Bagaimana Implementasi FORCA ERP Meningkatkan Level Bisnis Anda?
Persaingan bisnis yang semakin ketat saat ini mendorong perusahaan untuk memiliki support system teknologi yang juga canggih dalam menjalankan operasional bisnis. Salah satu penerapannya melalui penggunaan software yang mempermudah proses bisnis demi efektivitas dan efisiensi. Enterprise Resource Planning (ERP) diyakini menjadi solusi atas kebutuhan tersebut.
Aplikasi ini terbukti mampu menggabungkan setiap lini proses bisnis mulai dari pembelian, penyimpanan, penjualan, sampai dengan proses pencatatan di bagian keuangan atau akuntansi untuk bisa menghasilkan laporan keuangan yang tidak hanya cepat tapi juga tepat.
Awalnya, ERP merupakan sistem yang lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar (enterprise), namun sekarang juga telah populer di kalangan perusahaan kecil dan menengah.
Strategi Implementasi FORCA ERP
Implementasi ERP kerap disalahpahami menjadi proyek yang menjadi tanggung jawab Divisi IT di suatu perusahaan. Faktor ini sering menjadi penyebab gagalnya implementasi sistem ERP.
Sistem ERP ini merupakan sistem pendukung dalam pengembangan kapabilitas operasional bisnis yang lebih terintegrasi. Stakeholder utama dari inisiatif ini adalah pengguna sistem ERP ini. Setup dan konfigurasi sistem aplikasi yang biasanya menjadi tugas tim IT hanyalah sebagian kegiatan teknis dalam proyek ERP.
Konsultan ERP
Konsultan ERP yang ditunjuk oleh perusahaan diharapkan dapat membantu pelaksanaan implementasi ERP, sehingga perusahaan dapat fokus kepada agenda transformasi, bukan terjebak kepada detail isu teknis sistem ERP.
Bahkan dengan penerapan strategi full managed service atau implementasi sistem ERP dengan pola SaaS juga akan membantu tim IT untuk fokus kepada agenda strategis di bidang IT, dengan tetap memberikan layanan prima kepada business user.
Bagaimana implementasi FORCA ERP bisa meningkatkan level bisnis Anda?
- Buat pilihan pra-implementasi yang tepat
Tips pertama untuk implementasi ERP yang sukses adalah menghindari kesalahan dengan membuat pilihan pra-implementasi yang tepat. Sering kali, perusahaan terburu-buru dalam proses pemilihan mitra dan deal dengan vendor software ERP, namun kemudian mengalami masalah selama fase implementasi proyek.
Oleh karena itu, luangkan waktu untuk menguraikan dengan jelas kebutuhan, keinginan, sasaran, anggaran, dan jadwal, lalu pilih software dan mitra yang paling sesuai.
- Menyusun tim pelaksana
Sistem ERP baru adalah solusi menyeluruh bagi perusahaan, jadi kemungkinan besar digunakan oleh berbagai departemen atau divisi. Pembuatan tim pelaksana perlu mencerminkan keragaman dengan menjadi lintas fungsi dan lintas departemen.
Tentunya setiap tim membutuhkan pemimpin. Pemimpin atau penanggung jawab ini akan menjadi kontak utama untuk semua orang yang terlibat dalam proyek baik secara internal maupun eksternal. Ia harus menjadi jembatan yang mengkoordinasikan tujuan, visi serta menjaga proyek ERP pada jalurnya, mengamankan persetujuan eksekutif, mengevaluasi kemajuan, dan mengukur kesuksesan secara keseluruhan.
- Perencanaan yang realistis
Untuk menjaga agar implementasi ERP tetap pada jalur dan dalam ruang lingkup serta anggaran, tim pelaksana harus membuat rencana proyek berdasarkan tujuan dan sasaran yang jelas dan terukur. Sasaran ini harus diterjemahkan ke dalam tonggak proyek yang dapat dicapai dalam garis waktu yang realistis.
Berbagai uji coba dan fase pengujian harus dimasukkan ke dalam rencana untuk mengantisipasi masalah apa pun yang mungkin terjadi dan mendahului mereka dengan menyempurnakan konfigurasi yang dirancang sebelum sistem ditayangkan. Tim Anda juga harus memikirkan kebutuhan pasca implementasi seperti dukungan dan pemeliharaan.
- Mendapat dukungan penuh dari manajemen atas
Agar implementasi ERP berhasil, transisi harus memiliki dukungan dan komitmen penuh dari manajemen atas. Sistem baru akan menjadi fondasi bagi pertumbuhan masa depan perusahaan dan harus menjadi prioritas utama bagi para eksekutif yang akan menjadi teladan bagi seluruh organisasi, yang kemungkinan besar akan mematuhi kebijakan dan prosedur baru.
- Perencanaan manajemen perubahan
Sistem ERP yang baru dipasang akan mengubah banyak proses dan oleh karena itu akan mengubah cara kerja karyawan. Perencanaan manajemen perubahan akan menjadi faktor utama dalam keberhasilan implementasi.
Pertimbangkan langkah-langkah berikut saat mengembangkan strategi manajemen perubahan. Komunikasikan kepada karyawan tentang perubahan yang akan datang, pastikan untuk menjelaskan manfaat software ERP baru yang akan dibawa ke perusahaan, dan yang terpenting, pekerjaan sehari-hari mereka. Berikan instruksi yang jelas tentang peran setiap orang dalam arah baru yang diambil perusahaan. Bicaralah dengan anggota tim tentang kekhawatiran mereka untuk membantu meringankan dan mencegah mereka menolak perubahan di masa mendatang.
Rajin memberikan tim feedback untuk memperlihatkan kemajuan serta menumbuhkan semangat mereka saat bekerja sekaligus memperkuat implementasi ERP dalam budaya perusahaan.
- Pelatihan
Anda dapat membantu karyawan merangkul teknologi baru dan meningkatkan adopsi pengguna dengan memberikan peluang pelatihan berkelanjutan dan sumber daya yang dapat diakses. Anda bisa menggunakan berbagai metode dan forum termasuk sesi grup, video instruksional, dan pelatihan online. Selain itu, hubungi pengguna yang lebih berpengalaman untuk berbagi tips dan trik mereka tentang cara mendapatkan hasil maksimal dari sistem ERP ini.
- Pengujian
Serangkaian pengujian perlu diulangi untuk menjalankan sistem dengan sempurna. Bersiaplah untuk banyak penyesuaian yang harus dilakukan setelah pengujian awal, lalu jalankan tes pengujian lagi. Tes menjadi lebih canggih di setiap putaran, dan tim implementasi ERP internal perlu merancang skenario dan mensimulasikan menjalankan bisnis. Biasanya, periode pengujian pertama adalah untuk pengoptimalan aturan, keamanan, dan penghitungan kebijakan.
Jika Anda mengalami kendala selama tahap implementasi software ERP, bantuan dari penyedia layanan dapat membantu menyelesaikan masalah dengan lebih cepat dan mudah daripada jika Anda mencoba mencari semua jawaban sendiri.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA ERP, dapat menghubungi kami di sini.