Simak Tips untuk Memilih Vendor Software ERM yang Berkualitas
Pemilihan perangkat lunak dapat menjadi hal yang menakutkan. Sebab, ada banyak ketidakpastian dan pertanyaan yang Anda miliki ketika ingin mengimplementasikan perangkat lunak Enterprise Risk Management (ERM).
Mungkin Anda tidak yakin mengenai aplikasi ini. Mungkin juga Anda tidak yakin bagaimana prosesnya bekerja, atau biaya tambahan yang bakal menghantui keuangan perusahaan. Hal ini tak lepas dari ada banyak vendor ERM di luar sana yang menawarkan solusi yang serupa.
Oleh sebab itu, Anda harus meluangkan waktu Anda untuk mencari tahu vendor mana yang terbaik untuk bisnis Anda. Berikut adalah beberapa hal penting yang harus Anda pertimbangkan sebelum memilih vendor untuk aplikasi ERM yang berkualitas:
- Penginstalan
Hal pertama yang harus Anda pastikan yaitu soal hosted dan penginstalan aplikasi. Jika perangkat lunak di-host, itu berarti Anda dapat mengakses perangkat lunak di browser. Anda akan membayar biaya berlangganan reguler karena vendor menyediakan software as a service (SaaS) atau perangkat lunak sebagai layanan.
Dengan layanan ini, pembaruan apa pun bakal dikelola oleh vendor yang berarti Anda tidak perlu melakukan pembaruan manual apa pun. Jika perangkat lunak diinstal, kemungkinan ada prosedur instalasi, pemeliharaan, dan pembaruan, yang berarti Anda mungkin perlu melibatkan departemen IT Anda.
- Solusi “out-of-the-box” untuk Manajemen Risiko
Dengan solusi out-of-the-box, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk implementasi aplikasi karena kemungkinan tim vendor akan mengambil daftar risiko Anda dan memuatnya langsung ke dalam aplikasi.
- Uji coba Aplikasi
Saat membeli mobil, Anda bisa melakukan test drive untuk mengetahui kinerja mobil tersebut. Saat membeli rumah, Anda pasti bakal menghadiri acara peluncuran perumahan atau mengecek kondisi rumah yang ingin dibeli. Investasi dalam perangkat lunak pun sama. Banyak vendor akan mengizinkan Anda menguji perangkat lunak mereka.
Memastikan vendor menyediakan layanan uji coba adalah salah satu hal penting yang harus Anda pastikan saat memilih vendor ERM. Selama uji coba, Anda bisa mengetahui kinerja perangkat lunak tersebut, terutama kecepatan dan intuitifnya. Jangan lupa untuk mencoba perangkat lunak di perangkat seluler juga, karena sebagian besar eksekutif manajemen risiko akan berinteraksi dengan perangkat lunak di perangkat seluler mereka. Pastikan aplikasi itu mudah dijalankan, ramah seluler, dan minim masalah teknis.
- Input data ke sistem
Pertimbangkan program input data apakah manual? Apakah bisa di-import dalam jumlah besar? Siapa yang dapat melakukan tugas ini? Bicarakan hal ini dengan vendor. Mungkin ada waktu dan biaya tambahan yang terkait dengan pengunggahan data ini, jadi penting untuk memahami lanskap impor data. Tanyakan apakah Anda dapat dengan mudah mengekspor semua data Anda dalam .CSV, sehingga Anda dapat melakukan porting jika diperlukan.
- Bertemu dengan tim layanan yang bertanggung jawab atas implementasi
Ini adalah tim yang akan paling sering berinteraksi dengan Anda, bukan dengan tim penjualan. Tanyakan pada vendor Anda untuk bertemu dengan tim implementasi software ERM ini. Hal ini untuk membangun komunikasi yang baik, agar Anda bisa mendapatkan informasi terkait software ERM.
- Usai implementasi perangkat lunak
Waktu yang paling sulit bisa dibilang 6 bulan pertama setelah Anda mengimplementasikan software baru. Di sinilah Anda mungkin mengalami tantangan dalam meluncurkan perangkat lunak ini.
Pastikan vendor menyediakan dukungan dan pelatihan untuk membantu Anda dan tim dalam menjalankan perangkat lunak ini secara internal dan membantu Anda memecahkan masalah. Namun tak jarang terdapat biaya tambahan yang diminta vendor. Oleh sebab itu, pastikan atau tanyakan hal ini ke vendor di awal. Apakah dukungan dan pelatihan penggunaan perangkat lunak ini sudah termasuk dalam biaya yang disepakati atau belum.
- Perubahan sistem
Mungkin Anda akan mengalami perubahan pada sistem usai menggunakan perangkat lunak ERM. Pastikan ke vendor seberapa cepat perubahan tersebut dan siapa yang bisa mengatasi hal ini. Sebab beberapa program atau sistem memerlukan teknisi program khusus.
- Meng-upgrade perangkat lunak
Akuisisi dan divestasi dalam perusahaan adalah hal umum dan sering terjadi. Penting untuk memastikan ke vendor bagaimana sistem atau program ERM ini dapat di-upgrade seiring berkembangnya perusahaan Anda.
Demikian delapan hal penting yang harus Anda pastikan sebelum memilih vendor perangkat lunak ERM. Selain aplikasi itu sendiri, vendor adalah hal penting lainnya yang sangat berpengaruh pada penerapan perangkat lunak ini. Pastikan Anda tidak salah memilih vendor ERM.
Salah satu aplikasi ERM yang bisa Anda gunakan yaitu Firms. Ini adalah aplikasi buatan Indonesia yang dapat membantu Anda dalam mengelola risiko. Ingin mengetahui fitur-fitur Firms dan berbagai kemudahan yang tersedia di aplikasi ini termasuk informasi lainnya terkait Enterprise Risk Management, silahkan klik di sini.