Bagaimana Implementasi Manajemen Vendor demi Profesionalitas dan Transparansi?
Pada penerapan e-procurement, manajemen vendor memegang peranan penting. Terutama di era digital yang serba palsu, bahkan orang rela memakai “topeng” untuk menunjukkan eksterior yang berbeda dengan apa yang ada di dalamnya.
Kita semua tahu ada sisi gelap dari pemakaian topeng; seperti Eric di “Phantom of the Opera,” Stanley Ipkiss di “The Mask” atau penjahat dari Scooby Doo — terkadang topeng dipakai untuk menipu menyembunyikan kebenaran.
Memahami Praktik Penipuan dalam Manajemen Vendor
Lalu apa hubungan upaya menutup-nutupi dengan manajemen vendor? Sebagai contoh, ini pertanyaan simpel, apakah itu terang-terangan atau halus, disengaja atau tidak disengaja, kebanyakan orang agak peduli dengan persepsi tentang siapa kita dan apa yang kita lakukan.
Hal ini terutama berlaku di dunia profesional, ketika mata pencaharian kita secara langsung atau tidak langsung dipengaruhi oleh kesan yang kita berikan. Hal ini berlaku untuk individu, dan sebagai hasilnya, dapat mempengaruhi tim, departemen, dan organisasi. Keberhasilan kami bergantung pada keberhasilan produk kerja kami dan merek kami.
Secara umum, ini membuat tugas memahami kontrol vendor sedikit rumit. Penilaian klien, seperti halnya audit lainnya, tidak dapat dihindari dalam konteks upaya untuk mengungkap masalah Anda. Itu tidak membantu bahwa terkadang auditor memiliki cara berjalan di pintu dan menarik wajah orang dengan asumsi bahwa setiap orang memiliki sesuatu untuk disembunyikan. Bagaimanapun, tugas mereka adalah untuk “mengungkap” atau “menutupi” kebenaran. Jadi, bagaimana kita melakukan uji tuntas vendor kita secara efektif ketika kita tahu bahwa mitra bisnis kita cenderung mengenakan “topeng”?
3 Tips Sukses Menciptakan Transparansi Vendor
Banyak orang tidak terbiasa menanggapi penilaian klien. Sebab, mereka terlihat dan terasa sangat mirip dengan audit lainnya, mereka sering ditangani oleh orang yang sama dan dengan cara yang sama; dengan topeng, dan kerangka apa pun yang disembunyikan dengan aman di lemari.
Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk menciptakan kemudahan dan transparansi yang lebih baik:
- Ingatkan mereka bahwa Anda adalah partner bisnis.
Jelaskan kepada vendor Anda bahwa Anda adalah mitra, bukan regulator. Anda telah berinvestasi dalam layanan mereka dan mempercayakan mereka dengan aset Anda, sehingga kesuksesan mereka sama pentingnya bagi Anda seperti kesuksesan Anda sendiri. Mentalitas “tim yang sama” dapat membantu mengurangi rasa takut akan apa yang mungkin terjadi jika Anda menemukan kerangka. Tentu, pemeriksaan vendor terkadang dapat mengungkap penyebab pemutusan kontrak, tetapi sebaiknya simpan diskusi tersebut untuk skenario terburuk.
- Soroti kepentingan bersama.
Ketika kami menilai vendor dan bertanya tentang kontrol internal mereka, kami pada dasarnya mencoba mencari tahu apakah ada masalah atau kesenjangan. Seperti yang kita ketahui, ini kemungkinan akan mengarah pada sikap defensif dan membatasi seberapa besar keinginan mereka untuk transparan.
Ambil pendekatan bahwa Anda memiliki tanggung jawab untuk melindungi aset dan kepentingan organisasi Anda, dan karena itu hanya tertarik pada apa yang berlaku untuk Anda. Mengetahui bahwa Anda tidak ada di sana untuk membuat pekerjaan yang tidak perlu atau mengintip ke setiap sudut gelap ruang mereka tentu akan meningkatkan kesediaan mereka untuk bekerja dan terbuka dengan Anda.
Sedikit tips untuk Anda, misalnya uji tuntas vendor katering terhadap layanan yang diberikan bukan hanya kunci untuk membina hubungan vendor yang baik, tetapi juga penting dalam manajemen risiko dan alokasi sumber daya yang efektif.
- Tetapkan tujuan kolaborasi.
Saat Anda menetapkan nada kemitraan, ada baiknya untuk mengambil pendekatan yang sama dengan menetapkan tujuan untuk perbaikan dan meningkatkan kontrol. Tentu, Anda mungkin akan meminta mereka membuat beberapa perubahan untuk memenuhi standar Anda, tetapi Anda akan terkejut betapa membantu untuk menyoroti bahwa remediasi kontrol adalah upaya tim.
Mungkin ada hal-hal yang dapat dan harus Anda lakukan secara internal untuk membantu mengatasi kesenjangan kontrol. Ini membuatnya tampak kurang seperti Anda menerobos masuk ke rumah mereka dan memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan, dan lebih seperti Anda memecahkan masalah bersama dengan cara yang praktis.
Sebagai pengingat, praktik bisnis yang etis tidak perlu penipuan. Keterlibatan vendor adalah kemitraan dan mengurangi risiko terkait harus menjadi upaya tim. Jadi, tandatangani NDA, buka topengnya, dan mulai berbisnis menciptakan hubungan yang saling menguntungkan dan berisiko rendah.
Salah satu anak perusahaan BUMN PT Semen Indonesia (Persero), PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) merilis aplikasi e-procurement yang dinamai Procsi. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Beberapa tutorial yang bisa diuji coba oleh perusahaan atau organisasi yang tertarik untuk mencoba modul Procsi, tersedia dalam link demo berikut ini.