Ketahui Apa Saja yang Bisa Dilakukan dengan Shared Service

Tuesday, 6 July 2021

Meskipun Shared Services sebagai layanan operasional bisnis saat ini sudah semakin dikenal pada kalangan pebisnis, namun banyak juga orang yang belum memahami sepenuhnya apa itu layanan ataupun cara kerjanya. Dalam mengoptimalkan fungsi operasional bisnis, perusahaan bisa menerapkan Shared Services sebagai salah satu jawaban untuk efisiensi beban biaya operasional. Di sisi lainnya, layanan ini sekaligus juga akan melakukan tugasnya dalam mengatasi keterbatasan sumber daya yang dimiliki perusahaan. 

Shared Service merupakan fungsi terpusat dari suatu organisasi, di mana semua tanggung jawab back-office dikelola oleh pihak ketiga. Layanan ini menyediakan dukungan berupa pengelolaan beberapa aktivitas perusahaan dan sumber daya. Layanan Shared Service mengadopsi cara untuk mengkonsolidasikan beberapa proses bisnis sehingga memungkinkan setiap divisi atau unit bisnis untuk memfokuskan waktu serta sumber dayanya pada visi dan  core bisnis. 

Konsep Shared Service sendiri sebenarnya sudah ada sejak tahun 1980-an. Pada masa itu, layanan ini mencakup pekerjaan pada organisasi yang besar dan memiliki banyak unit bisnis. Konsep awalnya hanya sekedar mencoba untuk memulai mencari cara alternatif agar dapat mengurangi biaya administrasi bisnis. Lantas apa saja yang menjadi fokus penyedia layanan shared services saat ini, berikut selengkapnya; 

 

  1. Fungsi Keuangan

Fungsi keuangan ini biasanya mencakup pengelolaan keuangan, pencatatan transaksi keuangan, order-to-cash (O2C), dan record-to-report (R2R).  O2C merupakan sebuah layanan di mana perusahaan penyedia layanan Shared Service akan mengelola proses pesanan penjualan secara end-to-end, hingga mengumpulkan pembayaran dari pelanggan. Pada proses ini mencakup proses akuntansi yang menyeluruh mulai dari billing dan invoicing, income collection, treasury management, dan debt management. 

Sedangkan R2R sendiri biasanya dapat mencakup pelaporan pendapatan, buku besar  hingga penerbitan laporan keuangan standar. Pada dasarnya, fungsi R2R memberikan umpan balik strategis, finansial, dan operasional, untuk menunjukkan bagaimana kinerja bisnis. 

 

  1. Fungsi SDM

Pada fungsi ini, perusahaan penyedia layanan Shared Service akan bertanggung jawab untuk memproses tugas-tugas administratif pada departemen sumber daya manusia (SDM) seperti HR support desk, pembelajaran & pengembangan, rekrutmen, talent management, penggajian (terkadang berada di bawah keuangan), penghargaan karyawan, data SDM, analisis hingga pemutusan hubungan kerja. 

Melalui fungsi ini, perusahaan akan semakin mudah dalam menyelaraskan manajemen kerja dan SDM (align performance management and HR) agar bisa lebih tepat guna pada saat pengalihan fungsi dan reorganisasi. Perusahaan pun dapat mengalokasikan SDM yang dimiliki untuk memberikan nilai lebih melalui fungsi yang lebih taktis dan strategis. 

 

  1. Fungsi Pengadaan (Procurement)

Fungsi ini merupakan proses di mana barang yang dibeli dan dibayar oleh perusahaan serta seluruh rantai pasokan dikelola oleh penyedia layanan Shared Service. Fungsi ini meliputi pembuatan purchase order dan pengiriman, daftar permintaan, dan strategic procurement support. Tersedia juga layanan verifikasi faktur, query management, serta statement reconciliation. 

Melalui fungsi ini perusahaan akan memperoleh keunggulan kompetitif baru karena layanan Shared Service akan meningkatkan kemampuan proses dan teknis. Layanan Shared Service mampu menganalisis seluruh volume data faktur, dan membuat rekomendasi tentang pengaturan dan praktik yang lebih baik dengan pemasok. Perusahaan akan mendapatkan laporan dan analisa pengadaan untuk mempermudah pengambilan keputusan, meningkatkan kinerja keuangan, dan meningkatkan kepuasan distribusi. 

 

  1. IT Operational

Mungkin sudah tidak asing lagi dengan praktik shared service pada IT Operasional. Pada fungsi ini layanan Shared Service akan menyediakan teknisi yang berpengalaman untuk mengelola operasional aplikasi & infrastruktur IT demi menjamin kelancaran operasional ERP, data center network, hingga end user device. 

Ruang lingkup fungsi IT Operasional ini meliputi pengaturan pendekatan dan metode monitoring kinerja dengan menggunakan peralatan IT, pengawasaan penggunaan device, proses pelaporan secara periodik, serta proses perencanaan remediasi akibat deviasi hasil asesmen kinerja. Tata kelola IT operasional ini akan berfokus pada dua hal yakni bagaimana upaya fungsi IT memberikan nilai tambah bagi bisnis dan penanganan risiko ketika sudah dilaksanakan.

 

  1. Fungsi Service Desk

Jika suatu bisnis ingin menerapkan strategi efisiensi atau hemat biaya, bekerjasama menggunakan layanan Shared Service dengan mencoba fungsi ini adalah salah satu cara untuk mencapainya. Saat perusahaan menggunakan layanan yang satu ini, perusahaan akan terbantu dalam efisiensi kerja dan juga tenaga kerja. Layanan ini menyediakan fungsi single point of contact (SPOC) melalui saluran telepon atau aplikasi untuk mengelola dan mendokumentasikan setiap permintaan layanan. 

Melalui layanan ini, perusahaan dapat meningkatkan kemampuan dalam memberikan produk dan layanan yang lebih optimal untuk para pelanggan maupun internal organisasi. Selain menyediakan keahlian di bidang tertentu, perusahaan penyedia Shared Service dengan fungsi ini juga menggunakan teknologi mutakhir agar dapat terus melayani customer dengan berbagai persyaratan yang mengikuti tren bisnis masa kini.

 

  1. Master Data Management

Master data management (MDM) ini menjadi salah satu solusi untuk mendukung manajemen dalam penggunaan dan analisis informasi penting berupa informasi pelanggan,  produk, karyawan, maupun lainnya. MDM dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan baik dalam jangka pendek dan jangka panjang. Master data management merupakan suatu cara untuk memperoleh, meningkatkan, dan berbagi data. Fungsi ini melibatkan pembuatan definisi yang konsisten dari perusahaan melalui teknik integrasi di beberapa sistem internal perusahaan dan mitra. 

 

Dapat dipahami bahwa layanan Shared Service akan membebaskan waktu dan sumber daya sehingga setiap unit bisnis pada perusahaan dapat lebih fokus untuk mendorong kinerja, peningkatan, dan kualitas layanan mereka. Implementasi Shared Services juga dapat memberikan solusi dengan nilai manfaat besar yang berkelanjutan bagi perusahaan.

Untuk mengetahui lebih lanjut detail layanan Shared Service untuk bisnis Anda.silahkan kunjungi laman ini. Untuk konsultasi dan mengetahui lebih jauh bagaimana layanan Shared Services kami dapat mendukung optimalisasi operasional dan pengembangan bisnis Anda, hubungi kami di sini.