Yang Perlu Anda Ketahui Seputar Shared Services dan Fungsinya
Selama pandemi COVID-19, perusahaan turut berevolusi seiring dengan perubahan yang terjadi dalam bidang teknologi informasi. Pembatasan pertemuan tatap muka akibat pandemi telah mengubah cara berbisnis dan aktivitas operasional perusahaan.
Konsep sharing dan utilisasi telah menjadi makin nyata dalam kehidupan manusia di era disrupsi saat ini. Sharing atau berbagi sebagai suatu entitas semakin menonjol. Sebab, manusia modern secara kolektif semakin menyadari kurangnya pemanfaatan fungsi dari mobil, rumah dan komputer serta hal lainnya.
Munculnya kebutuhan untuk mengakses hal-hal tersebut tetapi tanpa kerumitan kepemilikan dan tanpa limbah. Airbnb, Uber, dan Microsoft Azure adalah beberapa perusahaan yang muncul dalam era disrupsi akhir-akhir ini dan membuat nyata keuntungan, peluang, dan manfaat dari model berbagi.
Di sisi SDM, sering kita temui kurang dimanfaatkan antara kapasitas terhadap biaya tinggi. Jika kita mampu dan sudah terbiasa dengan cara sharing lainnya, tentu masuk akal untuk melakukan hal ini pada semua level bisnis. Tujuannya agar perusahaan dapat mengambil keuntungan dari model shared services yang fleksibel dengan alokasi SDM yang sesuai dengan kebutuhan.
Pengertian layanan shared services yakni layanan penggunaan sistem proses bisnis secara bersama. Prinsip dasarnya layanan bersama yang terdiri dari unit khusus (SDM, proses, dan teknologi) yang menyediakan titik layanan terpusat dan diarahkan untuk kebutuhan bisnis yang spesifik dan terdefinisi.
Fungsi Shared Services dan Contoh Kasus
Bercermin dari pengertian shared services bisa juga berarti penyediaan sebuah services atau layanan oleh satu bagian dari sebuah organisasi atau grup di mana layanan tersebut sebelumnya sudah ditemukan di dalam lebih dari satu bagian dari organisasi atau perusahaan tersebut. Pengertian harafiahnya, shared services adalah sebuah layanan yang dibagi penggunaannya oleh beberapa ataupun semua bagian-bagian entitas di dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Faktor pendanaan maupun sumber daya dari services dibagi dan divisi yang menyediakan pelayanan tersebut secara efektif menjadi sebuah internal service provider atau sebuah penyedia jasa layanan internal. Ide utama dari shared services adalah “sharing” dalam sebuah organisasi atau grup. Sharing ini secara fundamental dibutuhkan untuk memasukkan shared accountability atau akuntabilitas pembagian dari hasil oleh unit di mana pekerjaan yang dibagikan tersebut dipakai oleh sang provider.
Di sisi sebaliknya, sang provider perlu untuk memastikan bahwa hasil yang sudah disetujui bersama tersebut disampaikan berdasarkan standar tertentu yang sudah ditetapkan (KPIs, cost, kualitas, dll). Shared services juga bisa diterapkan dalam hubungan antar dua buah organisasi yang berbeda maupun lebih, untuk bagian yang berbeda dari kedua organisasi tersebut.
Salah satu contohnya, surat kabar The New York Times yang mengembakan shared services dalam divisi Riset dan Pengembangan (R&D) di setiap unit bisnis. Fungsi utama dari shared services yang dikembangkan oleh R&D grup ini untuk The New York Times adalah untuk mendukung inovasi yang ada di dalam unit bisnis tersebut.
Upaya The New York Times memfokuskan pada pengembangan inovasi teknologi informasi melalui upaya pengumpulan inisiatif dari berbagai pihak yang berbeda.
Ketika inovasi ini mulai dijalankan, The New York Times tidak memerlukan modal investasi yang terlalu besar. Menurut Management Information System karya O’Brien dan Marakas (2005), salah satu strategi dasar penggunaan teknologi informasi dalam bisnis adalah strategi kepemimpinan dalam biaya, di mana perusahaan berusaha memangkas biaya-biaya dalam proses bisnis.
The New York Times mampu meningkatkan pendapatan sekaligus memangkas biaya, melakukan efisiensi melalui perbaikan proses (process development) dan otomatisasi. Langkah ini dilakukan melalui penggunaan software untuk rapid development berupa penggunaan aplikasi pengembangan cepat (rapid application), yaitu software metode pengembangan yang digunakan untuk perencanaan singkat.
Pertumbuhan penggunaan shared services dalam kehidupan berbisnis secara terus-menerus dihubungkan dengan restrukturisasi bisnis dalam skala yang lebih besar dan juga terus tumbuh. Faktor pendorong utama yang mempengaruhi implementasi shared services terkait dengan biaya, kualitas, kecepatan, dan fleksibilitas.
Sebagai perusahaan penyedia layanan shared services yang bertumpu pada faktor pendorong tersebut, SISI juga tetap berupaya untuk memberikan solusi di masa disrupsi teknologi informasi saat ini.
Beberapa fitur yang kami tawarkan untuk transformasi bisnis melalui penerapan shared services ini, adalah:
- Principal Consultant – Dengan tim yang memiliki pengalaman implementasi dan sertifikasi Global Business Services (GBS), kami menawarkan solusi konsultasi mengenai Shared Services Project Management dan juga best practices yang perlu untuk mempercepat proses implementasi.
- Workflow Automation – Kami memiliki platform yang dapat menangani keseluruhan proses, mulai dari procurement sampai dengan payment yang mengintegrasi antara bisnis, vendor, supplier dan juga third party pada proses supply chain management. Juga proses lainnya seperti journal entry pada proses akuntansi.
- Applications Development & Low-Code Development – Tidak perlu khawatir mengenai sumber daya yang terbatas pada coding maupun programming expertise, karena kami memiliki solusi automation yang dapat mengkonfigurasi platform sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan informasi lengkap mengenai layanan Shared Services sebagai solusi terpadu bagi proses bisnis yang berkelanjutan, silakan klik di sini.