Mengenal Fungsi, Jenis, dan Pengembangan Software ERP di Dunia Bisnis

Tuesday, 22 November 2022

Salah satu hal yang paling krusial bagi pertumbuhan bisnis adalah prakiraan (forecast) yang tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan untuk membuat perkiraan yang pada akhirnya akan mempengaruhi keputusan yang mereka ambil. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi bisnis untuk mendapatkan laporan yang akurat, real-time, lengkap, dan konsisten. Software Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi perangkat lunak yang mampu memfasilitasi semua itu.

Transformasi bisnis dari manual ke digital akan difasilitasi dengan tepat guna oleh sistem ERP ini. Penggunaan ERP telah menjadi solusi bagi perusahaan-perusahaan kelas dunia di berbagai belahan dunia untuk meningkatkan kinerja bisnis. Kemudahan dan keandalan menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan sistem ERP.

 

Fungsi Software ERP dalam Dunia Bisnis

Sebenarnya apa fungsi software ERP hingga digunakan oleh banyak sektor perusahaan?

  1. Membantu proses kolaborasi

Sistem ERP ini diharapkan mampu membantu proses kerja bisnis perusahaan Anda menjadi lebih efisien dan efektif. Sistem ERP yang difungsikan sebagai layanan atau  SaaS (Software as a Service) yang berbasis cloud dapat memperluas kolaborasi antar tim yang ada di seluruh cabang perusahaan melalui internet. 

  1. Meningkatkan performa bisnis Anda

Performa bisnis perusahaan dapat meningkat ketika ada jaminan produk dan layanan berkualitas. Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga.

  1. Meningkatkan sistem keamanan data

Sistem ERP berbasis cloud lebih ramah biaya pada investasi awal tanpa mengesampingkan keamanan data. Selain itu, perusahaan dapat melakukan pengaturan pada akses data mana yang bisa diakses karyawan, manajer hingga pengambil kebijakan (top management). Dengan menggunakan sistem ERP, Anda mampu untuk menganalisis dan mempertimbangkan beberapa fitur sistem keamanan untuk melindungi informasi yang bersifat personal atau data perusahaan. Tim IT Anda memiliki peran yang sangat penting dalam mengevaluasi penyedia ini dan menentukan apakah solusinya akan sesuai dengan teknologi yang ada di perusahaan Anda.

  1. Efisiensi biaya operasional perusahaan

Salah satu fungsi penerapan sistem ERP adalah adalah efisiensi, sehingga biaya operasional perusahaan juga bisa dikurangi. Keunggulan sistem ERP adalah kemampuannya untuk mengelola operasional bisnis sehari-hari secara otomatis, mulai dari pekerjaan yang sederhana hingga yang kompleks. Implementasi ERP pada perusahaan memiliki banyak manfaat seperti dapat menghemat waktu sekaligus biaya tenaga kerja karena beberapa sektor tidak perlu dikerjakan secara manual lagi. 

  1. Membuat proses perencanaan bisnis yang lebih akurat dan tepat

Sistem ERP ditujukan bisa mengelola dan mengintegrasikan proses bisnis melalui satu sistem agar bisnis berkembang lebih cepat. Dengan data yang lengkap untuk mengukur produktivitas yang bisa dianalisis dan diukur, perusahaan diharapkan lebih mampu merencanakan dan mengalokasikan sumber daya. Ketika semua data tersebut tersedia, maka lebih memudahkan dalam perencanaan bisnis yang lebih akurat dan tepat. Sistem ERP otomatis pada perusahaan dapat membantu menyajikan data real time dan mencegah human error.

 

Jenis Tingkatan Sistem ERP

Sistem ERP hadir dalam tiga tingkatan yang berbeda. Masing-masing tingkatan ini memiliki nilai tergantung pada tahap pertumbuhan dan tujuan masa depan bisnis Anda. Tingkatan ERP, menurut OpendoorERP, dibagi berdasarkan ukuran klien, keuangan klien, seberapa kompleks dan skalanya, dan seberapa banyak dukungan global yang dapat mereka berikan. 

Infrastruktur ERP dapat bervariasi tidak hanya dari tier ke tier tetapi juga dari sistem ke sistem. Memilih sistem ERP yang tepat akan secara langsung mempengaruhi seberapa cepat dan efektif bisnis Anda tumbuh.

Memahami bagaimana masing-masing dari tiga tingkatan ERP didefinisikan akan membantu Anda mulai mengkualifikasikan bisnis Anda menjadi satu dan mempersempit jenis solusi yang harus Anda fokuskan untuk evaluasi di awal. Berikut jenis kategori tingkatan sistem ERP: 

 

  1. ERP Tier 1

Pada tingkatan pertama, kategori ini cocok untuk perusahaan berskala global dan menangani urusan internasional, seperti bidang keuangan, administrasi, manajemen, akuntansi, ekonomi dan lain sebagainya. Tingkat satu paling cocok untuk perusahaan yang lebih kompleks.

Dibangun untuk bisnis berpenghasilan tinggi yang lebih besar dengan setidaknya $500 juta penjualan kotor, ERP tingkat satu sangat membantu bagi perusahaan dengan banyak pengguna yang membutuhkan sistem kompleks untuk memenuhi kebutuhan mereka. Contoh ERP ini adalah sistem seperti Microsoft Dynamics 365 Finance dan Supply Chain (sebelumnya Microsoft Dynamics AX), JD Edwards, Orion, dan Texada. Tier satu ERP memiliki waktu implementasi 18 bulan atau lebih dan membutuhkan setidaknya $1.000.000 anggaran proyek.

  1. ERP Tier 2

Tingkat kedua adalah tentang mendapatkan hasil maksimal dari sistem ERP, dengan 20–40% perusahaan menggunakan tingkat ini, banyak dari mereka di sektor usaha kecil dan menengah. Bisnis di tingkat ini biasanya memiliki pendapatan $25 juta dan $500 juta. Perusahaan yang memanfaatkan ERP tingkat dua memiliki persyaratan sedang hingga kompleks tetapi tidak memiliki pengguna sebanyak tingkat satu.

Sistem ERP tingkat dua dapat ditingkatkan untuk menawarkan apa saja mulai dari keuangan, inventaris, dan pembelian hingga fungsionalitas ERP penuh untuk manajemen rantai pasokan dan manufaktur, tetapi umumnya tidak mencakup penjadwalan dan manufaktur multi-pabrik. Sebagai pemilik bisnis dengan ERP tingkat dua, minimal, Anda memerlukan pemegang buku yang sangat berpengalaman dengan akses ke akuntan untuk memastikan semuanya berjalan sebagaimana mestinya. Implementasi proyek ERP tier 2 dapat berkisar dari $25.000 hingga $400.000 dan biasanya membutuhkan waktu antara tiga hingga delapan bulan untuk dieksekusi.

  1. ERP Tier 3

Tier tiga adalah yang paling ekonomis dan sangat mudah berubah, yang membuatnya menjadi yang paling rentan terhadap risiko audit dan penipuan yang signifikan. Karena beberapa dari sistem ERP ini bisa terlalu fleksibel dan memungkinkan posting buku besar diubah, sistem ini adalah versi ERP yang paling sederhana dan hanya memerlukan pemegang buku junior atau Anda, pemilik bisnis, untuk menjalankannya. Banyak dari sistem ini terutama ditujukan untuk keuangan dan melacak pengeluaran dan pesanan.

Sistem ERP tingkat tiga ini nilai proyeknya antara $250 dan $5.000. Contohnya seperti QuickBooks adalah ERP tingkat 3. Mereka memiliki shortcut dan otomatisasi berbeda yang tidak dimiliki oleh tingkat satu dan dua.

 

Pengembangan Sistem ERP

Sistem ERP adalah paket sistem dan software yang digunakan untuk mengelola kegiatan bisnis harian. Ada beberapa sektor yang mulai menggunakan perangkat lunak ini. Beberapa contoh perusahaan yang menerapkan ERP meliputi dari sektor pendidikan, konstruksi, pertambangan, perkebunan, pemerintahan, ekspor, transportasi, sampai jasa dan konsultasi.

Selain itu, perangkat lunak ERP ini mempunyai beberapa jenis pengembangannya, mulai dari On-Premise ERP, Cloud ERP, dan Hybrid ERP Software.

 

Ada beberapa jenis pengembangan ERP yang sedang tren di pasaran saat ini. Agar Anda tidak bingung ketika penyedia ERP menawarkan solusi ini kepada Anda, coba pelajari tiga jenis pengembangan ERP yang populer berikut ini:

  1. On-Premise ERP Software

Jenis ini disebut ERP konvensional atau ERP di tempat. Sistem ERP ini dipasang secara lokal di perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh staf IT internal. Jadi, perusahaan mengelola sistem ERP ini secara in-house. Investasi awal untuk ERP konvensional terbilang tinggi, karena perusahaan perlu membeli perangkat keras seperti server untuk menjalankan sistemnya. Perusahaan juga harus mempekerjakan staf yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memelihara sistem tersebut.

  1. Cloud ERP

Sistem ERP berbasis cloud yang bersifat SaaS (software as a services), merupakan ERP yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola data secara terpusat melalui koneksi internet. Penyedia layanan aplikasi ini bertanggung jawab terhadap kelancaran sistem dan mengawasinya melalui back-end. Penggunanya hanya memerlukan username dan password untuk dapat mengakses sistem dari browser.

  1. Hybrid ERP Software

Hybrid ERP adalah kombinasi dari on-premise dan cloud  ERP. Sistem ERP jenis ini berfungsi sebagai solusi logis bagi banyak perusahaan yang ingin meningkatkan sistem ERP konvensional mereka saat ini tanpa harus mengubahnya. Selain memisahkan fungsi antara ERP konvensional dan berbasis cloud, hybrid ERP juga membantu perusahaan untuk mengintegrasikan atau menambahkan fungsi ke sistem ERP yang ada dengan biaya minimum.

 

Biaya investasi untuk cloud ERP tentu jauh lebih rendah dibandingkan dengan biaya investasi ERP konvensional. Namun, penggunanya akan dikenakan biaya overhead (biasanya per bulan) yang harus dibayarkan selama mereka menggunakan sistem tersebut. 

Saat ini SISI juga menyediakan FORCA ERP yang merupakan software ERP yang difungsikan sebagai layanan (SaaS). FORCA ERP mampu mengintegrasikan sistem pada beberapa lokasi serta menyediakan cara yang mudah dan cepat untuk menjalankan bisnis. 

Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA ERP, dapat menghubungi kami di sini.