Tips Implementasi Software ERP yang Perlu Diperhatikan
Sistem ERP pada dasarnya sudah semakin banyak digunakan untuk bisnis. Perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan software yang dapat berfungsi untuk membantu memudahkan sistem operasional suatu bisnis. Jadi, dengan adanya ERP maka sistemnya jadi lebih cepat dan juga efisien.
Istilah Enterprise Resource Planning (ERP) diciptakan pada 1990 oleh Gartner Group. Namun, konsepnya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Seiring berjalannya waktu, pada tahun 2000-an, Gartner Group kembali mengembangkan ERP dengan mengeluarkan ERP II.
Sistem ini adalah ERP berbasis cloud keluaran pertama. Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan internet).
Kini sistem ERP SaaS (Software-as-a-Service) semakin diminati oleh berbagai bisnis. Implementasi ERP lebih dari sekadar penggunaan perangkat lunak. Untuk memastikan hasil yang sukses, pertimbangkan juga elemen-elemen ini:
Lakukan dengan mitra implementasi
Melakukan implementasi dengan dukungan mitra sangat dianjurkan. Memilih mitra sangat mirip dengan memilih perangkat lunak ERP Anda: Anda perlu menemukan satu yang cocok untuk industri, organisasi, dan proses Anda. Namun, apa yang harus Anda cari?
Mitra potensial harus memiliki pengalaman sebelumnya, relevan, dan terkini dengan perangkat lunak yang Anda pilih dan industri Anda. Selain itu, konsultan harus bersertifikat dan memiliki pengalaman teknis yang substansial. Meskipun calon mitra implementasi Anda tidak memiliki kekuatan super untuk menyempurnakan proyek Anda, mereka dapat menyederhanakan proses yang kompleks dan memberikan kepemimpinan serta bimbingan.
Pilih mitra dengan metodologi yang terbukti. Tidak ada proyek yang persis sama, tetapi memiliki peta jalan untuk diikuti memastikan semua kebutuhan di sepanjang jalan proses implementasi. Mitra Anda juga harus dilengkapi dengan alat untuk komunikasi tim dan manajemen proyek. Untuk mencapai dan mengukur kemajuan, Anda harus memiliki pencapaian dan tujuan. Mitra yang berpengalaman akan memiliki pengetahuan untuk memahami apa yang dapat dilakukan dan dalam kerangka waktu yang tepat, serta kepemimpinan yang diperlukan untuk menavigasi proses.
Mitra yang terpercaya juga akan memiliki saran untuk diberikan mengenai aspek teknis dan fungsional perangkat lunak ERP, serta proses implementasi itu sendiri. Ini dapat berupa rekomendasi untuk aplikasi atau alat tambahan yang dapat mengoptimalkan fungsionalitas organisasi Anda, atau cara terbaik untuk memanfaatkan teknologi canggih seperti internet of things (IoT), kecerdasan buatan (AI), machine learning, dan analitik prediktif.
Terapkan praktik terbaik (best practice)
Perangkat lunak Anda, dengan sendirinya, bukanlah alasan keberhasilan atau kegagalan Anda dalam suatu implementasi. Ini hanya alat. Dan penting untuk menggunakannya dengan benar. Data yang baik sangat penting. Solusi Anda menawarkan alat yang hebat, tetapi data yang buruk akan membuatnya tidak berguna. Konversikan data Anda dengan benar sehingga lengkap, benar, dan koheren sebelum memigrasikannya ke sistem baru Anda. Plus, Anda harus meningkatkan proses pelaporan bisnis untuk lebih memahami dan memanfaatkan data bisnis Anda dan alat sistem ERP.
Pilih orang-orang terbaik Anda untuk tim implementasi. Tim Anda harus terdiri dari orang-orang andal yang mengetahui bisnis Anda, memahami fungsi dan proses Anda, dan mampu membuat keputusan yang cerdas. Mereka juga harus dapat memberikan banyak waktu untuk proyek tersebut.
Selain itu, seorang eksekutif harus bertindak sebagai sponsor proyek, dan C-suite perlu dilibatkan untuk memberikan kepemimpinan dan membuat keputusan akhir. Gunakan metodologi yang terbukti. Pendekatan mitra implementasi Anda harus diuji dan formal, tetapi fleksibel untuk mengakomodasi kebutuhan industri Anda dan kebutuhan unik perusahaan Anda.
Saluran komunikasi harus dibuat untuk memungkinkan interaksi di antara rekan satu tim dan antar tim – dan untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya. Rencana pelatihan akan memastikan karyawan dilatih dengan benar. Dan Anda perlu menyiapkan proses untuk mengukur keberhasilan menuju sasaran dan tolok ukur proyek sehingga Anda akan tahu bahwa proyek Anda berhasil.
Salah satu penyedia layanan dan konsultansi ERP dalam negeri yang patut dipertimbangkan yakni SISI. Saat ini SISI juga menyediakan FORCA ERP yang merupakan software ERP yang difungsikan sebagai layanan (SaaS).
FORCA ERP, yang merupakan penggalan dari kata InFORmation CApital ini mampu mengintegrasikan sistem pada beberapa lokasi serta menyediakan cara yang mudah dan cepat untuk menjalankan bisnis. Dengan berbasis cloud, FORCA ERP bisa digunakan dan diakses langsung melalui internet tanpa harus melakukan pembelian lisensi atau investasi pada perangkat keras.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA ERP, dapat menghubungi kami di sini.