Fungsi Utama dan Komponen yang Dibutuhkan dalam E-Procurement bagi Proses Bisnis Perusahaan

E-procurement membantu mengotomatisasi proses pengadaan barang atau jasa. Hal-hal yang disederhanakan dalam proses procurement konvensional seperti pelaporan yang disederhanakan dan kepatuhan kontrak, membantu mengurangi waktu pengiriman dan mempersingkat siklus pengadaan.

Sistem otomatis dan alat pemantauan bawaan mengurangi overhead untuk tim pengadaan, mengoptimalkan kinerja, meningkatkan efisiensi proses, dan mencapai penghematan biaya. E-procurement juga membantu membatasi pengeluaran, seperti yang terjadi ketika karyawan mendapatkan produk “di luar kontrak”, yaitu, ketika mereka melakukan pembelian di luar parameter yang ditetapkan dalam kontrak yang dinegosiasikan dan berlaku.

Dengan e-procurement, perusahaan memiliki akses ke lebih banyak pilihan produk dan layanan untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka. Kemampuan untuk menemukan produk dengan cepat dari pemasok atau vendor pilihan mereka membantu mengontrol biaya inventaris.

Sebab, Departemen Procurement dibebaskan dari tugas-tugas yang dilakukan secara manual, berulang, atau bernilai rendah. Departemen Procurement dapat mengalihkan sumber daya ke aktivitas bernilai lebih tinggi, seperti negosiasi kontrak.

E-procurement juga memberikan pelaporan tren dan metrik pengadaan yang lebih baik, dan meningkatkan visibilitas ke pengeluaran pengadaan perusahaan. Sebab semua informasi menjadi terpusat, manajemen perusahaan atau pemangku kepentingan dapat dengan mudah mengaksesnya untuk meningkatkan pengambilan keputusan. Dengan demikian meningkatkan transparansi dan akuntabilitas proses dan memungkinkan kontrol yang lebih baik atas fungsi pengadaan.

Apa saja tantangan e-procurement? Menerapkan aplikasi e-procurement memiliki tantangan potensial, terutama seputar pemasangan dan pengintegrasian perangkat lunak dengan sistem back-end perusahaan lainnya. Melatih karyawan untuk menggunakannya adalah tantangan lain. Selain itu, perusahaan harus bekerja dengan pemasok untuk memastikan transisi yang mulus ke sistem online baru.

Fungsi Utama E-procurement

Fungsi utama e-Procurement sangat luas, menawarkan berbagai manfaat untuk operasi sehari-hari perusahaan dan aktivitas rantai pasok. Berikut fungsi utama e-Procurement yang menunjang bisnis perusahaan Anda:

• Mengotomatiskan proses untuk membebaskan sumber daya dan mengurangi kesalahan.
• Meningkatkan komunikasi antara pemangku kepentingan dan mitra untuk merampingkan siklus pengadaan.
• Menyediakan platform tunggal untuk semua aktivitas pengadaan, memberi pemangku kepentingan dan manajer platform terpusat untuk mengelola dan mengaudit.
• Menawarkan pembaruan real-time untuk vendor, manajemen, pemangku kepentingan, dan mitra, serta kesempatan untuk mengumpulkan dan menyimpan data pengadaan.
• Memungkinkan negosiasi yang efisien antara banyak mitra dan pemangku kepentingan.

Komponen yang dibutuhkan dalam E-Procurement

Untuk memulai penggunaan e-Procurement, maka sebuah perusahaan akan membutuhkan dukungan dari beberapa komponen penting yang disebutkan berikut ini:

1. Perangkat Keras (Hardware)

Hardware termasuk salah satu komponen wajib yang harus dimiliki perusahaan. Perangkat yang dipilih sebaiknya memiliki spesifikasi cukup baik dan mendukung perangkat lunak yang akan digunakan nantinya. Tujuannya agar perangkat lunak berjalan dengan lancar tanpa ada hambatan. Anda bisa menggunakan PC, komputer maupun laptop.

2. Perangkat Lunak (Software)

Setelah tersedia perangkat keras, maka berikutnya membutuhkan perangkat lunak yang memadai. Perusahaan bisa memilih menggunakan sistem online atau offline, tergantung dari proses bisnis masing-masing.

3. Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia diperlukan untuk sistem e-procurement. Proses e-Procurement memerlukan SDM yang memadai, karena adanya aktivitas yang cukup banyak. Akan lebih baik apabila proses e-procurement mendapatkan support dari berbagai departemen dalam sebuah perusahaan.

4. Pengguna Program E-Procurement

Setidaknya ada lebih dari 2 user yang menjalankan e-Procurement. Karena kedua user ini bertanggung jawab akan seluruh proses pengadaan dari awal hingga akhir, dan memang pada prosesnya cenderung memiliki tingkat komplikasi yang tinggi.

5. Infrastruktur Perusahaan, Kebijakan, Proses Bisnis dan Tata Kelola

Walaupun terkesan formalitas, namun 3 komponen itu diperlukan untuk e-Procurement. Sebab, nantinya akan mempengaruhi proses jalannya pengadaan barang atau jasa perusahaan. Misalkan jika proses bisnis perusahaan menerapkan pembayaran 1 bulan setelah invoice, maka harus diumumkan di e-Procurement nantinya.

E-Procurement melalui cara pembeliannya biasanya dibagi menjadi 2 tipe, yaitu e-Tendering dan e-Purchasing. e-Tendering merupakan proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik dengan metode lelang. Pihak perusahaan akan mengumumkan adanya pengadaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu.

Kemudian vendor-vendor yang tertarik akan secara bersamaan memberikan penawaran sesuai atau di bawah harga pagu. Pada tanggal pengumuman pemenang akan diberikan urutan daftar vendor, yang biasanya diurutkan dari harga terendah. Pemenang lelang adalah vendor dengan penawaran harga paling rendah dan memiliki berkas-berkas lengkap sesuai yang disyaratkan sebelumnya.

e-Purchasing sedikit lebih modern dari e-tendering, karena dinilai jauh lebih transparan. Keduanya berperan sama dalam penyediaan barang dan jasa, namun e-purchasing dilakukan tanpa adanya penyediaan dan menyediakan katalog elektronik bagi vendor. e-Purchasing adalah tata cara pembelian barang atau jasa yang dilakukan melalui e-Katalog.

Katalog elektronik (e-Katalog) sendiri adalah sebuah sistem informasi yang berisi informasi daftar, jenis, merek, spesifikasi teknis, harga satuan dan jumlah ketersediaan barang atau jasa dari pihak perusahaan atau yang membuat pengadaan.

Kelebihan e-Purchasing dibandingkan e-tendering adalah para pengguna barang atau jasa dapat memilih produk sesuai dengan yang mereka inginkan serta dinilai lebih terbuka untuk semua kalangan, sehingga mengurangi risiko adanya kecurangan yang akan ditimbulkan oleh pihak-pihak tertentu.

Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini dapat membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.

Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.