Strategi E-Procurement: 6 Langkah untuk Menerapkan Sistem yang Berhasil
Pada proses pengadaan barang atau jasa, jika Anda masih mengeluhkan berkutat dengan tumpukan dokumen, maka ada yang perlu diubah dalam sistemnya. Sebab, pengadaan manual sangat membosankan dan memakan waktu. Ini menjelaskan mengapa lebih banyak organisasi mengadopsi strategi e-procurement. Sebanyak 95 persen perusahaan mengadopsi teknologi dalam praktik pengadaan dan pasokan mereka menurut Laporan Digitalisasi dalam Pengadaan dan Pasokan CIPS 2020.
Namun, mengadopsi teknologi tidak menjamin hasil yang langsung. Anda perlu membuat strategi yang akan memandu proses pengadaan dan pasokan bisnis Anda. Strategi ini adalah rencana untuk mendapatkan pasokan yang diperlukan melalui alat otomatis dengan cara yang paling hemat biaya.
Pada artikel kali ini, kami akan memandu Anda melalui langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk diikuti saat membuat dan menerapkan strategi e-procurement. Selain itu, kami akan membahas bagaimana Anda dapat menemukan perangkat lunak e-procurement terbaik yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
6 Langkah Menerapkan Strategi E-procurement
Menyusun strategi e-procurement yang efektif diharapkan bisa mendorong hasil yang diinginkan dan tentu saja membutuhkan perencanaan yang tepat.
- Tinjau strategi pengadaan Anda saat ini
Sebelum Anda terjun ke dalam membuat strategi pengadaan baru, luangkan waktu untuk menganalisis strategi yang ada. Menganalisis proses pengadaan Anda saat ini memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang kekuatan dan kelemahannya. Dengan cara ini, Anda dapat menguraikan aspek-aspek yang ingin Anda tingkatkan dalam strategi e-procurement baru Anda.
Saat meninjau strategi pengadaan Anda saat ini, berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus Anda tanyakan:
- Siapa pemasok Anda?
- Apa saja pemeriksaan kepatuhan yang ada?
- Siapa pemasok Anda yang berkinerja terbaik dan siapa yang terburuk?
- Berapa waktu pengiriman rata-rata untuk persediaan?
- Sistem apa yang Anda miliki untuk melacak pengeluaran?
- Mendapatkan beberapa informasi ini mungkin sulit jika Anda hanya memiliki proses manual. Tetapi perlu waktu dan upaya untuk melacak informasi yang tersedia.
- Dokumentasikan kesenjangan dalam strategi Anda saat ini
Setelah Anda memahami proses pengadaan Anda saat ini, jelaskan beberapa kekurangannya. Mengidentifikasi kekurangan dalam proses Anda akan membantu Anda memahami dampak negatifnya terhadap organisasi Anda. Lebih penting lagi, Anda kemudian dapat melakukan brainstorming solusi dalam strategi e-procurement baru Anda.
Dalam hal kekurangan dalam proses pengadaan, berikut adalah beberapa masalah yang harus Anda perhatikan:
- Pengeluaran di luar perencanaan.
- Total biaya kepemilikan (TCO) tinggi.
- Pengiriman pesanan terlambat.
- Ketergantungan pada perangkat lunak pengadaan tradisional.
- Karyawan melewati prosedur pengadaan.
Mengidentifikasi masalah ini akan menunjukkan kepada Anda di mana kekurangan proses Anda saat ini dan bagaimana Anda dapat memperbaikinya dalam strategi e-procurement Anda.
Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa daftar Anda mencakup beberapa pemasok yang tidak dapat diandalkan, yang menyebabkan kekurangan dalam proses pengadaan Anda saat ini. Anda perlu meninjau daftar pemasok Anda dan mencari penggantinya.
- Libatkan pemangku kepentingan
Setelah Anda mengidentifikasi kesenjangan dalam rencana Anda sebelumnya, langkah selanjutnya adalah membuat daftar pemangku kepentingan yang mungkin terpengaruh oleh strategi pengadaan baru Anda. Langkah ini diperlukan sebab tanpa keterlibatan pemangku kepentingan yang diperlukan, hampir tidak mungkin untuk menerapkan strategi Anda.
Selain itu, pemangku kepentingan dapat menunjukkan kekurangan dalam rencana yang ada yang mungkin Anda lewatkan. Mereka juga dapat menyarankan cara untuk meningkatkan rencana pengadaan baru Anda untuk membantu organisasi Anda mencapai tujuan bisnisnya.
Oleh karena itu, buatlah daftar pemangku kepentingan mulai dari tim keuangan hingga pemasok dan pengguna akhir. Kami menyarankan agar daftar Anda menyertakan siapa saja yang mungkin terpengaruh oleh rencana e-procurement baru Anda.
McKinsey menyarankan “menghabiskan waktu sebanyak mungkin dalam percakapan tatap muka (secara langsung atau virtual), baik dengan pelanggan internal di seluruh bisnis, dan dengan pemasok terpenting dan mitra eksternal.”
Pertemuan ini akan membantu Anda memahami “bagaimana orang memandang organisasi pengadaan hari ini, untuk mengidentifikasi peluang pengadaan untuk menambah nilai tambah dalam hubungan, dan untuk mulai membangun model kolaborasi yang lebih efektif di masa depan.”
- Buat rencana e-procurement dan tetapkan KPI
Setelah manajemen menyetujui strategi e-procurement Anda, sekarang saatnya untuk memetakan rencana dan menetapkan KPI (Key Performance Indicator) yang jelas. Melakukan hal ini akan membantu Anda membuat rencana konkret tentang bagaimana menerapkan rencana e-procurement baru Anda. Ini juga akan membantu Anda menetapkan harapan yang tepat tentang apa yang Anda dan organisasi Anda harapkan setelah strategi diterapkan.
Saat Anda memilih KPI e-procurement, Anda juga harus memastikan bahwa itu terkait dengan tujuan organisasi yang lebih luas. Katakanlah organisasi Anda ingin memotong biaya untuk tetap bertahan dalam resesi. Anda ingin memilih KPI yang berfokus untuk membantu perusahaan mencapai tujuan tersebut. Anda mungkin memutuskan untuk fokus pada KPI seperti purchase order, penghindaran biaya pengadaan, dan pengurangan biaya pengadaan.
- Gunakan perangkat lunak pengadaan
Ada banyak bagian yang bergerak yang terlibat dalam melaksanakan dan mengelola strategi e-procurement yang efektif. Dan mengelola semua bagian ini secara manual atau dengan perangkat lunak konvensional memakan waktu dan tenaga.
Oleh karena itu, Anda harus memilih perangkat lunak pengadaan yang menyelesaikan pekerjaan. Menggunakan alat yang sesuai dapat membantu Anda mengkonsolidasikan proses pengadaan Anda di satu tempat. Ini berarti bahwa pemangku kepentingan atau pekerja di berbagai departemen dapat dengan mudah berkolaborasi tanpa kerumitan.
Jadi apa yang harus Anda cari dalam alat pengadaan? Itu harus:
- Terintegrasi dengan sistem ERP/Akuntansi
- Dukung seluruh siklus pengadaan-untuk-bayar
- Memiliki alur kerja persetujuan yang cepat dan dapat disesuaikan
- Berikan wawasan dan pelaporan pembelanjaan
- Mendukung manajemen biaya
- Menawarkan kemampuan manajemen vendor
- Menggunakan perangkat lunak pengadaan memungkinkan Anda melacak pengeluaran di beberapa departemen untuk melihat berapa banyak pengeluaran masing-masing. Tidak hanya itu, Anda dapat membuat anggaran khusus untuk pekerja di berbagai lokasi atau departemen.
- Implementasi dan peninjauan
Setelah Anda memilih perangkat lunak e-procurement Anda, saatnya untuk mengimplementasikannya. Anda harus memeriksa apakah Anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menerapkan strategi e-procurement Anda. Di sisi lain, Anda harus memperhatikan untuk tidak memberi terlalu banyak tekanan pada orang-orang Anda.
Ketika Anda memutuskan untuk menerapkan strategi e-procurement dalam bisnis Anda, pastikan Anda mengkomunikasikan dampaknya pada organisasi Anda. Bekerja dengan tim SDM dan kepala departemen untuk memberikan informasi penting tentang perubahan dan pedoman pengadaan baru. Jangan lupa untuk melibatkan pemangku kepentingan dan vendor eksternal karena mereka sudah menjadi bagian dari proses.
Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.