Bagaimana Peran Shared Services Ciptakan Good Corporate Governance yang Patuh Audit?

Memasuki Revolusi Industri 4.0 telah mengenalkan tata cara dan prosedur sistem kerja serba berteknologi digital yang semakin masif di pelbagai belahan dunia. Sistem kerja yang serba online, sharing economic, integrasi data, dan pemanfaatan sistem aplikasi dan sejenisnya telah mengubah perilaku berbisnis maupun tata kelola menjalankan pemerintahan.

Strategi transformasi birokrasi yang lebih adaptif, agile, dan fluid menjadi suatu keniscayaan untuk diterapkan dalam menjawab tantangan era digital saat ini. Namun, sifat fluid ini bukan berarti penerapan shared services tidak berdasar pada panduan untuk bergerak pada koridor kepatuhan korporasi yang sehat. 

Untuk mewujudkan reformasi birokrasi, perusahaan BUMN dan pemerintahan membutuhkan model shared services dengan nilai-nilai strategis seperti transparansi dan fleksibilitas.

Model shared services yang sudah dipraktekkan di berbagai negara, baik di level privat/korporasi, maupun di level pelayanan publik/pemerintahan, pada dasarnya merupakan konsolidasi fungsi layanan pendukung (back office) yang dijadikan satu, dalam satu pintu layanan, dipisahkan dari unit pengguna layanan dimaksud. 

Dalam praktek yang sudah dijalankan, beberapa fungsi yang dikelola dengan shared services ini adalah fungsi sumber daya manusia, keuangan, dan teknologi informasi. Di beberapa negara unit pengelola shared services yang dikenal dg sebutan Shared Services Center (SSC) dapat memungut fee and charges atas layanan yang diberikan. Sementara unit lain dapat menikmati layanan dari berbagai layanan fungsi back office tersebut sehingga dapat fokus melaksanakan core business yang menjadi tugasnya. 

Lalu sejauh mana peran shared services dalam upaya meningkatkan governance pengelolaan BUMN yang sesuai dengan praktik tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance/GCG) di Indonesia? Peran shared services penting dalam memberikan dukungan dalam proses penyusunan laporan keuangan dan akuntabilitas pengelolaan anggaran belanja negara dan perusahaan BUMN.

Salah satu contoh penerapannya, PT Telkom Metra sebagai anak perusahaan Telkom Indonesia yang memiliki 18 anak perusahaan ini merasakan benefit berupa meningkatnya efisiensi dan produktivitas setelah menerapkan layanan shared services. Fungsi-fungsi operasional HR dan finance dialihkan ke unit Shared Services yang dijalankan oleh Infomedia, yang juga merupakan anak usaha Telkom Metra.

Pada saat audit, penerapan shared services tersebut menunjukkan efisiensi dari sisi biaya, karena ambil contoh payroll sebelumnya tiap anak usaha memiliki satu orang yang khusus mengurus payroll. Setelah ada shared services, proses sistem payroll seluruh Telkom Metra Group dipusatkan dan dikelola oleh unit Shared Services dengan sistem ERP yang hanya dikelola 4 orang. 

Dari penerapan SSC itu, sistem pelaporan lebih transparan dan efektif serta efisien, bahkan lebih mudah pengawasannya. Poin transparan itu sendiri telah memenuhi salah satu nilai dari GCG yang diterapkan di perusahaan BUMN.

Saat ini SISI juga menyediakan layanan shared services sebagai solusi end-to-end pengelolaan proses bisnis yang berbasis digitalisasi. Layanan ini bekerja secara terpusat dengan mengkonsolidasikan aktivitas operasional bisnis perusahaan yang bersifat non-core atau transaksional.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai layanan Shared Services sebagai solusi terpadu bagi proses bisnis yang berkelanjutan, hubungi kami di sini.