Simak Tips untuk Memilih Aplikasi E-Procurement yang Berkualitas
Sebelum memilih aplikasi e-procurement, perusahaan Anda tentunya harus cermat untuk mengevaluasi yang sesuai kebutuhan Anda. Dalam artikel ini, kami merinci beberapa tips untuk membantu Anda lebih memahami opsi yang tersedia untuk Anda.
Mengimplementasikan perangkat lunak e-procurement adalah pilihan strategis dan bermanfaat bagi hampir semua organisasi, yang pasti akan meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan dan meningkatkan kontrol atas pengeluaran pada bisnis.
Langkah pertama organisasi untuk mengotomatisasi pengadaan adalah mengevaluasi proses saat ini dan mengidentifikasi kebutuhan. Setelah organisasi memutuskan bahwa ia siap untuk berinvestasi pada digitalisasi, ia harus tahu bagaimana memilih perangkat lunak yang tepat.
Apa yang harus ada dalam perangkat lunak e-procurement Anda?
Mempelajari cara membeli perangkat lunak e-procurement memerlukan pemahaman tentang berbagai jenis produk yang tersedia dan berbagai cara mereka dapat diintegrasikan dengan sistem, struktur bisnis, dan budaya karyawan yang ada. Sebuah rencana penerapan berguna untuk memahami dan membangun daftar kebutuhan pembelian untuk pemilihan produk dan kemudian menuntun untuk menuju sistem baru.
- Integrasi dengan sistem yang ada
Item pertama yang harus diperhatikan adalah berhubungan dengan kelayakan teknis dari sistem e-procurement, termasuk bagaimana hal itu akan disesuaikan dengan sistem yang sudah ada. Hal ini bergantung pada jenis perangkat lunak e-procurement, solusi akan dibangun di atas sistem yang dihosting berbasis cloud atau hybrid (campuran antara teknologi yang dihosting dan berbasis cloud) dan dapat dibeli sebagai bolt-on atau sebagai bagian dari platform ERP.
Banyak penawaran ERP terkemuka, seperti dari SAP dan Oracle, menawarkan perangkat lunak pembelian dan pengadaan bawaan yang mereka sediakan untuk pelanggan mereka dengan biaya lisensi tambahan. Meskipun opsi ini dapat menarik bagi perusahaan yang sangat bergantung pada perangkat lunak keuangan platform ERP mereka yang lain, perusahaan telah menemukan bahwa produk ini tidak selalu menawarkan fungsionalitas yang sama seperti produk e-procurement berbasis cloud.
Sistem e-procurement berbasis cloud yang terkemuka cenderung lebih fleksibel dan menghasilkan ROI yang lebih besar daripada perangkat lunak berbasis ERP dan dibangun untuk berintegrasi dengan ERP. Sistem e-procurement berbasis cloud juga akan dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang ada dan dapat digabungkan dengan struktur dan data bisnis yang ada, seperti alur kerja, hierarki karyawan, kontrak pemasok, dan informasi katalog. Selain itu, banyak penyedia perangkat lunak menawarkan layanan implementasi in-house atau melalui mitra untuk membantu integrasi ini.
- Perangkat seluler
Perangkat lunak pembelian untuk membayar (P2P) dengan perangkat seluler menjadi semakin penting bagi pelaku bisnis. Perusahaan mendorong tenaga kerja mereka untuk melakukan lebih banyak aktivitas P2P melalui aplikasi seluler, karena dapat meningkatkan kecepatan pemrosesan, mengurangi biaya perangkat keras, dan meningkatkan kolaborasi internal dan pemasok.
Bahkan jika sebuah perusahaan saat ini tidak memiliki tenaga kerja mobile yang sangat aktif, maka akan sangat berharga untuk melihat fitur mobile dari sistem e-procurement untuk mempersiapkan masa depan. Beberapa faktor yang perlu dievaluasi diantaranya desain web responsif dan kontrol keamanan yang didukung sistem untuk memastikan data perusahaan aman di perangkat pribadi karyawan.
- Jaringan pemasok
Perusahaan juga harus mempertimbangkan jaringan pemasok perangkat lunak e-procurement ketika memutuskan mana yang tepat untuk mereka. Banyak penyedia e-procurement akan menampilkan jaringan pemasok terdaftar sehingga pengguna dapat membuat hubungan vendor baru dan mengintegrasikan pemasok yang ada.
Perusahaan harus mengevaluasi ukuran jaringan untuk melihat berapa banyak pemasok baru yang menyediakan akses, serta berapa banyak pemasok mereka saat ini yang sudah ada di jaringan. Perusahaan juga harus mengevaluasi pemasok di jaringan penyedia terhadap basis pemasoknya sendiri untuk memastikan ada keselarasan.
Misalnya, perusahaan di industri minyak dan gas harus menjalani persyaratan integrasi pemasok yang ekstensif ketika mereka mengontrak layanan baru, dan mereka cenderung bekerja dengan sekelompok pemasok khusus yang melayani industri mereka untuk membuat proses integrasi awal menjadi lebih sederhana. Perusahaan minyak dan gas tidak akan mendapatkan keuntungan dari jaringan e-procurement di mana mayoritas pendaftar melayani industri ritel.
Di luar ukuran dan ruang lingkup jaringan, organisasi harus menilai bagaimana jaringan dan pemasok yang ada akan terhubung ke jaringan. Beberapa jaringan menerapkan biaya pemasok untuk mendaftar, yang dapat menurunkan adopsi pemasok, sementara yang lain tidak pernah membebankan biaya kepada pemasok untuk layanan apa pun. Juga penting bahwa perusahaan mengevaluasi kesiapan teknologi pemasok mereka dan diri mereka sendiri ketika memilih jaringan.
Beberapa jaringan mengharuskan pengguna untuk menginstal klien desktop yang terintegrasi dengan sistem back-end mereka, sementara jaringan berbasis cloud memungkinkan akses jaringan sepenuhnya dari browser web. Sistem lain menawarkan kombinasi titik akses berbasis Web dan integrasi back-end untuk klien dan pemasok dengan sistem pengadaan berbasis ERP yang lebih lama.
Poin-poin tersebut adalah pedoman perusahaan dalam memilih perangkat lunak, tetapi proses penilaian tidak boleh berhenti hanya pada poin-poin ini saja. Perusahaan harus membangun daftar persyaratan mereka dengan mengevaluasi sistem pengadaan dan kebutuhan bisnis mereka sendiri. Ketika sebuah perusahaan melakukan pendekatan proaktif, terukur dan hati-hati untuk memilih perangkat lunak e-procurement, ini memastikan saat implementasi dan ROI yang lebih cepat, serta efisiensi pengadaan jangka panjang.
Beberapa aplikasi e-procurement bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI) saat ini telah menghadirkan Procsi sebagai solusi e-procurement bagi bisnis Anda. Aplikasi ini membantu optimalisasi supply chain serta meningkatkan produktivitas bisnis.
Procsi merupakan solusi terbaik bagi proses pengadaan yang menjadi salah satu pilar dalam supply chain management perusahaan. Melalui kemudahan sistem yang ditawarkan, perusahaan dapat melakukan pengadaan secara digital, interaktif, dan terintegrasi.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan info lebih lanjut mengenai Procsi, dapat menghubungi kami di sini.