Merekam Jejak dari SSC Menuju GBS: Tren Masa Depan Menuju Kemana?

Dalam beberapa tahun terakhir, kami semakin sering mendengar tentang konsep global business services (GBS), yang disebutkan dalam napas yang sama dengan organisasi shared services center (SSC) dan sistem outsourcing.

Lalu apa sebenarnya model GBS itu, mengapa jumlah perusahaan yang ingin menerapkannya meningkat begitu cepat, dan siapa yang mendukung penerapan strategi baru?

Berbeda dengan model SSC, di mana SSC adalah entitas terpisah yang muncul dari organisasi inti dan bertanggung jawab untuk menyediakan layanan kepada unit bisnis lokalnya, model GBS terdiri dari pengaturan organisasi global, terintegrasi, dan terpusat yang menyediakan layanan komprehensif dan proses end-to-end yang kompleks. Sedangkan dalam kasus SSC, unit bisnis lokal terus berpartisipasi dalam eksekusi proses, karena hanya beberapa aktivitas yang didefinisikan dengan jelas yang ditransfer dan dikonsolidasikan dalam SSC.

Dalam model GBS, biasanya terdapat organisasi hybrid, yang berarti bahwa layanan dapat dilakukan oleh unit perusahaan yang dirancang, atau dapat dialihdayakan. Syaratnya, proses penyediaan layanan dikendalikan dan dikelola secara terpusat oleh Global Business Services (GBS).

Selain itu, GBS didefinisikan sebagai level tertinggi dan tercanggih pada skala kematangan SSC, yang dapat dicapai oleh perusahaan hanya jika memiliki: proses yang dioptimalkan dan otomatis (standarisasi dan harmonisasi dalam hal ini tidak cukup), sistem IT yang dioptimalkan dan dirancang modular, dan berpengalaman, berorientasi layanan berkualitas dan memiliki sumber daya pengetahuan proses yang mendalam.

Menurut laporan SSON “Evolution of Global Business Services to 2017: The Story so Far”, jumlah perusahaan yang menyerahkan sebagian prosesnya kepada penyedia SSC dan yang telah memutuskan untuk menerapkan model GBS, telah tumbuh hampir 80 persen selama empat tahun terakhir.

Alasan yang mendorong pengambil keputusan untuk melangkah lebih jauh dan mempercayakan pelaksanaan keseluruhan proses bisnis pada GBS, terkait proses yang membutuhkan kompetensi yang jauh lebih spesifik pada bisnis yang terpisah. Tidak hanya proses transaksional, fungsi yang bernilai lebih tinggi seperti konsultasi dan analisis bisnis juga menjadi hal yang penting.

Manfaat utama penerapan GBS adalah pertama, pengurangan biaya yang signifikan, kedua, fokus pada pengembangan bisnis inti. Poin ketiga, optimalisasi proses dan otomatisasi di seluruh dunia. Terakhir, integrasi sistem IT di seluruh perusahaan.

GBS juga mencakup kemampuan untuk memanfaatkan best practice, menyatukan proses pelaporan dan manajemen data, meningkatkan pengambilan keputusan, dan terakhir menganalisis data transaksional global untuk alokasi sumber daya yang optimal.

Pertanyaan terakhir yang kemungkinan besar akan muncul adalah terkait implementasi model GBS itu sendiri. Strategi mana yang harus diambil ketika keputusan untuk mengembangkan organisasi sudah diambil? Bagaimana memperkirakan kerangka waktu penerapan, bagaimana menilai apakah dan kapan perusahaan kami akan siap untuk mengadopsi model baru ini? Apa yang harus dimulai dan siapa yang harus ditugaskan sebagai pemimpin proyek? Apakah perusahaan memiliki sumber daya dan pengetahuan yang memungkinkan untuk merencanakan semua tindakan?

Dan meramalkan semua perubahan, untuk mengidentifikasi risiko dan tantangan, dan untuk mengamankan implementasi model bisnis baru yang berhasil? Jika perusahaan tidak memiliki (atau memang memiliki, tetapi tidak cukup) sumber daya yang cukup berpengalaman untuk mengelola proyek, mungkin ada baiknya mempertimbangkan opsi untuk melibatkan penyedia layanan transisi eksternal.

Perusahaan konsultan yang beroperasi di pasar, yang mengkhususkan diri dalam arsitektur bisnis dan desain strategi, manajemen program transformasi dan rekayasa ulang proses, menawarkan berbagai layanan untuk sektor SSC.

Sangat penting bahwa pemilihan mitra eksternal didasarkan pada tempat seperti: metodologi proyek yang diusulkan, berbagai layanan yang diberikan, portfolio klien, posisi perusahaan di pasar. Selain itu, sangat disarankan untuk memeriksa keterampilan manajerial setiap konsultan dan pengalamannya sebelumnya dalam manajemen proyek transformasi.

Akhirnya, perlu digaris bawahi bahwa fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi penyedia layanan sangat penting untuk keberhasilan implementasi strategi baru, dan sangat penting untuk mendapatkan jaminan kesiapan untuk secara cepat menyesuaikan sumber daya proyek dengan lingkungan proyek yang cepat berubah dan dinamis.

Sebagai penyedia layanan shared services, PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) merupakan anak usaha dari PT Semen Indonesia (Persero) Tbk yang saat ini dikenal dengan SIG. Dengan lini bisnis layanan shared services, SISI menjadi solusi end-to-end pengelolaan proses bisnis yang berbasis digitalisasi. 

Layanan ini bekerja secara terpusat dengan mengkonsolidasikan aktivitas operasional bisnis perusahaan yang bersifat non-core atau transaksional. Shared Services dapat diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk maksimalkan performa bisnis Anda.

Hubungi kami untuk mengetahui shared services lebih lanjut!