4 Manfaat Kunci dari Implementasi Shared Services
Shared services adalah sebuah konsep di mana sebuah divisi atau departemen yang memberikan layanan kepada divisi atau departemen lain yang dulunya dilakukan oleh beberapa departemen dalam sebuah perusahaan. Departemen sebagai penyedia layanan kemudian akan disebut sebagai shared service center.
Departemen yang dianggap paling cocok untuk menggunakan model shared services diantaranya adalah divisi finance & accounting, human resource, dan IT. Hal tersebut dikarenakan perusahaan holding pasti lebih memilih untuk menyerahkan proses pada divisi HR (rekrutmen dan training) pada shared service center dibandingkan harus mempunyai divisi HR pada setiap anak perusahaan mereka.
Demikian juga halnya dengan divisi IT, perusahaan holding akan lebih efisien dengan pemusatan divisi IT daripada harus mempunyai divisi IT pada setiap anak perusahaan. Pemusatan kegiatan tersebut bertujuan untuk mengurangi terjadinya proses yang berulang sehingga bisa lebih efektif dalam proses dan yang pasti juga akan menghemat biaya operasional.
Manfaat Kunci dari Implementasi Shared Services
Standarisasi proses penunjang bisnis berbasis software dan pemanfaatan teknologi akan sangat membantu proses implementasi shared services yang bertujuan untuk menyederhanakan proses dan menekan biaya operasional fungsi penunjang bisnis dalam sebuah perusahaan.
Jika sebuah perusahaan ingin mengimplementasikan shared services pada proses operasional bisnis mereka, berikut adalah hal-hal yang menjadi manfaat penerapan shared services:
- Perusahaan bisa menekan biaya operasional dengan penerapan shared services
Banyak perusahaan besar di luar negeri seperti Ford, General Electric, Pfizer sudah mengadopsi model shared services untuk menekan biaya operasional mereka dan berhasil menghemat jutaan dollar dalam prakteknya. Menurut hasil survei yang dilakukan oleh Deloitte soal global shared services 2021, 80 persen responden berhasil mengembalikan investasi awal mereka dalam tiga tahun setelah penerapan shared services.
Model shared services juga terbukti cocok diterapkan pada sektor publik. NASA Shared Services Center (NSSC) yang memberikan layanan financial management, HR, procurement, dan layanan IT untuk NASA terbukti berhasil menghemat pengeluaran NASA sebanyak 20 juta dolar setiap tahunnya semenjak mulai diterapkan pada 2006.
- Shared services center memfasilitasi automasi proses dengan perangkat penunjang digitalisasi
Pemusatan layanan back office seperti finance accounting, HR, dan IT sudah terbukti mampu menekan biaya operasional, ditambah lagi dengan menggunakan kemajuan teknologi digital untuk prosesnya akan meningkatkan kualitas dari proses itu sendiri. Sebagai contoh, misalnya, penerapan Robotic Process Automation (RPA) yang bisa mengambil alih proses-proses yang sifatnya berulang dan dengan protokol yang sudah tentukan. RPA mampu menjalankan proses pengiriman dan penerimaan data, auto finance, proses pengadaan rutin dan proses berulang yang sifatnya rutin.
- Shared services center membantu dalam standarisasi sistem
Standarisasi sistem merupakan kelebihan shared services yang menjadi alasan kenapa banyak perusahaan yang mulai beralih pada model ini. Standarisasi sistem untuk semua unit bisnis akan membantu mengurangi terjadinya proses berulang yang berlebih pada masing-masing unit bisnis yang saling berkaitan. Dengan keseragaman sistem baik itu pada perangkat keras dan perangkat lunak, model pemprosesan data dan penggunaan server data akan sangat membantu dalam peningkatan kualitas proses pada masing-masing divisi.
- Shared services dapat membantu perusahaan meningkatkan produktivitas
Hasil survei yang dilakukan oleh Deloitte dalam 2017 global shared services juga menyatakan bahwa 76 persen dari responden survei berhasil meningkatkan produktivitas mereka sebanyak 5 persen atau lebih setelah penerapan shared services. Mereka juga berhasil meningkatkan efektivitas pembiayaan operasional mereka sebesar 15 persen, meningkat dari tahun sebelumnya yang berada pada kisaran 10 persen.
Mulai terapkan shared services sekarang juga dan tingkatkan fokus pada pertumbuhan bisnis Anda dalam jangka panjang. Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda lebih lanjut.