Bagaimana IT Mendorong Terobosan dalam E-Procurement FORCA PROC
Teknologi informasi dan telekomunikasi yang sangat cepat berkembang membuat penciptaan dan penyebaran informasi menjadi makin cepat, murah, dan berkualitas baik. Perkembangan IT saat ini sangat dibutuhkan lantaran dunia yang mulai bergerak ke arah digital. Apalagi, pandemi COVID-19 yang menghantam dunia menunjukkan bahwa teknologi dan digital sangat dibutuhkan untuk menunjang kerja, pendidikan, hingga operasi bisnis.
Belum lagi tren pembelian online yang kian meningkat lantaran hadirnya sejumlah platform khusus untuk jual beli. Tentunya perusahaan pun ingin mengadopsi sistem pembelian online ke dalam sistem pengadaan mereka agar lebih praktis.
Salah satu permasalahan yang dihadapi dalam dunia bisnis yaitu proses pengadaan (procurement) yang masih manual. Proses pengadaan masih dilakukan secara tatap muka. Hal ini menyulitkan dalam memonitor proses pengadaan.
Peran IT sangat dibutuhkan dalam proses procurement. Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
Seperti yang dikatakan Analis Forrester, Duncan Jones dalam presentasinya di Coupa Inspire pada Mei 2017 bahwa sistem pengadaan dan proses mencari barang dan jasa menggunakan model lama akan ditinggalkan. Lantaran ada teknologi baru yang dapat membantu Anda untuk melakukan permintaan pengadaan dengan sistem yang lebih bagus, e-procurement.
Laporan Forrester Wave tentang e-procurement yakni sistem ini dapat membantu perusahaan menemukan teknologi yang tepat, menawarkan 30 poin evaluasi dari dua belas penyedia paling signifikan. Ini adalah salah satu peran IT dalam dunia pengadaan.
Namun, tak hanya itu saja, IT juga memiliki peran besar dalam melakukan inovasi dan pengembangan teknologi procurement. Hal ini menjadi penting karena pelanggan yang terus menuntut produk atau layanan yang jauh lebih baik setiap harinya.
FORCA PROC adalah salah satu teknologi yang diciptakan untuk mengatasi masalah pengadaan barang dan jasa. FORCA PROC menawarkan digitalisasi proses bisnis pengadaan barang dan jasa. Hal ini guna mengoptimalkan produktivitas perusahaan melalui kemudahan sistem yang ditawarkan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Berikut beberapa peran IT dalam mendorong terobosan baru dalam e-procurement FORCA PROC dapat dilihat dalam beberapa hal berikut ini.
- Meminimalisasi risiko
Setiap lini bisnis pasti memiliki risiko, termasuk dalam proses pengadaan barang dan jasa. Salah satu risiko dalam pengadaan yang masih manual yaitu tingginya duplikasi master data material hingga proses pengadaan berjalan tak efektif dan efisien.
Dengan hadirnya e-procurement FORCA PROC berkat dukungan IT, masalah pengadaan barang dan jasa ini bisa diminimalisir lantaran sistem yang sudah terintegrasi sehingga kecil kemungkinan adanya duplikasi master data.
- Menghemat biaya
IT berperan penting dalam mendukung proses pengadaan agar lebih efisien sehingga dapat mengurangi biaya-biaya yang umumnya dikeluarkan jika menggunakan sistem manual. Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu (non value added processes).
Selain itu, berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi procurement.
- Proses terintegrasi
Teknologi informasi juga mampu mengintegrasikan beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis yang secara langsung akan meningkatkan produktivitas.
Misalnya, e-procurement FORCA PROC sudah terintegrasi dengan ERP. Sehingga integrasikan sistem dapat dilakukan dengan mudah melalui beberapa integration point; master data vendor & material, purchase requisition (PR), purchase order (PO), dan dokumen invoice.
Demikian tiga peran penting IT dalam pengadaan barang dan jasa. Procurement memang harus didukung oleh teknologi. Sebab, tidak hanya memungkinkan karyawan untuk membeli barang dan jasa yang dibutuhkan secara aman, cepat dan hemat, tetapi juga menyajikan data dan informasi pasar bagi para eksekutif procurement.
Fitur FORCA PROC
Untuk menyediakan layanan yang optimal dalam procurement, FORCA PROC menyediakan beberapa fitur penting yaitu Manajemen Vendor yang dapat mengelola pemasok dengan fungsi online registration, vendor qualification, vendor performance hingga penerapan reward & punishment. Pengelolaan yang baik akan memudahkan perusahaan untuk mendapatkan pemasok yang dapat diandalkan, kompetitif, dan tepat guna.
Selanjutnya, Manajemen Tender yang dapat membantu dalam proses digitalisasi pengadaan mulai dari permintaan pembelian, hingga pelaksanaan pengadaan yang mencakup konfigurasi pengadaan, undangan tender, aanwijzing, quotation, bid opening, serangkaian evaluasi administrasi, teknis dan harga, auction, negosiasi, hingga penetapan pemenang dan pembentukan Purchase Order.
Ada juga Manajemen Expediting yang dapat monitor outstanding Purchase Order dan mengkomunikasikan dengan vendor terkait progres pengiriman barang dan jasa.
Manajemen Invoice membantu dalam proses penagihan secara elektronik dimulai dari tahapan ajuan penagihan oleh vendor, pemantauan tagihan, hingga verifikasi yang lebih transparan, efektif, dan efisien.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA PROC, dapat menghubungi kami di sini.