Pengadaan atau Pembelian, Strategi Mana yang Lebih Baik?

Dalam menjalankan bisnis, Anda tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah pengadaan (procurement) dan pembelian (purchasing). Seringkali kita sulit membedakannya karena memang keduanya merupakan bagian dari proses transaksi dan saling berkaitan erat namun memiliki peran yang jauh berbeda.

Dapat digambarkan jika procurement dapat dikatakan sebagai proses pengadaan barang atau jasa. Sedangkan purchasing sendiri memiliki arti yang lebih spesifik yakni berupa pembelian barang atau jasa. Jadi purchasing sebenarnya merupakan transaksi yang berada dalam ruang lingkup procurement.

Dalam pelaksanaannya, perbedaan procurement dan purchasing di perusahaan terletak pada ;

Tujuan akhir kegiatan

Proses procurement adalah proses pembelian atau pengadaan barang secara keseluruhan dalam jumlah tertentu. Kegiatan ini terdiri dari berbagai proses mulai dari membuat rencana strategis, mengadakan tender, memilih vendor yang tepat, melakukan negosiasi dalam hal pembayaran, membuat kontrak perjanjian untuk bekerja sama, dan lain sebagainya. Hal ini sesuai dengan tujuan procurement yakni untuk mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan perusahaan dengan baik. Dalam jangka waktu yang panjang, proses pengadaan juga menguntungkan karena selama transaksi akan berfokus pada hubungan win-win dengan pemasok.

Sedangkan kegiatan pembelian sendiri merupakan kegiatan identifikasi bagaimana sebuah barang atau jasa dipesan sehingga membutuhkan informasi yang jauh lebih sederhana. Tujuan akhir dari pembelian ini yakni mengatur pengeluaran perusahaan dan membeli barang atau jasa bagi perusahaan. 

Cara menilai barang/jasa

Pada hal ini tentu keduanya memiliki perbedaan yang mencolok. Dalam hal transaksi pembelian, penilaian diberikan pada harga barang yang paling murah. Berbeda dengan proses transaksi pengadaan, nilai barang jauh lebih penting dibandingkan dengan harganya. 

Pada proses pengadaan, pelaku yang melakukan transaksi tidak hanya fokus pada harga, tetapi juga reputasi vendor, kecepatan transaksi, kualitas, dan keandalan. Banyak perusahaan juga mempertimbangkan etika sosial dari pemasok dalam proses pengadaan.

Waktu pelaksanaan

Pada proses transaksi pengadaan, semua orang terlibat dalam kegiatan dari awal hingga akhir yang diperlukan untuk memperoleh semua barang dan jasa yang diperlukan. Semuanya dilakukan bersama mulai dari pengenalan kebutuhan hingga pengadaan, penutupan kontrak, dan pencatatan. Lain halnya dengan proses purchasing. Dalam hal pembelian, peserta terlibat ketika tiba waktunya untuk membeli barang dan jasa mulai dari pemesanan, pengiriman, dan pembayaran.

Kegiatan pengadaan dan pembelian sebenarnya tidak bisa dipisahkan satu sama lain. Hasil akhir dari proses pembelian ini nantinya dapat dihasilkan analisa berdasarkan harga dan pembelanjaan yang pada akhirnya dapat menentukan kebutuhan sebuah perusahaan.

Sedangkan dari proses transaksi pengadaan sendiri membutuhkan strategi yang efektif untuk mendapatkan kualitas pemasok yang bagus, efisiensi biaya, dan juga ketepatan waktu. Ini sangat berfungsi untuk mengidentifikasi apakah bisnis anda membutuhkan vendor baru, menyesuaikan kontrak dengan vendor yang sudah ada, atau jika perlu memperbaiki proses internal. 

Untuk keandalan pada semua proses pengadaan ini, bisnis Anda tentunya membutuhkan dukungan solusi digital. Saat ini telah hadir Procsi, aplikasi e-procurement yang menawarkan kemudahan dan keandalan bagi proses pengadaan bisnis Anda. 

Procsi merupakan software bisnis end-to-end yang dirancang khusus dengan fitur yang lengkap untuk membantu melakukan pengelolaan proses pengadaan serta pembelian dengan mudah. Hubungi kami untuk informasi lebih lengkap mengenai aplikasi satu ini dan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama kami!