dan Implementasinya?

Friday, 16 December 2022

Untuk membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis Anda, saat ini telah tersedia berbagai pilihan aplikasi e-procurement yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Salah satunya, PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) juga telah merilis aplikasi e-procurement yang dinamai Procsi.

Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.

Ada empat modul yang ditawarkan Procsi, yakni manajemen vendor, tender, expediting dan invoice. Pada modul manajemen tender, Procsi menawarkan digitalisasi proses pengadaan mulai dari purchase requisition, hingga pelaksanaan pengadaan yang mencakup undangan tender, aanwijzing, quotation, bid opening, negosiasi, evaluasi, hingga penetapan pemenang.

 

Fitur-fitur yang ada dalam manajemen tender meliputi:

  1. Permintaan layanan atau material

Pengadaan barang atau jasa biasanya diawali dengan proses permintaan barang atau jasa atau yang biasa disebut Material atau Service Request (MR/SR) oleh Pemohon. Dalam pengajuan MR/SR, Pemohon telah menentukan bidang MR/SR yang akan dituju MR/SR yang akan diproses. Ketika MR/SR telah dibuat, dan proses persetujuan perlu dilakukan.

  1. Permintaan pembelian atau purchase requisition

Purchase requisition adalah proses permintaan pembelian yang diajukan oleh pihak tertentu untuk pengadaan barang dan jasa. Misalnya, dari pihak Kepala Bagian bisa melakukan proses assignment untuk purchase requisition (PR). Kegiatan PR ini bisa dilakukan secara parsial. E-form purchase requisition memuat detail barang atau jasa yang akan diberikan kepada pembeli (buyer). Setelah itu, akan muncul daftar buyer yang akan dipilih berdasar purchasing grup. Setelah PR diproses, selanjutnya buyer akan menindaklanjuti PR yang sudah dikirim oleh kepala bagian.

  1. Menyusun proposal tender

Dalam proses proposal tender, permintaan pembelian yang diterima oleh Pembeli dapat dilanjutkan melalui proses tender dengan membuat proposal tender yang akan diajukan untuk proses pengadaan.

  1. Prakualifikasi

Proses prakualifikasi merupakan proses opsional berdasarkan persyaratan tender. Proses prakualifikasi dapat ditentukan pada saat pembuatan proposal tender, dan hanya dapat digunakan untuk tender yang menggunakan metode pelelangan umum atau pelelangan terbatas. 

Proses prakualifikasi dapat diikuti oleh Pemohon, mitra yang belum melengkapi dokumen persyaratan pendaftaran sebagai vendor. Hasil dari proses prakualifikasi, Pelamar yang telah lolos tahap prakualifikasi diarahkan untuk segera melengkapi dokumen pendaftaran melalui Vendor Management agar Pemohon dapat diseleksi dalam proses Daftar Undangan Rekanan (DUR) atau Partner Invitation List yang dirilis setelah melewati proses prakualifikasi.

  1. Pemilihan vendor (DUR)

Untuk mengikuti proses tender, proses seleksi Vendor dilakukan dalam proses DUR (Daftar Undangan Rekanan). Daftar Vendor yang dapat dipilih dalam proses DUR tergantung pada proses sebelumnya. Jika proses DUR dimulai dari proses prakualifikasi, maka daftar Vendor yang dapat dipilih oleh Pembeli adalah Vendor yang telah lolos proses prakualifikasi. Sedangkan untuk tender tanpa proses prakualifikasi, daftar Vendor yang dapat dipilih dalam proses DUR didasarkan pada SoS (Scope of Supply) yang dilampirkan pada proposal tender di level header atau SoS di level item.

  1. Pengumuman tender

Pengumuman Tender/Request For Quotation (RFQ) adalah proses pengumuman proposal tender yang telah dilakukan oleh Pembeli kepada Vendor yang dipilih dalam proses DUR. Sebelum Pembeli mengumumkan tender, Pembeli dapat mengecek dan melakukan penyesuaian terhadap jadwal tender yang telah dibuat dalam proses pembuatan proposal tender. Jika jadwal masih sesuai rencana, Pembeli dapat segera mengumumkan undangan tender. Undangan Tender diumumkan secara otomatis berdasarkan jadwal pengumuman yang ditentukan oleh Pembeli. Vendor yang terpilih untuk proses DUR akan menerima undangan dari Procsi untuk mengikuti proses tender.

  1. Aanwijzing

Proses Aanwijzing merupakan tahapan yang digunakan untuk sesi tanya jawab antara Vendor dan Pembeli mengenai proses tender. Proses Aanwijzing bersifat opsional dalam tender. Sehingga pada saat membuat proposal tender dimungkinkan untuk memilih untuk tidak melakukan proses Aanwijzing.

  1. Harga Penawaran

Proses Penawaran atau pemberian penawaran hanya dapat dilakukan oleh Vendor yang telah terdaftar dalam tender dan menyatakan bersedia untuk mengirimkan penawaran. Pengajuan penawaran yang telah diajukan dapat dimutakhirkan oleh Vendor selama jadwal Penawaran masih tersedia. Pengajuan penawaran tergantung pada jenis Penempatan Pesanan yang dipilih oleh Pembeli, apakah berlaku per item atau paket. Jika penawaran dirinci (per item), Vendor tidak diharuskan untuk mengajukan penawaran untuk semua item yang ditenderkan. Jika berupa paket, Vendor wajib mengajukan penawaran untuk semua barang yang ditenderkan.

  1. Pembukaan penawaran

Proses Pembukaan Penawaran dilakukan untuk melihat penawaran yang telah diajukan oleh Vendor. Tombol pembukaan tawaran hanya aktif ketika tanggal penutupan telah lewat.

  1. Evaluasi

Proses evaluasi dalam pengelolaan Tender dibagi menjadi tiga tahap, yaitu evaluasi administrasi, evaluasi teknis, dan evaluasi komersial. Daftar vendor yang dievaluasi tergantung dari hasil evaluasi sebelumnya. Dalam evaluasi teknis, Pembeli dapat memilih apakah proses evaluasi dilakukan sendiri, atau memilih untuk menyerahkannya kepada tim evaluator di bidangnya masing-masing. Dan untuk Vendor yang telah lolos ke tahap evaluasi komersial akan diurutkan berdasarkan hasil nilai dari yang tertinggi hingga yang terendah.

  1. Negosiasi

Proses negosiasi digunakan untuk mendapatkan nilai penawaran terbaik yang diajukan oleh Pembeli kepada Vendor. Proses negosiasi diajukan oleh Pembeli, dan hanya Penjual yang akan memberikan penawaran harga dan waktu pengiriman.

  1. Awarding

Proses awarding untuk menentukan Vendor sebagai pemenang tender. Dalam E-Procurement, jika pada saat membuat proposal tender dipilih metode pemilihan multi pemenang, maka dalam proses Awarding dimungkinkan untuk memilih lebih dari satu pemenang. Dan jika penempatan pesanan yang dipilih adalah itemize (dirinci per item), dimungkinkan untuk memilih pemenang untuk setiap item. Jika dipilih satu paket, maka dalam satu paket hanya bisa dipilih satu pemenang. Setelah Pembeli menentukan usulan pemenang, proses persetujuan akan dilanjutkan oleh Approver.

  1. Lelang

Proses lelang berikut terkait dengan Vendor yang dapat dilakukan melalui proposal tender atau lelang gratis. Jika dalam pembuatan proposal tender pembeli tidak memilih lelang, maka lelang dapat dilakukan dengan lelang gratis yang dapat dikonfigurasi sesuai dengan kebutuhan tender.

  1. Purchase Order

Purchase Order adalah dokumen yang berisi permintaan kebutuhan stok dan dikirimkan dari pembeli ke pemasok. Jenis barang, jumlah, harga, detail, dan nomor pesanan pembelian, semuanya akan tercantum pada dokumen pesanan pembelian.

 

Beberapa tutorial yang bisa diuji coba oleh perusahaan atau organisasi yang tertarik untuk mencoba modul Procsi, tersedia dalam link demo berikut ini.