Menilik Manajemen Vendor pada FORCA PROC dan Implementasinya

Wednesday, 15 March 2023

Proses pengadaan online menjadi jawaban untuk membuat proses bisnis lebih efisien, efektif dan tepat guna. Oleh karena itu, PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) merilis aplikasi e-procurement yang dinamai FORCA PROC. Aplikasi ini dakan membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.

FORCA PROC merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.

Ada empat modul yang dikembangkan pada FORCA PROC, yakni manajemen vendor, tender, expediting dan invoice. Pada modul manajemen vendor, digitalisasi proses pengadaan mulai dari pendaftaran rekanan baru oleh applicant, pendaftaran rekanan baru oleh user, penilaian kinerja rekanan, hingga pemberian sanksi rekanan.

 

Manajemen Vendor pada FORCA PROC

Pada modul manajemen vendor, tersedia pengelolaan pemasok dengan fungsi registrasi online, kualifikasi vendor, hingga performa vendor. Pengelolaan yang baik akan memudahkan perusahaan untuk mendapatkan pemasok yang andal, kompetitif, dan tepat guna. Beberapa fitur yang tersedia dalam manajemen vendor yakni registrasi vendor, update profile, performa vendor dan pemberian sanksi bagi vendor.

Dalam modul ini, pemohon adalah vendor atau rekanan yang belum terdaftar sebagai mitra. Registrasi Vendor oleh pemohon adalah proses registrasi yang diprakarsai oleh pemohon untuk menjadi vendor di perusahaan dengan melengkapi dokumen yang dipersyaratkan.

Pada proses Pendaftaran Vendor oleh pemohon, maka pemohon harus melengkapi data profil yang menjadi salah satu syarat untuk menjadi rekanan tetap perusahaan. Permohonan pendaftaran vendor baru oleh pemohon biasanya dengan mengisi dan mengunggah dokumen yang dipersyaratkan seperti company profile, akta, izin usaha, pemegang saham, manajemen perusahaan, kompetensi, pengalaman, data keuangan, pajak, dan lain-lain. 

Pemohon sebagai calon pemasok akan membuat akun dan mengaktifkan akun tersebut. Setelah data profil selesai, akan ditinjau dan diverifikasi oleh perusahaan. Jika sudah diverifikasi maka vendor akan mendapatkan notifikasi dan Qualification Pass Letter yang berisi nomor vendor dan menjadi partner tetap perusahaan.

 

Beberapa fitur yang tersedia dalam manajemen vendor sebagai berikut:

  1. Pendaftaran Rekanan Baru oleh Applicant, pada proses ini mencakup detail fitur sebagai berikut:
  • Ajuan pendaftaran Vendor baru oleh applicant sebagai calon pemasok dengan mengisi dan mengunggah dokumen-dokumen yang dibutuhkan seperti profil perusahaan, akta, izin usaha, pemegang saham, pengurus perusahaan, kompetensi, pengalaman, data keuangan, pajak, dan lainnya.
  • Persetujuan Pakta Integritas.
  • Verifikasi pendaftaran vendor sesuai workflow approval.
  • Penerbitan sertifikat Vendor terdaftar.
  • Notifikasi aplikasi dan email.
  • Vendor baru dapat diintegrasikan ke ERP.

 

  1. Pendaftaran Rekanan Baru oleh User, pada proses ini mencakup detail fitur sebagai berikut:
  • Ajuan pendaftaran Vendor baru oleh requestor yakni user internal perusahaan dengan mengisi minimum data yang diperlukan.
  • Persetujuan Pakta Integritas.
  • Verifikasi pendaftaran vendor sesuai workflow approval.
  • Penerbitan sertifikat Vendor terdaftar.
  • Notifikasi aplikasi dan email.
  • Vendor baru dapat diintegrasikan ke ERP.

 

  1. Update Data Rekanan Pemasok
  • Update Ajuan data rekanan pemasok.
  • Update Verifikasi data rekanan pemasok.
  • Notifikasi aplikasi dan email.
  • Update data rekanan pemasok dapat diintegrasikan ke ERP.

 

  1. Pendaftaran ke Anak Perusahaan oleh Rekanan
  • Pendaftaran ke grup atau anak perusahaan lainnya yang diajukan oleh rekanan.
  • Verifikasi pendaftaran oleh verifikator company atau anak perusahaan tujuan.
  • Notifikasi aplikasi dan email.
  • Pendaftaran ke anak perusahaan dapat diintegrasikan ke ERP.

 

  1. Pendaftaran ke Anak Perusahaan oleh User
  • Pendaftaran ke grup/anak perusahaan lainnya yang diajukan oleh user internal.
  • Verifikasi pendaftaran oleh verifikator company/anak perusahaan tujuan.
  • Notifikasi aplikasi dan email.
  • Pendaftaran ke anak perusahaan dapat diintegrasikan ke ERP.

 

  1.  Penilaian Kinerja Rekanan
  • Konfigurasi Penilaian Kinerja Rekanan yang meliputi master Vendor Performance Report (VPR) Category, VPR Sub Category, Vendor Rank dan VPR Configuration.
  • Ajuan penilaian kinerja rekanan pemasok atas PO yang akan/telah berakhir

 

Approval ajuan penilaian kinerja rekanan.

  1. Pemberian Sanksi Rekanan
  • Ajuan punishment vendor oleh user dengan melengkapi atau mengunggah evidence yang diperlukan.
  • Verifikasi ajuan punishment sesuai workflow approval.
  • Merupakan fitur untuk melakukan proses pembatalan/pencabutan punishment yg telah diberikan kepada vendor yang mencakup ajuan dan workflow approval-nya.

 

  1. Pembukaan Sanksi Rekanan
  • Ajuan open punishment oleh user dengan melengkapi atau mengunggah evidence yang diperlukan.
  • Verifikasi ajuan open punishment sesuai workflow approval.