6 Cara Merampingkan Proses Bisnis dan Alur Kerja
Dalam berbisnis tentu kita akan membutuhkan proses yang sederhana dan menyederhanakan langkah-langkah yang rumit atau tidak perlu. Ada beberapa cara untuk merampingkan proses ini. Anda dapat menggunakan berbagai platform digital bisnis modern yang dapat membantu operasional bisnis perusahaan Anda berkembang.
Cara merampingkan proses bisnis umumnya memerlukan penggunaan teknik modernisasi, teknologi, dan pendekatan lain yang memungkinkan untuk diselesaikan. Dengan merampingkan proses harian organisasi, Anda dapat mencapai banyak hal berbeda yang membutuhkan lebih sedikit pekerjaan dan waktu luang. Berikut adalah daftar manfaat yang akan didapatkan bisnis atau organisasi saat Anda merampingkan proses dan alur kerja:
- Peningkatan produktivitas
Otomatisasi alur kerja umumnya menggunakan proses logika yang berbasis aturan guna menghilangkan proses manual yang tidak efektif dalam menyelesaikan tugas. Perampingan alur kerja juga akan membuat Anda dapat menghemat waktu dalam menyelesaikan tugas, mengurangi kesalahan, dan membantu karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan penting. Karyawan dapat lebih fokus pada kualitas dari apa yang mereka hasilkan ketika tugas-tugas yang tidak perlu telah dikurangi.
- Peningkatan komunikasi
Dengan adanya sistem manajemen proses bisnis yang sederhana, dapat meningkatkan komunikasi antar departemen dengan lebih baik. Karyawan akan menghabiskan lebih sedikit waktu dan energi untuk berkomunikasi satu sama lain dan mereka dapat mengerjakan tugas yang diberikan dengan lebih tepat waktu.
- Manajemen waktu yang lebih baik
Dengan pembagian tugas yang efektif dan efisien, kemungkinan besar karyawan Anda akan dapat memanfaatkan waktu dengan lebih baik. Karyawan Anda dapat membagi tugas berdasarkan prioritas yang paling penting terlebih dahulu dan memiliki waktu senggang di antara tugas tersebut.
- Minimalkan Risiko
Dengan proses bisnis yang disederhanakan umumnya akan terjadi transparansi dan kualitas data yang lebih baik. Sebagai pemilik bisnis, Anda juga dapat lebih mudah untuk monitoring kinerja bisnis dengan hanya memantau dari visibilitas proses yang sederhana.
- Efisiensi biaya
Penghematan biaya operasional perusahaan dalam perspektif merampingkan proses dan alur kerja, selalu berkatian dengan prinsip-prinsip continuous improvement dan digitlaisasi. Ini terjadi karena kebijakan perusahaan membutuhkan lebih sedikit staf dengan peningkatan otomatisasi. Digitalisasi juga mendorong efektivitas dan efisiensi pada setiap lini operasional bisnis.
Hal tersebut kemudian dapat mendorong penghematan biaya operasional bisnis Anda sehingga Anda dapat mengalokasikan resource untuk pengembangan di sisi lainnya. Efisiensi biaya ini sangat penting karena akan berpotensi untuk melakukan penciptaan nilai tambah.
Merampingkan proses dan alur kerja bisa jadi memerlukan waktu penyelesaian yang relatif lama. Untuk itu, Anda dapat memulainya dengan melakukan langkah-langkah kecil yang berkontribusi pada peningkatan efisiensi bisnis Anda.
Berikut adalah 5 langkah yang dapat Anda coba untuk merampingkan proses dan alur kerja:
- Menilai proses dan alur kerja yang sudah ada
Saat Anda menilai proses dan alur kerja Anda saat ini, akan lebih mudah untuk mendapatkan gambaran menyeluruh. Dengan ini Anda dapat mengetahui cara yang tepat untuk menyelesaikan berbagai hal sebelum Anda dapat melihat area mana yang dapat ditingkatkan secara signifikan dengan perampingan.
Ada baiknya Anda buat daftar proses alur kerja Anda. Tulis apa saja yang Anda yakini sebagai manfaat dari setiap proses dan buat daftar setiap orang yang terlibat dalam proses tersebut.
- Mengelompokkan berdasarkan skala kebutuhan dan manfaat
Mungkin mengejutkan jika Anda mengetahui dengan tepat berapa banyak proses dan alur kerja yang sebenarnya dilakukan untuk menyelesaikan tugas yang diharapkan. Banyak proses yang saling terkait dan mungkin tidak esensial.
Dengan mengetahui hal ini ada baiknya Anda kelompokkan tugas berdasarkan prioritas daftar proses dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting. Ini akan membantu Anda memutuskan proses mana yang akan disederhanakan pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya.
- Analisa hasil
Setelah Anda menilai proses dan alur kerja, Anda dapat menganalisis hasil dari proses alur kerja tersebut. Ini memberi Anda perspektif mana saja proses yang tidak perlu dan tidak ramah anggaran.
- Meminta feedback
Kolega, rekan kerja, atau karyawan mungkin memiliki feedback yang berharga tentang rantai alur kerja yang telah Anda buat. Banyak dari orang-orang ini mungkin memiliki ide tentang bagaimana proses bekerja mana saja yang perlu ditingkatkan untuk menghemat waktu dalam menyelesaikan tugas dan tujuan dengan lebih efisien. Seringkali dengan meminta feedback banyak masukkan utamanya dalam merampingkan pekerjaan dengan detail yang kecil.
- Merampingkan dan mengotomasi proses operasional bisnis
Kini telah banyak solusi perangkat lunak kerja modern yang membantu merampingkan proses bisnis dan alur kerja. Masing-masing memiliki fitur dan kemampuannya sendiri yang akan menguntungkan berbagai bidang karir dan organisasi.
Pada umumnya aplikasi ini dirancang khusus untuk memiliki manfaat serupa seperti memudahkan pengumpulan data di lokasi terpusat, mengotomatiskan langkah-langkah dalam alur kerja bisnis, dan menghasilkan visibilitas yang lebih baik dengan grafik, bagan, dan laporan.
Untuk memudahkan Anda melakukan beberapa tips di atas, Anda dapat memanfaatkan dukungan solusi digital yang kami miliki. Evaluasi alur kerja yang Anda terapkan saat ini dan ketahui bagaimana otomatisasi membantu merampingkan proses bisnis Anda serta menciptakan ruang kerja yang lebih dinamis dan strategis. Hubungi kami untuk konsultasi kebutuhan bisnis Anda!