Apa Saja Hambatan untuk Implementasi E-Procurement yang Sering Dihadapi Perusahaan?

Para eksekutif dan profesional yang bergelut di sektor pengadaan barang dan jasa atau procurement berpandangan bahwa teknologi digital adalah alat yang berguna untuk meningkatkan kinerja, produktivitas, dan efektivitas. Demikian juga dengan implementasi e-procurement dalam sebuah perusahaan.

Saat ini proses implementasi e-procurement memiliki banyak tahapan yang harus dilalui. Meski telah diatur sebaik mungkin, tidak menutup kemungkinan timbulnya masalah dalam setiap tahapan prosesnya.

Zycus, bekerja sama dengan Michigan State University (MSU), menerbitkan sebuah studi The Drivers and Barriers to Effective User Adoption of Procurement Technologies. Studi ini menemukan hambatan terbesar dalam mengadopsi teknologi digital ke sistem e-procurement.

Studi ini ditulis oleh Tobias Schoenherr, profesor supply chain management di MSU. Dia menggabungkan survei dan wawancara 144 orang profesional di bidang procurement dengan menguraikan sejumlah temuan tentang implementasi teknologi pengadaan barang dan jasa ini.

Studi Zycus dan MSU ini menemukan bahwa sejauh ini faktor pendorong utama para perusahaan mengadopsi teknologi dalam pengadaan barang dan jasa yaitu keinginan untuk meningkatkan integrasi dan visibilitas secara internal. Software e-procurement yang paling umum digunakan adalah analisis pengeluaran, manajemen tabungan keuangan, dan manajemen kontrak.

Penelitian ini juga menemukan tantangan terbesar dalam implementasi e-procurement yaitu preferensi staf terkait sebuah sistem, masalah dalam manajemen, kurangnya waktu yang diizinkan untuk mempelajari sistem baru, dan teknologi yang dilihat sebagai pengeluaran daripada investasi.

Selain itu, penelitian ini juga menemukan tantangan tambahan dapat muncul setelah e-procurement diterapkan. Hal ini termasuk para staf atau karyawan yang tak dapat mengoptimalkan kinerja sistem procurement karena tak memiliki pengetahuan yang memadai dan fungsionalitas pelaporan khusus tidak selalu ditawarkan. Mungkin juga ada biaya uang muka dari pemasok yang tinggi dan masalah validitas data.

Untuk mengatasi hambatan implementasi di atas, perusahaan harus menyediakan sesi pelatihan formal dan informal menurut studi tersebut.

“Ada banyak umpan balik positif bahwa banyak perusahaan telah mendapat manfaat dari teknologi procurement yang diterapkan dengan baik dan itu luar biasa untuk didengar. Kami juga telah menemukan beberapa masalah seputar implementasi yang akan membantu memandu perusahaan yang ingin menerapkan teknologi pengadaan di masa depan,” kata Vice President of Corporate Development Zycus, Richard Waugh.

Prinsip Implementasi E-Procurement di Indonesia

Implementasi e-procurement di Indonesia berada di bawah payung hukum Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003. Dari tahun ke tahun penggunaan sistem e-procurement semakin meningkat. Pada tahun 2017 LPSE yang menyelenggarakan e-procurement berjumlah 635 yang awalnya hanya berjumlah 11 LPSE saja pada tahun 2008.

Kemudian pada 2017 sebanyak 34 provinsi sudah melaksanakan e-procurement, selanjutnya untuk instansi yang menyelenggarakan e-procurement tahun 2017 mencapai 731 instansi di seluruh Indonesia, realisasi lelang dengan sistem e-tendering tahun 2017 berjumlah 123.542 paket lelang.

E-procurement diciptakan dalam rangka meningkatkan keterbukaan, transparansi, akuntabilitas serta menciptakan prinsip persaingan atau kompetisi yang sehat dalam proses pengadaan barang/jasa. Penerapan e-procurement sebagai sistem pengadaan barang dan jasa memiliki prinsip sebagai berikut:

1. Efisien

Efisiensi berarti pengadaan barang atau jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum.

2. Efektif

Efektif berarti pengadaan barang atau jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya.

3. Transparan

Transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang atau jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh penyedia barang atau jasa yang berminat.

4. Terbuka

Terbuka berarti pengadaan barang atau jasa dapat diikuti oleh semua penyedia barang atau jasa yang memenuhi persyaratan atau kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.

5. Bersaing

Bersaing berarti pengadaan barang atau jasa harus dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang dan jasa yang setara dan memenuhi persyaratan, sehingga dapat diperoleh barang atau jasa yang ditawarkan secara kompetitif dan tidak ada intervensi yang mengganggu terciptanya mekanisme pasar dalam pengadaan barang dan jasa.

6. Adil atau tidak diskriminatif

Adil berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang atau jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan tetap memperhatikan kepentingan perusahaan, instansi atau negara.

7. Akuntabel

Akuntabel berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan pengadaan barang atau jasa sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini dapat membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.

Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.