Shared Services atau Outsourcing?

Para decision makers di bidang teknologi informasi maupun bidang lainnya secara terus-menerus meninjau kembali topik mengenai Outsourcing vs. Shared Services – sebagai respon terhadap perubahan kondisi bisnis termasuk strategi bisnis baru, kepemimpinan baru, merger atau akuisisi, dan juga harapan untuk memiliki proses bisnis yang cukup matang. Di lingkungan korporasi banyak kebingungan seputar outsourcing dan shared services. Hal ini disebabkan karena adanya beberapa hal yang serupa antara outsourcing dan shared services.

Menurut definisinya, outsourcing adalah pekerjaan yang bersifat kontrak yang diberikan kepada pihak ketiga untuk melakukan layanan tertentu seperti facilities management (office boy, security, driver dan sebagainya), dan juga pekerjaan administrasi seperti Information Technology (IT), Finance dan Accounting, serta Human Resources. Sementara itu, Shared Services sendiri merupakan model bisnis antara penyedia layanan dan organisasi (client) yang bersifat shared responsibilities (pembagian tanggung jawab) dan accountability (kewenangan) pada seluruh proses bisnis yang telah ditentukan batasan dan area yang harus dikerjakan oleh Shared Services dan organisasi (client).

Yang menarik antara perbedaan Shared Services dan Outsourcing adalah ”ownership” (kepemilikan). Outsourcing terlampau lemah dalam hal sense of ownership (rasa kepemilikan) dibandingkan dengan Shared Services. Sedangkan model bisnis Shared Services sangat mengedepankan sense of ownership dalam menjalankan bisnis yang dimiliki oleh pelanggannya. Beberapa komponen penting dalam model bisnis Shared Services ketika melayani pelanggannya diatur oleh:

• Statement of Work – Mengatur tentang Batasan dan tanggung jawab serta wewenang atas proses-proses yang dapat dieksekusi secara langsung di Shared Services berdasarkan parameter yang ditentukan oleh pelanggannya
• Service Level Agreements – Komitmen Shared Services mengenai penyelesaian suatu proses atau pekerjaan berdasarkan matriks pengukuran hasil pekerjaan yang dilakukan, juga penyelesaian yang perlu atau penalti atas kualitas pekerjaan yang tidak sesuai atau tidak berhasil dicapai.
• Governance Structure – Mengatur tentang roles dan scope pekerjaan yang ada pada Shared Services serta aturan-aturan mengenai pengelolaan akses dan manajemen data serta informasi pelanggan yang dikelola oleh Shared Services.

Lalu pertanyaan selanjutnya adalah, apa yang menjadi manfaat dari implementasi Shared Services? Tentunya ini tidak hanya sebatas hal-hal yang berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi. Setidaknya ada 3 hal nilai penting yang diberikan lewat implementasi Shared Services, antara lain:

• Value added melalui proses analisa data yang bertujuan untuk meningkatkan revenue dan meminimalisir cost.
• Value added melalui pemberian pengalaman terbaik untuk semua pengguna bisnis yang ada.
• Value added yang memenuhi kebutuhan pelanggan dengan harga yang kompetitif dan tentunya meminimalisir resiko dan kerugian pada bisnis.

Lebih dari itu, model bisnis Shared Services ini juga dapat memberikan masukan-masukan yang baru secara konsisten untuk membantu bisnis mengembangkan performa dan layanan yang ada.

Shared Services yang mempunyai akses dalam mengidentifikasi transaksi dan informasi, akan membantu bisnis lebih jauh dalam menemukan hal-hal yang mempengaruhi kenaikan revenue hingga potensi untuk meminimalisir biaya-biaya yang dapat dikurangi. Shared Services juga mampu mengidentifikasi pola transaksi bisnis yang ada di dalam organisasi dan juga mengawasi tren-tren yang ada untuk meningkatkan performa keuangan. Beberapa contoh mengenai hal ini antara lain:

• Accounts Receivable menyediakan informasi mengenai late payments oleh beberapa pelanggan, yang mana memungkinkan organisasi untuk mempertimbangkan kondisi-kondisi tertentu pada saat akan memperpanjang kontrak dengan pelanggan yang ditandai dalam late payment vendor.
• Analysis of employee expenses reports yang menampilkan informasi mengenai biaya-biaya atau transaksi perjalanan yang dilakukan oleh karyawan dalam organisasi. Hal ini tentu akan membantu pemimpin dalam organisasi dapat memahami tren yang ada dan menganalisa kembali pengeluaran-pengeluaran yang terjadi dalam organisasi yang terkait dengan perjalanan karyawan.

Shared Services tentunya dapat menjadi model bisnis yang mendukung organisasi untuk meraih pertumbuhan-pertumbuhan yang diharapkan bisnis di masa-masa akan datang. Tentu kelebihan dan keunggulan yang dimiliki Shared Services akan membantu organisasi menjadi lebih lean, efektif dan efisien, serta siap untuk bersaing pada pasar yang sangat ketat dan dinamis dari waktu ke waktu. Tentu kelebihan dan keunggulan yang dimiliki Shared Services akan membantu organisasi menjadi lebih lean, efektif dan efisien, serta siap untuk bersaing pada pasar yang sangat ketat dan dinamis dari waktu ke waktu.

Pelajari lebih lanjut terkait dengan layanan Shared Service kami atau hubungi kami di sini

Kontributor: Jemy Mustany