10 Kriteria untuk Seleksi Software ERP sesuai Kebutuhan Bisnis Anda
Di era digital saat ini, perusahaan cenderung berupaya untuk meningkatkan nilai tambah dan memberi pelayanan lebih baik bagi para konsumennya. Upaya ini dapat diwujudkan salah satunya dengan pemanfaatan teknologi melalui penerapan sistem ERP. Penggunaan ERP (Enterprise Resource Planning) meliputi seperangkat software yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah bisnis.
Awalnya, ERP adalah sistem yang lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar (enterprise). Namun, perusahan skala medium dan UMKM pun kini telah banyak yang memakainya.
Sebelum memilih software ERP, menurut Terillium, ada 10 kriteria yang bisa dipakai untuk menyeleksi perangkat lunak ERP seperti apa yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, berikut ini daftarnya:
- Kesesuaian Fungsional untuk Perusahaan Anda
Soal bagaimana fungsionalitas perangkat lunak ERP sesuai dengan bisnis Anda adalah aspek yang paling penting (dan memakan waktu) dalam proses pemilihan ERP. Menemukan kesesuaian fungsional terbaik termasuk mengevaluasi perangkat lunak ERP, mencoba demo ERP, dan bertemu dengan konsultan ERP adalah langkah yang harus ditempuh.
Salah satu hal paling bermanfaat yang dapat Anda lakukan selama proyek pemilihan adalah memfasilitasi diskusi internal untuk menentukan kebutuhan bisnis Anda untuk ERP dan menguraikan area fungsional yang harus ditangani. Pertanyaan kunci yang dapat membantu membentuk diskusi ini adalah:
- Apa yang perlu diperbaharui dari sistem Anda saat ini? Mengapa Anda mempertimbangkan ERP baru?
- Apa yang bekerja dengan baik dengan sistem bisnis Anda saat ini?
- Proses manual apa yang berpotensi untuk dilakukan otomatisasi?
- Di area bisnis apa, perusahaan Anda kurang terlihat – atau mengalami kesulitan dengan pelaporan bisnis yang andal?
- Sistem lain apa yang perlu diintegrasikan dengan ERP?
Hasil akhirnya harus berupa daftar rinci persyaratan untuk solusi perangkat lunak ERP baru. Daftar tersebut harus diprioritaskan, dan disetujui oleh para pemimpin kunci dalam organisasi – dengan dukungan dari TI serta tim eksekutif secara keseluruhan.
- Pengalaman Industri
Pertanyaan lainnya selama pemilihan ERP adalah: perangkat lunak ERP apa yang digunakan di industri Anda? Meskipun tidak harus spesifik industri, beberapa solusi ERP dioptimalkan untuk berkinerja terbaik di industri seperti manufaktur dan distribusi. Ini adalah pertanyaan penting yang dapat membantu mempersempit daftar perangkat lunak ERP yang Anda evaluasi.
Industri merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan tidak hanya dengan vendor perangkat lunak Anda (Oracle, Microsoft, Infor, NetSuite, dll.) tetapi juga dengan mitra implementasi Anda. Apakah vendor dan mitra implementasi berhasil atau tidak dalam industri Anda adalah faktor penting.
- Harga yang sesuai
Ada beberapa area yang perlu dipertimbangkan dalam hal harga perangkat lunak dan implementasi ERP Anda, salah satunya pengembalian investasi.
Return of investments (ROI) ERP baru dapat diukur dengan beberapa cara, misalnya dengan mengajukan pertanyaan berikut:
- Apakah ada area bisnis tertentu di mana penghematan biaya dapat dicapai melalui teknologi baru?
- Apakah ada biaya teknologi yang dapat dikurangi melalui implementasi ERP baru? Penghematan biaya dapat dihasilkan dari pengurangan perangkat keras atau support, perjanjian lisensi perangkat lunak baru, atau pengurangan jejak perangkat lunak.
- Berapa ROI jangka panjangnya? Tidak diragukan lagi bahwa perangkat lunak awal dan biaya implementasi akan menjadi investasi finansial bagi organisasi Anda. Berapa ROI yang dibutuhkan setelah tahun pertama, tahun kelima, dan seterusnya, agar teknologi baru ini layak untuk bisnis Anda?
- Kemampuan apa yang akan diaktifkan oleh perangkat lunak ERP baru? Waktu pengiriman lebih cepat, layanan pelanggan yang lebih baik, proses bisnis yang disederhanakan, efisiensi operasional, e-commerce modern, manajemen gudang dan inventaris, pelaporan bisnis waktu nyata. Ini adalah beberapa potensi manfaat baru yang harus dipertimbangkan selama proses pemilihan ERP.
- Kelayakan Penyedia ERP
Kelangsungan vendor atau penyedia perangkat lunak ERP sangat penting untuk dipertimbangkan sejauh kriteria pemilihan ERP, termasuk:
- Kelangsungan produk: berapa lama produk berada di pasar, apa peta jalan perangkat lunak masa depan, apa investasi penelitian dan pengembangan dalam produk
- Ukuran basis pelanggan: berapa banyak pelanggan aktif yang menggunakan perangkat lunak?
- Status keuangan: seberapa solid perusahaan penyedia perangkat lunak?
- Pertimbangan Proyek Implementasi ERP
Menemukan mitra konsultan ERP yang tepat untuk bisnis Anda adalah langkah pertama untuk setiap proyek implementasi yang sukses dan merupakan aspek penting dari kriteria pemilihan ERP. Saat Anda memilih perangkat lunak ERP Anda, dan mitra konsultan ERP.
- Teknologi
Selain fungsionalitas perangkat lunak, ada pertimbangan teknologi lain yang penting untuk proses pemilihan ERP.
- Risiko
Proyek teknologi dan ERP di tingkat perusahaan secara inheren memiliki beberapa risiko. Memilih perangkat lunak ERP dengan fungsionalitas yang sesuai dengan bisnis Anda, bersama dengan banyak kriteria lain dalam daftar ini (kelangsungan vendor, memilih mitra yang tepat, perencanaan proyek, biaya, dukungan eksekutif), sangat membantu dalam mengurangi risiko selama implementasi ERP .
- Skalabilitas
Mengelola ruang lingkup awal implementasi perangkat lunak ERP diperlukan untuk menghindari risiko dan memastikan keberhasilan. Anda mungkin akan memiliki visi peningkatan di masa mendatang setelah implementasi awal. Saat mengevaluasi berbagai vendor ERP, pertimbangkan bagaimana teknologi tersebut cocok dengan strategi bisnis Anda baik saat ini maupun di masa mendatang.
- Referensi
Baik penyedia perangkat lunak ERP maupun mitra implementasi harus memiliki referensi (yaitu klien yang puas) yang dapat mereka berikan kepada Anda. Mintalah referensi dalam industri Anda, dan dengan persyaratan bisnis serupa.
- Posting Go Live
Apa dukungan dan rencana pelatihan yang sedang berlangsung? Bagaimana Anda akan menangani setiap masalah yang muncul? Baik itu membangun tim dukungan internal, atau mencari mitra eksternal (seringkali mitra implementasi ERP Anda juga akan menawarkan layanan dukungan terkelola) perencanaan di luar go live akan menyiapkan Anda untuk pengembalian maksimum atas investasi ERP Anda.
Salah satu ERP Indonesia yang layak dipertimbangkan yakni FORCA ERP. Aplikasi ini diluncurkan SISI (PT Sinergi Informatika Semen Indonesia) pada 2016 dengan visi menjadi information capital perusahaan dan meningkatkan kinerja bisnis perusahaan.
Software FORCA ERP ini merupakan ERP SaaS yang fungsikan sebagai layanan akan mampu mengintegrasikan sistem pada beberapa lokasi, serta menyediakan cara yang mudah dan cepat untuk menjalankan bisnis.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai FORCA ERP, dapat menghubungi kami di sini.