Penerapan Shared Services di BUMN, Apa Tantangannya?

Dalam sebuah perusahaan, tujuan utamanya adalah melayani pelanggan baik dengan produk maupun layanan yang mereka sediakan. Dalam prosesnya, pengadaan produk maupun layanan pelanggan memerlukan serangkaian proses inti (core activities) seperti riset pasar, desain produk, proses produksi, pemasaran dan penjualan. 

Selain proses inti, perusahaan juga harus melakukan proses pendukung (support activities) yang meliputi pengelolaan keuangan, pencatatan dan pelaporan keuangan, pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia, serta pemeliharaan aset penunjang (gedung, kendaraan dll). Baik proses inti maupun proses pendukung, keduanya harus sama-sama berjalan dengan efisien dan efektif. 

Beberapa tahun belakangan, untuk pelaksanaan proses pendukung banyak perusahaan mulai menerapkan model shared services. Pelaksanaan proses keuangan dan akuntansi, HR, pengelolaan aset dilakukan secara terpusat pada satu lokasi untuk memberikan layanan penunjang pada anak perusahaan atau anak cabang di berbagai daerah lain.

Sebagai contoh, perusahaan BUMN yang sudah mulai menerapkan model shared services untuk pelaksanaan proses pendukung aktivitas bisnis mereka adalah PT Pos Indonesia dan PT Telkom Indonesia Tbk. Pos Indonesia dan Telkom mulai menggunakan shared services center untuk kegiatan keuangan dan akuntansi, HR, teknologi informasi dan komunikasi dan pengelolaan aset. 

Proses yang dulunya dilakukan pada setiap anak perusahaan atau anak cabang dialihkan menjadi proses terpusat dalam shared services center untuk memenuhi kebutuhan cabang mereka. Dengan penerapan model shared services Pos Indonesia dan Telkom mendapat banyak manfaat, salah satunya mereka tidak lagi memerlukan divisi keuangan dan akuntansi, teknologi informasi dan komunikasi, HR, dan aset di setiap cabang mereka. 

Alokasi sumber daya bisa dialihkan untuk proses inti bisnis karena proses pendukung sudah dialihkan pada shared services center. Penggunaan aset untuk divisi yang dialihkan pada shared services center juga akan berkurang.

Namun, untuk penerapan model shared service bukan tanpa tantangan. Pengalokasian biaya untuk implementasi shared services center memerlukan perhitungan yang rumit. Alokasi anggaran untuk biaya sumber daya manusia, penggunaan aset, dan perlengkapan kantor harus dilakukan dengan tepat untuk menghindari pembengkakan biaya operasional.

Pemindahan alokasi anggaran dari divisi setiap cabang menuju alokasi untuk implementasi shared service center biasanya dilakukan berdasarkan activity based costing, yaitu perhitungan biaya untuk aktivitas tertentu yang memberikan layanan kepada unit di cabang. Ketepatan dan keakuratan pengalokasian anggaran untuk implementasi shared services menjadi kunci untuk menghindari over costing yang bisa merugikan perusahaan.