Perusahaan Perlu Tekankan Mitigasi Risiko dalam Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Semakin kompleksnya sistem operasional bisnis saat ini, akan selalu beriringan dengan banyaknya faktor risiko dalam setiap prosesnya. Tak terlepas juga pada proses bisnis pengadaan atau procurement dalam suatu usaha. Faktor risiko Ini tidak bisa dihindari, akan tetapi dapat dikelola agar memiliki dampak yang kecil atau tidak memiliki dampak risiko agar tidak mengganggu jalannya bisnis. 

Berdasarkan sumbernya, risiko terbagi menjadi dua jenis diantaranya risiko internal dan risiko eksternal. Risiko internal berasal dari cara bisnis Anda beroperasi, karyawan, tuntutan proyek, dan bisa jadi dari proses pengadaan. Sedangkan risiko eksternal masuk melalui faktor eksternal seperti adanya peristiwa global, politik, hubungan vendor, dan lainnya. Untuk menjaga rantai pasok tetap optimal agar bisnis Anda tetap berjalan dengan baik, Anda memerlukan strategi untuk memitigasi risiko tersebut. Berikut selengkapnya:

Pastikan Anda memiliki cadangan anggaran

Peraturan yang silih berganti membuat kondisi pasar turut berubah. Bisa jadi perubahan datang dengan cepat dan tidak terkendali. Terlepas dari apa yang ditetapkan dalam kontrak Anda, terkadang beberapa vendor perlu menaikkan biaya di tengah proses pengadaan karena faktor-faktor tertentu. Di lain sisi, terkadang timbul biaya tak terduga yang terjadi dalam prosesnya.

Untuk menghadapi hal ini bijaklah menyikapi perubahan dan implementasikan mana yang menurut Anda akan membantu operasional bisnis. Pastikan Anda memiliki cadangan anggaran untuk menutupi pengeluaran tak terduga tersebut. Bersiaplah untuk menegosiasikan setiap kenaikan harga dengan vendor Anda secara langsung.

Lakukan komunikasi yang jelas dan evaluasi bersama pelaksanaannya

Gangguan dalam proses pengadaan bisa jadi datang dalam berbagai bentuk. Semakin rumit suatu proses pengadaan yang dijalankan, semakin tinggi pula kemungkinan risikonya. Untuk memitigasi berbagai risiko yang akan terjadi, dibutuhkan komunikasi antar bagian. Komunikasi ini akan mempermudah koordinasi, sehingga para karyawan yang terlibat dalam proses pengadaan akan semakin produktif dalam bekerja. Pada akhirnya, produktivitas yang baik akan menguntungkan bagi perusahaan.

Namun jangan lupa juga untuk rutin melakukan evaluasi pasca pelaksanaan guna mengetahui apa saja yang perlu diperbaiki. Evaluasi rutin Ini dibutuhkan karena setiap tahapan dalam proses pengadaan bisa jadi bergantung pada tahapan dan pengaruh sebelumnya. Jika tidak dilakukan evaluasi segera, masalah kecil dapat menjadi masalah kompleks yang membuat proses pengadaan terhenti secara tiba-tiba.

Beralih dari proses manual ke proses pengadaan digital

Proses pengadaan yang melibatkan dana yang cukup besar tak jarang sangat rentan akan potensi markup atau penyalahgunaan anggaran. Namuan pihak pengadaan perusahaan dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya kecurangan ini dengan digitalisasi, mengalihkan proses manual ke proses pengadaan melalui pengguanan aplikasi e-procurement. 

Dengan beralih ke aplikasi e-rocurement, perusahaan  perusahaan dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya kecurangan karena seluruh kegiatan pengadaan dilakukan secara terpusat atas asas transparan dan akuntabilitas. Seluruh data transaksi dan persetujuan dapat diakses oleh pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Sehingga pengguna dapat memantau proses pengadaan dengan lebih detail. Informasi yang dapat diakses dengan cepat ini tentu akan memudahkan tim dalam membuat keputusan serta melakukan follow-up demi mempercepat proses persetujuan.

Pilih satu platform untuk komunikasi dan tetapkan prosedur untuk meningkatkan kemajuan

Tanpa disadari penggunaan aplikasi pengadaan akan sangat membantu Anda dalam menghadapi pengelolaan pengadaan yang cukup kompleks. Sudah saatnya Anda memasuki babak pemilihan penggunaan platform mana yang akan membantu Anda dan menetapkan prosedur untuk meningkatkan kemajuan bisnis perusahaan.

Procsi dapat menjadi solusi atas kebutuhan ini guna membantu Anda melakukan optimalisasi supply chain dan meningkatkan produktivitas bisnis. Memalui aplikasi ini Anda dapat menjalankan segala aktivitas procurement, seperti pemilihan vendor, pembuatan quotation untuk vendor, persetujuan pemesanan, hingga penagihan. Procsi juga dapat membantu Anda untuk meringkas waktu tahap pengadaan dengan akses dengan lebih cepat, kapan saja dan di mana saja. 

Percayakan proses procurment perusahaan Anda dengan Procsi. Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda segera!